Σε κάθε επιχειρηματικό περιβάλλον, οι συναντήσεις είναι αναπόφευκτες. Τις περισσότερες φορές, οι άνθρωποι που πρέπει να παρακολουθήσουν αυτές τις συναντήσεις, τις βλέπουν με φόβο. Ίσως επειδή συμβαίνουν για πολύ καιρό, επειδή δεν υπάρχει σαφής λόγος να λάβει χώρα η συνάντηση ή ίσως τίποτα δεν φαίνεται να επιλύεται από αυτές τις συναντήσεις. Είναι σαφές ότι δεν πληρούν τα πέντε σκυλιά των αποτελεσματικών συναντήσεων: σκοπό, προϊόν, συμμετέχοντες, πιθανά ζητήματα και διαδικασία.
Σκοπός
Ο σκοπός μιας συνάντησης ορίζεται ως ο λόγος για τον οποίο πρέπει να πραγματοποιηθεί η συνάντηση, η ημερήσια διάταξη ή οι βασικοί στόχοι που πρέπει να συζητηθούν από τους συμμετέχοντες. Εάν δεν υπάρχουν θέματα προς συζήτηση τότε δεν υπάρχει λόγος να καλέσετε μια συνάντηση. Οι συναντήσεις χωρίς σαφή σκοπό είναι σπατάλη του χρόνου όλων.
Προϊόν
Το προϊόν μιας συνάντησης περιγράφει το επιθυμητό αποτέλεσμα που πρέπει να επιτευχθεί όταν όλα έχουν ειπωθεί και γίνει. Αυτό δεν είναι μόνο το επιθυμητό αποτέλεσμα της συνάντησης, αλλά και τα επιθυμητά αποτελέσματα οποιωνδήποτε μελλοντικών εταιρικών σχεδίων και εμπορευμάτων που συζητούνται κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Δηλώνοντας ότι το προϊόν της συνάντησης βρίσκεται μπροστά διατηρεί τις συναντήσεις στο σωστό δρόμο, διατηρεί τις συνομιλίες από την απομάκρυνση σε θέματα που δεν ικανοποιούν το σκοπό της συνάντησης.
Συμμετέχοντες
Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση περιλαμβάνουν μόνο εκείνους τους ανθρώπους που πρέπει να συμμετάσχουν, οι απόψεις ή οι θέσεις εργασίας των ανθρώπων επηρεάζουν άμεσα το σκοπό και το προϊόν της συνάντησης. Για παράδειγμα, το νοσοκομειακό προσωπικό του νοσοκομείου δεν θα συμμετέχει σε μια συνάντηση για τα συστήματα πληροφορικής νοσοκομείων. Ωστόσο, οι νοσοκόμες και οι γιατροί θα συμμετάσχουν σε συναντήσεις που αφορούν ζητήματα υγείας ή ασθενείας ή συνεδριάσεις που θα τους βοηθήσουν να αποκτήσουν τις Μονάδες Συνεχιζόμενης Εκπαίδευσης, οι CEU, που θα πρέπει να τηρούν τις άδειες τους μέχρι σήμερα.
Πιθανά ζητήματα
Τα πιθανά θέματα είναι οι ανησυχίες που πιθανόν να προκύψουν μεταξύ των συμμετεχόντων, τα προβλήματα που συναντούν με την τρέχουσα κατάσταση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης ή τυχόν προβλήματα που προβλέπουν με πιθανές λύσεις που προέκυψαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Πιθανά ζητήματα περιλαμβάνουν επίσης την αλίευση τυχόν σφαλμάτων που μπορεί να έχουν ξεφύγει κατά την προετοιμασία της συνάντησης. Για παράδειγμα, κάποιος δίνει μια παρουσίαση σχετικά με πιθανές λύσεις στα προβλήματα που αναφέρονται στην ημερήσια διάταξη. Κάποιος στη συνάντηση μπορεί να παρατηρήσει ότι λείπουν ένα ή δύο γεγονότα και ότι αυτά τα γεγονότα μπορεί να καταλήξουν να επηρεάζουν βαθιά το αποτέλεσμα της συνάντησης ή τη λύση. Τα ζητήματα μπορεί να είναι ένα πρόβλημα με το κόστος ενός έργου ή το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση ενός έργου.
Επεξεργάζομαι, διαδικασία
Η διαδικασία συνάντησης περιλαμβάνει τα βήματα που απαιτούνται για να διατηρηθεί η συνάντηση στο σωστό δρόμο και να επιτευχθεί ο σκοπός των συναντήσεων. Θα μπορούσε επίσης να περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός σχεδίου για την επίτευξη των μελλοντικών έργων και των εμπορευμάτων για να τους κρατήσει σε καλό δρόμο προς ολοκλήρωση. Έχοντας τη διαδικασία που αναφέρεται σε βήματα μπροστά από το χρόνο επιτρέπει σε όλους τους εμπλεκόμενους έναν τρόπο να βεβαιωθείτε ότι επιτυγχάνουν το σκοπό και τα αποτελέσματα της συνάντησης, του έργου ή του merchandising. Πρόκειται για ένα μέσο παρακολούθησης της προόδου της συνάντησης.
