Για τους περισσότερους διευθυντές, η πειθαρχία των εργαζομένων είναι μια από τις πιο δυσάρεστες εμπειρίες με τις οποίες μπορεί κανείς να αντιμετωπίσει. Οι διευθυντές έχουν την ευθύνη να γράφουν επιστολές πειθαρχικών μέτρων που παραμένουν στα αρχεία υπαλλήλων για να τεκμηριώσουν τις αδικίες του υπαλλήλου. Αυτά τα γράμματα έχουν δύο λειτουργίες: να ειδοποιούν τον υπάλληλο τι θα συμβεί σε αυτόν ως αποτέλεσμα της παραβίασής του και να χρησιμεύσει ως μόνιμη καταγραφή των παραπτωμάτων των υπαλλήλων στο αρχείο του.
Τοποθετήστε τον εκτυπωτή με επιστολόχαρτα της εταιρείας. Αυτή η επιστολή θα γίνει μέρος του επίσημου αρχείου του υπαλλήλου, οπότε πρέπει να ακολουθήσετε το κατάλληλο πρωτόκολλο.
Πληκτρολογήστε την πλήρη ημερομηνία. Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση της επιχείρησης. Ακόμα κι αν δεν στέλνετε την επιστολή στην πραγματικότητα, ακολουθώντας την κατάλληλη μορφή επιστολών θα μεταδώσετε την εντύπωση του επαγγελματισμού.
Ξεκινήστε την επιστολή πληκτρολογώντας το όνομα του υπαλλήλου, ακολουθούμενο από ένα παχύ έντερο. Περάστε μια γραμμή.
Ξεκινήστε την πρώτη παράγραφο αναφέροντας σαφώς τη φύση της παραβίασης. Ανατρέξτε στο εγχειρίδιο των εργαζομένων της εταιρείας σας, ώστε ο υπάλληλος να μπορεί να αναζητήσει τον κανόνα για τον εαυτό του. Δώστε συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με την παράβαση, όπως την ημερομηνία κατά την οποία συνέβη το περιστατικό και αναφέρετε τους άλλους υπαλλήλους που συμμετείχαν.Η αναφορά αυτών των πληροφοριών θα σας βοηθήσει σαφώς αν ο εργαζόμενος αμφισβητήσει την πειθαρχική δίωξη και παραπέμψει το θέμα στο δικαστήριο.
Εξηγήστε λεπτομερώς τι έκανε λάθος ο εργαζόμενος και πως έπρεπε να ενεργήσει στην κατάσταση. Οι εργαζόμενοι παραβιάζουν ενίοτε κανόνες, επειδή δεν τις κατανοούν καθαρά, οπότε η εξήγηση της παραβίασης και οι κατάλληλες πληροφορίες θα την βοηθήσουν να αποτρέψει τη δεύτερη υποκλοπή της παραβίασης. Προσφέρετε να συναντηθείτε με τον υπάλληλο για να συζητήσετε λεπτομερώς το ζήτημα.
Δώστε στον εργαζόμενο την ευκαιρία να τροποποιήσει την παράβαση, π.χ. γράφοντας μια επίσημη επιστολή απολογίας στο άλλο μέρος. Ενημερώστε τον για τις προθεσμίες υποβολής απάντησης ή επιστολής.
Ενημερώστε τον εργαζόμενο με σαφήνεια και συνοπτικά τι μπορεί να αναμένει από αυτή την παραβίαση. Δώστε τις κατάλληλες λεπτομέρειες για την τρέχουσα τιμωρία της, όπως είναι οι ημερομηνίες των ακροάσεων ή των ημερομηνιών λήξης της απασχόλησής της, κατά περίπτωση. Εάν ο εργαζόμενος μπορεί να αναμένει μια προοδευτική πειθαρχική ενέργεια ως αποτέλεσμα περαιτέρω παραβιάσεων, ενημερώστε την ποιες θα είναι αυτές οι ποινές.
Δώστε στον εργαζόμενο τις πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία προσφυγής, εάν ισχύει.
Ζητήστε από τον υπάλληλο επίσημη απάντηση για το αρχείο του. συχνά αυτή η απάντηση θα έχει τη μορφή επίσημης επιστολής. Χρειάζεται αυτή την τεκμηρίωση για τον φάκελο του υπαλλήλου σε περίπτωση που θα παραπέμψει το θέμα στο δικαστήριο.
Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα και τον τίτλο σας. Εκτυπώστε την επιστολή και υπογράψτε το όνομά σας για το δακτυλογραφημένο σας όνομα με μπλε ή μαύρο μελάνι.
Κάντε πολλά αντίγραφα της επιστολής. Διατηρήστε ένα αντίγραφο στο φάκελο του υπαλλήλου, δώστε ένα άλλο στον δικηγόρο της εταιρείας σας και διατηρήστε άλλο για τα δικά σας αρχεία.
Στείλτε την επιστολή στον υπάλληλο ή τον δώστε σε έναν εκπρόσωπο ανθρώπινου δυναμικού ή διοικητικό βοηθό. Χρειάζεται επιβεβαίωση ότι ο υπάλληλος έλαβε την επίσημη ειδοποίηση.
Συμβουλές
-
Κρατήστε τον τόνο επαγγελματικό και πραγματικό. Αυτή η επιστολή μπορεί να προσέλθει στο δικαστήριο αν ο εργαζόμενος αμφισβητήσει την πειθαρχική ενέργεια και θέλετε να εμφανίζεστε επαγγελματικά και δίκαια ανά πάσα στιγμή.
