Η αποστολή ευχετήριων καρτών σε δωρητές είναι σημαντική καθώς κάνει τον δωρητή να αισθάνεται ξεχωριστά αναγνωρισμένος και αυξάνει τις πιθανότητες που το άτομο θα δωρίσει ξανά. Στείλτε τα αμέσως μόλις λάβετε τη δωρεά, όχι περισσότερο από δύο ημέρες μετά. Αυτή η γρήγορη παράδοση δείχνει πόσο αποδοτικός είναι ο οργανισμός σας και πόσο θέλετε να πείτε στον δότη σας ευχαριστώ.
Τόνος
Χρησιμοποιήστε έναν προσωπικό, αλλά επαγγελματικό ήχο όταν γράφετε το γράμμα. Δεν θέλετε ο δωρητής να αισθάνεται σαν να είναι μια επιστολή από την κυβέρνηση, άκαμπτη και απρόσωπη, αλλά δεν θέλετε να νιώθει σαν να έδινε δωρεά σε μια εταιρεία που δεν είναι επαγγελματίας. Γράψτε με έναν τόνο που μοιάζει με τον τρόπο που θα μιλήσατε με το αφεντικό σας την πρώτη μέρα εργασίας, προσωπική αλλά επαγγελματική.
Μορφή
Η μορφή της επιστολής είναι παρόμοια με τη μορφή μιας επιχειρησιακής επιστολής. Κάθε νέα παράγραφος πηγαίνει σε μια νέα γραμμή και μια γραμμή παραλείπεται ενδιάμεσα. Δεν χρησιμοποιούνται εσοχές. Ξεκινήστε με την ημερομηνία, στη συνέχεια τη διεύθυνση του δότη σε μια άλλη γραμμή, μετά τον χαιρετισμό σας και το μήνυμα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια επιστολή για κάθε δωρητή, αλλά να την κάνετε προσωπική αλλάζοντας το όνομα του δότη σε κάθε επιστολή, ώστε να αισθάνεται σαν να γράφτηκε σε αυτήν, όχι σαν να του έστειλε μαζική αλληλογραφία.
Περιεχόμενο
Κάθε οργάνωση επιλέγει διαφορετικά το περιεχόμενό τους. Κάποιοι θέλουν να μιλήσουν για πόσα χρήματα είχαν εγείρει, ενώ άλλοι αισθάνονται ότι είναι καυχησιοί. Ένας τρόπος να ξεπεραστεί αυτό είναι να δηλώσετε ότι ο οργανισμός σας γνώρισε το στόχο της συγκέντρωσης κεφαλαίων προς όφελος και αν είχε ξεπεραστεί ή όχι. Μια σύντομη ανακεφαλαίωση σχετικά με το πού πηγαίνουν τα κεφάλαια είναι μια άλλη επιλογή να συμπεριληφθεί στο περιεχόμενο. Επίσης, μιλήστε εν συντομία για το πώς το όφελος πήγε συνολικά. Κρατήστε το σύντομο.Μια σύντομη παράγραφο ευχαριστώντας τον δωρητή και έναν άλλο που λέει πώς πήγε το έρανο και πώς κατανέμονται τα κεφάλαια είναι το μόνο που χρειάζεται.
Σχέδιο
Η διάταξη για την κάρτα ευχαριστίας πρέπει να είναι απλή. Οι περίκομψες κάρτες με καμπάνες και σφυρίγματα μπορεί να κάνουν τον δωρητή να αναρωτιέται για το πού πηγαίνει πραγματικά η δωρεά του. Εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έργα τέχνης από τον οργανισμό σας, βάλτε το στο μπροστινό μέρος της κάρτας με μια απλή ευχαριστία και το μήνυμα μέσα. Ένα παράδειγμα τέτοιου είδους έργων τέχνης είναι εάν ο οργανισμός σας δουλεύει με παιδιά και στη συνέχεια βάζει μια εικόνα ενός από τα σχέδια τους στο μπροστινό μέρος της κάρτας.
