Οι επίσημες επιστολές αποτελούν μέρος σχεδόν κάθε επαγγέλματος, ανεξάρτητα από τον τομέα. Ειδοποιήσεις, ερωτήσεις και προσκλήσεις: έρχονται σε όλα τα σχήματα και τα μεγέθη, αλλά σχεδόν όλα ακολουθούν την ίδια μορφή. Οι αρχές των επαγγελματικών επιστολών είναι σημαντικές επειδή έχουν θέσει τον τόνο για τον αναγνώστη σας. Εάν η επιστολή σας ακούγεται απρόσωπη ή αντιεπαγγελματική, ο αναγνώστης μπορεί να αμφισβητήσει τη νομιμότητα της επιχείρησής σας ή την ικανότητά σας να χειριστείτε πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία μέσα στην επιστολή. Για χάρη του αναγνώστη σας, οι επαγγελματικές επιστολές πρέπει να είναι ευγενικές, σύντομες και ενημερωτικές.
Γράψτε τη διεύθυνσή σας στην κορυφή της επιστολής. Χρησιμοποιήστε την επιχειρηματική διεύθυνση, την πόλη και τον ταχυδρομικό κώδικα. Μια διεύθυνση θα ενημερώσει τον αναγνώστη σας από πού έρχεται η επιστολή και από πού μπορούν να στείλουν τις δικές τους αντιστοιχίες.
Γράψτε την ημερομηνία που γράφτηκε μια γράμ- ψη με μια γραμμή κάτω από τη διεύθυνσή σας. Γράψτε τον μήνα, την ημερομηνία και το έτος (24 Δεκεμβρίου 1997). Η ημερομηνία θα ενημερώσει τον αναγνώστη για το πότε γράφτηκε η επιστολή.
Γράψτε τη διεύθυνση του αναγνώστη σας μια γραμμή κάτω από την ημερομηνία. Αρχίστε με το όνομά τους (συνήθως είναι κατάλληλο να προσθέσετε έναν προσωπικό τίτλο όπως ο Δρ ή η κ.) Και να προσθέσετε την οδó τους, τον κωδικó και τον ταχυδρομικó κώδικα στις παρακάτω γραμμές. Αν αποστέλλετε το γράμμα σε ένα φάκελο παραθύρων, αυτή η ενότητα θα ενημερώσει το ταχυδρομείο όπου θα αποσταλεί το γράμμα.
Ξεκινήστε με ένα χαιρετισμό αρκετές γραμμές κάτω από τη διεύθυνση του αναγνώστη σας. Αρχίστε με "Αγαπητέ …" και προσθέστε το πλήρες όνομά τους. Χρησιμοποιήστε έναν προσωπικό τίτλο για να δείξετε σεβασμό στον αποδέκτη της επιστολής. Προσθέστε ένα παχύ τετράγωνο μετά το όνομα (Αγαπητέ κ. John Smith:)
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιήστε γραμματοσειρές που φαίνονται επαγγελματικές, όπως Arial ή Times New Roman. Διπλασιάστε το διάστημα και χρησιμοποιήστε γραμματοσειρά μεγέθους 12 σημείων.
Χρησιμοποιήστε ένα επιστολόχαρτο για όλες τις αντιστοιχίες που θα περιλαμβάνουν το όνομα και τη διεύθυνσή σας.
