Εάν η συνάντηση πραγματοποιήθηκε με συναδέλφους ή ανταγωνιστές, σας συνιστούμε πάντα να συνοψίσουμε τα συζητηθέντα και ειδικά αυτά που αποφασίσαμε, και να το κάνουμε εγγράφως, το συντομότερο δυνατόν μετά. Μπορείτε να συνδυάσετε σχετικά τεμάχια από μια βιβλιοθήκη επιχειρηματικών εγγράφων, όπως αυτή της "Inc." Ιστοσελίδα του περιοδικού.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Σημειώσεις ή άλλα αρχεία από τη συνάντηση
-
Έγγραφα που αναφέρθηκαν ή διανεμήθηκαν στη συνεδρίαση
Ξεκινήστε με μια φιλική αλλά ξεκάθαρη ανασκόπηση της ημερομηνίας, της ώρας και του τόπου της συνάντησης, που παρακολούθησε σε ποιες δυνατότητες και μια σύντομη περιγραφή του σκοπού της συνάντησης. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Mike: Ευχαριστώ ξανά για το χθες το πρωί μαζί με τον Steve από το τμήμα τέχνης μας, συζητώντας σχέδια για επανασχεδιασμό της συσκευασίας σας".
Αναθεωρήστε τα έγγραφα και τα υλικά που παρουσιάστηκαν στη συνάντηση και όλα τα σημαντικά θέματα συζήτησης σχετικά με αυτά: "Χαίρομαι που σας άρεσαν οι ιδέες του Steve όσο και εγώ. Συμφωνήσαμε ότι το εξάγωνο κουτί δίνει στο προϊόν σας μια σημαντική αλλαγή για να επιστήσει την προσοχή τα χαρακτηριστικά που προσθέτετε τον επόμενο χρόνο, αλλά το κτίριο που βρίσκεται οριζόντια στο ράφι θα είναι πιο σταθερό και θα μας επιτρέψει να κάνουμε και τα δύο άκρα λίγο κυρτό, αντί για ένα επίπεδο και το άλλο ένα εκτεταμένο σημείο χωρίς πραγματική σύνδεση με το προϊόν."
Παροχή αναφορών για όλα τα στοιχεία δράσης που συμφωνήθηκαν στη συνάντηση: "Ο Steve έχει δεσμευτεί να έχει τις νέες προδιαγραφές σχεδιασμού στη μονάδα κατασκευής μας σήμερα και θα πρέπει να είναι σε θέση να μου δώσει νέα στοιχεία κόστους για το οριζόντιο κουτί μέχρι το τέλος της εβδομάδας. και θα είμαι και οι δύο απογοητευμένοι εάν οι αριθμοί αυτοί δεν είναι τουλάχιστον 20 τοις εκατό χαμηλότεροι από τις εκτιμήσεις που είχαμε χθες για το όρθιο, υψηλής έντονης συσκευασίας, καθώς η κατασκευή θα είναι συμμετρική και λιγότερο περίπλοκη για να ταιριάζει. απόφαση από εσάς για το αν η πόρπη της ζώνης θα εκτυπωθεί ή ανάγλυφη και αν θέλετε μεταλλική μελάνη σε αυτήν, πριν μπορέσουμε να σταθεροποιήσουμε το κόστος."
Ορίστε χρονοδιαγράμματα για τα επόμενα βήματα από όλα τα μέρη: "Σημείωσα ότι πιστεύατε ότι θα μπορούσατε να λάβετε αυτές τις αποφάσεις σήμερα ή αύριο. Αυτό θα μας επέτρεπε να επιστρέψουμε σε εσάς μέχρι το κλείσιμο της Δευτέρας με στοιχεία κόστους αρκετά γερά ώστε να ξεκινήσουμε να επισημοποιήσει μια σύμβαση."
Κλείστε την επιστολή με φιλικό τρόπο, ανάλογα με τη φύση της συνάντησης, και επαναλάβετε τα σχέδια για οποιεσδήποτε άλλες συναντήσεις που έχετε προγραμματίσει: "Είναι πάντα μια ευχαρίστηση να συναντήσω μαζί σας. Έχω γεύμα την Τρίτη στο γραφείο σας στο ημερολόγιό μου, όταν θα φέρω το mockup που δουλεύει ο Steve, παρακαλώ με ενημερώστε αν ο Jan θα μπορέσει πραγματικά να έρθει μαζί μας."
Συμβουλές
-
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ωραία ως ένας τρόπος για να στείλετε την παρακολούθηση με τον πιο έγκαιρο τρόπο, αλλά είναι πάντα καλύτερο να στείλετε και έντυπη μορφή, ειδικά όταν η σύσκεψη περιελάμβανε πολλές εταιρείες και θέματα που θα τυποποιηθούν αργότερα στις συμβάσεις και τις εντολές αγοράς. Στείλτε αντίγραφα της επιστολής επιστολής σε όλους όσους συμμετείχαν στη συνεδρίαση ή αναφέρονται στην επιστολή με το όνομα, τη λειτουργία ή το τμήμα.
