Οι επιστολές αλλαγής πολιτικής είναι δύσκολο να γραφτούν επειδή η αλλαγή συνήθως δεν ευνοεί τον πελάτη ή τον υπάλληλο, ακόμα κι αν αυτό είναι απαραίτητο. Τα γράμματα αλλαγής πολιτικής, όπως και κάθε επιστολή που μεταδίδει αρνητικά νέα, απαιτούν προσεκτική προετοιμασία και εξέταση. Αν γράφετε προσεκτικά την επιστολή, μπορεί να εξηγήσει το σκεπτικό της αλλαγής και να διατηρήσει ακόμα την καλή θέληση των πελατών ή των εργαζομένων.
Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας. Επειδή αυτή η επιστολή αποτελεί νόμιμη ειδοποίηση για αλλαγή πολιτικής, θα πρέπει να είναι επίσημη και επίσημη.
Πληκτρολογήστε την πλήρη ημερομηνία. Περάστε ένα διάστημα γραμμής.
Πληκτρολογήστε το όνομα, την οργάνωση και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Αν αυτή η επιστολή είναι μαζική αποστολή σε όλους τους υπαλλήλους ή σε όλους τους πελάτες, μπορείτε είτε να παραλείψετε το όνομα και τη διεύθυνση ή να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για να εισαγάγετε αυτόματα το όνομα και τη διεύθυνση για κάθε γράμμα. Περάστε άλλο χώρο γραμμής.
Πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κ. / Μ. (Όνομα)" ακολουθούμενο από ένα τελεία. Εάν πρόκειται για μια μαζική επιστολή, χρησιμοποιήστε ένα γενικό χαιρετισμό όπως "Αγαπητέ πελάτης" ή "Αγαπητέ εργαζόμενο". Περάστε άλλο χώρο γραμμής.
Ξεκινήστε την επιστολή εξηγώντας το πρόβλημα που οδήγησε στην αλλαγή πολιτικής. Χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε στοιχεία ή στατιστικά στοιχεία που θα σας βοηθήσουν να πείσετε τον παραλήπτη. Πάντα να συζητάτε πρώτα το πρόβλημα σε ένα αρνητικό μήνυμα - εάν ο παραλήπτης καταλάβει το πρόβλημα, θα είναι πιο πιθανό να αποδεχθεί τη λύση σας.
Εξηγήστε την αλλαγή πολιτικής σε συγκεκριμένη και σαφή γλώσσα. Εξηγήστε πότε θα εφαρμοστεί η νέα πολιτική, τις συνέπειες της μη τήρησης της πολιτικής και τυχόν λεπτομέρειες που θα χρειαστεί ο εργαζόμενος ή ο πελάτης να πραγματοποιήσει την αλλαγή.
Ευχαριστώ τον πελάτη ή τον υπάλληλο για το χρόνο και τη συνεργασία του. Παρέχετε πληροφορίες επικοινωνίας για τη χρήση της, αν έχει οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική.
Πληκτρολογήστε "Ειλικρινά" και παρακάμπτονται τρεις διαστήματα γραμμής. Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα και τον τίτλο σας. Υπογράψτε το όνομά σας πάνω από το πληκτρολόγημά σας.
Κάντε ένα αντίγραφο της επιστολής για τα αρχεία σας και παράσχετε ένα άλλο αντίγραφο για το νομικό σας τμήμα. Στείλτε τα πρωτότυπα γράμματα. Εάν η αλλαγή πολιτικής είναι σημαντική ή προκύψει από μια αλλαγή σε ένα νόμο, στείλτε τα γράμματα με πιστοποιημένο ταχυδρομείο, ώστε να έχετε αρχείο σχετικά με το πότε ο κάθε παραλήπτης έλαβε την επιστολή του.
Συμβουλές
-
Κρατήστε το γράμμα σύντομο και ευγενικό. Μην εξηγείτε υπερβολικά αρνητικά νέα, τα οποία θα μπορούσαν να δημιουργήσουν αθέλητα κενά στην αλλαγή πολιτικής.
