Μια συνάντηση μπορεί να οριστεί ως μια συνεργατική διαδικασία εργασίας που σχεδιάστηκε για να απαντήσει στο ποιος, γιατί, πώς και τι ένας συγκεκριμένος στόχος. Χαρακτηριστικά των αναποτελεσματικών συναντήσεων περιλαμβάνουν παθητικούς συμμετέχοντες και ανατροπή των προηγουμένως συζητηθέντων θεμάτων. Οι αποτελεσματικές συναντήσεις είναι ουσιαστικά το αντίθετο. Οι αποτελεσματικές συναντήσεις μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα, το ηθικό των εργαζομένων και τα κέρδη.
Λειτουργία
Τα πέντε βήματα για την προετοιμασία και τη διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων, γνωστά και ως πέντε P's, είναι: ο σκοπός, το σχέδιο, οι συμμετέχοντες, η συμμετοχή και η προοπτική, σημειώνουν ο David Whetten και ο Kim Cameron στο βιβλίο «Ανάπτυξη δεξιοτήτων διαχείρισης». η συνάντηση. Το σχέδιο είναι η πορεία δράσης κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Οι συμμετέχοντες περιλαμβάνουν συμμετέχοντες και διευκολυντές. Η συμμετοχή είναι απαραίτητη από τους συμμετέχοντες και τους διευκολυντές. Η προοπτική είναι ο στόχος που επιδιώκει η συνάντηση και μια σύνοψη των συμφωνιών που προκύπτουν από τη συνάντηση.
Εργαλεία
Τα παιχνίδια είναι από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή επιτυχημένων συναντήσεων. Γρήγορα, φθηνά, προσαρμόσιμα, χαμηλού κινδύνου και συμμετοχικά παιχνίδια συνιστώνται. Το Brainstorming είναι ένα άλλο εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη συλλογή πληροφοριών και την εξήγηση ενός προβλήματος ή μιας κατάστασης. Άλλα εργαλεία για αποτελεσματικές συναντήσεις περιλαμβάνουν ερωτηματολόγια, έρευνες, συνεντεύξεις και φύλλα εργασίας.
Χαρακτηριστικά
Οι αποτελεσματικές συναντήσεις είναι ευφάνταστες, συμμετοχικές, καινοτόμες και αφοσιωμένες. Αρχίζουν και τελειώνουν εγκαίρως. Κάποιος έχει ανατεθεί να παρακολουθεί τα πρακτικά και την ατζέντα. Τα προγραμματισμένα διαλείμματα συμβαίνουν σε καθορισμένους χρόνους. Ζωντανές και θετικές συζητήσεις ενθαρρύνονται. Οι συμμετέχοντες μπορούν να αξιολογήσουν τη συνάντηση. Οι αποτελεσματικές συναντήσεις τελειώνουν με φιλικό σημείωμα με τον διαμεσολαβητή, εξασφαλίζοντας την αρμονία μεταξύ των συμμετεχόντων.
Συχνότητα και διάρκεια
Ο Peter Honey γράφει στο βιβλίο "Βελτιώστε τις δεξιότητες των ανθρώπων σας" ότι οι αποτελεσματικές συναντήσεις διεξάγονται ιδανικά το πολύ μία φορά την εβδομάδα, συνήθως για τους ίδιους συμμετέχοντες. Οι πιο επιτυχημένες συναντήσεις ολοκληρώνονται σε μια ώρα και συνήθως δεν εκτείνονται σε δύο ώρες.
Σημασία
Οι ανεπαρκώς διαχειριζόμενες συναντήσεις έχουν αρνητικό αντίκτυπο στο ηθικό των εργαζομένων, καθιστώντας μερικούς σκεπτικιστές και απαισιόδοξους, ενώ άλλοι γίνονται απασχολημένοι και απρόσεκτοι. Ανεπαρκείς συναντήσεις, σημειώνει η Barbara J. Streibel στο βιβλίο "Ο οδηγός του διευθυντή για αποτελεσματικές συναντήσεις", κοστίζει επιχειρήσεις δισεκατομμύρια δολάρια κάθε χρόνο σε χαμένες ευκαιρίες και χαμένο χρόνο. Βλάπτουν την εικόνα ενός οργανισμού, τονίζουν την αναποτελεσματική διαχείριση του και μειώνουν την παραγωγικότητα. Οι αποτελεσματικές συναντήσεις διατηρούν δύο από τους πιο πολύτιμους πόρους μιας επιχείρησης: χρόνο και ταλέντο. Συνεργατικές και αποτελεσματικές συναντήσεις ενεργοποιούν τους εργαζομένους.
