Το αμερικανικό λεξικό της επιστήμης της κληρονομιάς ορίζει την εντροπία ως ένα μέτρο της διαταραχής ή της τυχαιότητας σε ένα κλειστό σύστημα. Ο ορισμός υποστηρίζει ότι, καθώς ένα σύστημα γίνεται πιο διαταραγμένο, η ενέργεια του γίνεται πιο ομοιόμορφα κατανεμημένη και λιγότερο ικανή να εργαστεί, οδηγώντας σε αναποτελεσματικότητα. Οι επιχειρηματικές οργανώσεις είναι οργανικές ή γραφειοκρατικές. Οργανικές οργανώσεις είναι ανοιχτές επειδή προσκαλούν την καινοτομία και τη δημιουργικότητα αναζητώντας συνεχή ανταλλαγή με το περιβάλλον για να επιβιώσουν. Οι γραφειοκρατικές οργανώσεις βρίσκονται στο αντίθετο άκρο του φάσματος, καθώς λειτουργούν σε ένα μηχανιστικό και κλειστό στυλ που υπόκειται στην εντροπία.
Γραφειοκρατικές οργανώσεις
Οι γραφειοκρατικές ή μηχανιστικές οργανώσεις εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τους κανόνες και τους κανονισμούς, τις καθορισμένες ευθύνες εργασίας, την κεντρική ιεραρχία εξουσίας, τη σαφή επικοινωνιακή αλυσίδα διοίκησης και την κεντρική λήψη αποφάσεων. Το βιβλίο "Mintzberg on Management", από τον σύμβουλο διαχείρισης Henry Mintzberg, διευκρινίζει ότι οι απαιτήσεις εργασίας των γραφειοκρατικών οργανώσεων είναι πολύ περιορισμένες καθώς είναι απλές, επαναλαμβανόμενες και τυποποιημένες. Αυτή η άποψη των γραφειοκρατικών οργανώσεων δείχνει ότι η μηχανιστική οργάνωση πρέπει να έχει ένα σταθερό περιβάλλον με τυποποιημένα αποτελέσματα για να πετύχει. Η μηχανιστική οργάνωση λειτουργεί καλά μέχρι να υπάρξει ανάγκη αλλαγής ή κάποιος τύπος αναταραχής να εισέλθει στο σύστημα.
Εντροπία και εργαζόμενοι στην επιχείρηση
Η εντροπία συμβαίνει σε οργανισμούς, όταν τα μηχανικά έργα της γραφειοκρατίας καταρρέουν ως αποτέλεσμα εξειδίκευσης, απάθειας, απροσεξίας και έλλειψης υπερηφάνειας. Ο Mintzberg θα συμφωνούσε ότι η εξειδίκευση στην εργασία συμβάλλει στην εντροπία επειδή οι άνθρωποι συχνά βλέπουν μόνο την άμεση δουλειά τους μέσα στον οργανισμό, με αποτέλεσμα την αποστασιοποίηση και τους κατακερματισμένους οργανωτικούς στόχους. Μία σημαντική αιτία εντροπίας στο γραφειοκρατικό περιβάλλον συνεπάγεται προσδοκίες ότι τα άτομα θα υπακούουν σε συνήθεις παραγγελίες και θα τηρούν την οργανωτική δομή, ενώ η πρωτοβουλία και η ευθύνη αποθαρρύνονται. Οι εργαζόμενοι μαθαίνουν να κάνουν μόνο ό, τι αναμένεται από αυτούς και όχι περισσότερο. Τελικά, οι υπάλληλοι της γραφειοκρατικής οργάνωσης γίνονται ανόητοι και αναμφισβήτητοι, επειδή εξαρτώνται από τη δομή του συστήματος για να δικαιολογήσουν τις ενέργειές τους.
Η εντροπία στη μηχανιστική οργάνωση τελικά αναγκάζει τους υπαλλήλους να γίνουν άκαμπτοι στις δουλειές τους, γεγονός που δημιουργεί μια κατάσταση στην οποία ο οργανισμός δεν μπορεί να κάνει τις απαραίτητες αλλαγές. Στο βιβλίο "Εικόνες Οργανισμών" του Gareth Morgan, είναι προφανές ότι τα κλειστά οργανωτικά συστήματα έχουν την τάση να γίνονται εντροπικά επειδή έχουν την τάση να υποβαθμίζονται και να καταρρέουν.
Χρησιμοποιήστε τη σκέψη του οργανικού συστήματος
Το βιβλίο του Morgan υποδηλώνει ότι το γραφειοκρατικό περιβάλλον έχει τη θέση του στην επιχείρηση, επειδή δημιουργεί ένα θεμέλιο για την αποτελεσματική λειτουργία ενός οργανισμού, αν και οι εργαζόμενοι συχνά γίνονται τόσο εξειδικευμένοι στα τμήματα τους που συμβαίνει εντροπία. Η Morgan υποδεικνύει ότι οι οργανώσεις μπορούν να παραμείνουν ανταγωνιστικές, ενθαρρύνοντας τους εργαζόμενους να σκέπτονται τις ανάγκες των άμεσων τομέων εργασίας τους, εξετάζοντας τους στόχους και τους στόχους ολόκληρου του οργανισμού, ενώ λαμβάνουν αποφάσεις σχετικά με τη δουλειά τους. Με τη σειρά τους, οι οργανώσεις πρέπει να γίνουν οργανικά συστήματα, ανοίγοντάς τους σε συνεχή ανταλλαγή πόρων και πληροφοριών με το εξωτερικό περιβάλλον. Αυτή η ανταλλαγή συμβάλλει ώστε ο οργανισμός και οι υπάλληλοί του να παραμείνουν δημιουργικοί και καινοτόμοι ικανοποιώντας τις ανταγωνιστικές τους ανάγκες, ενώ είναι κοινωνικά υπεύθυνοι.
Η εμπλοκή των ανθρώπων στον οργανισμό αποφεύγει την εντροπία
Η επιχειρηματική εντροπία μπορεί να αποφευχθεί σε οργανισμούς διασφαλίζοντας ότι οι εργαζόμενοι συμμετέχουν στη λήψη αποφάσεων της οντότητας και ότι κατανοούν τους ρόλους τους στην παραγωγική διαδικασία. Οι εργαζόμενοι είναι συχνά η πρώτη γραμμή. ασχολούνται με τους πελάτες και είναι σε θέση να καθορίσουν τις ανάγκες τους. Η συμμετοχή των εργαζομένων τους βοηθά να αναπτύξουν την κυριότητα του οργανισμού και τους βοηθά να γίνουν ικανοποιημένοι από τη δουλειά τους επειδή μπορούν να επιτύχουν τους προσωπικούς τους στόχους και στόχους σε συνδυασμό με οργανωτικούς στόχους.
