Ένα σύστημα μισθοδοσίας είναι το μέσο μέσω του οποίου επεξεργάζεστε τη μισθοδοσία σας, ώστε να ικανοποιούνται οι απαιτούμενες ομοσπονδιακές και κρατικές απαιτήσεις. Συγκεκριμένα, το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ σας ζητά να αποζημιώσετε τους υπαλλήλους σωστά και εγκαίρως. η υπηρεσία εσωτερικού εισοδήματος απαιτεί την παρακράτηση του ομοσπονδιακού φόρου μισθοδοσίας. η κρατική υπηρεσία εργασίας απαιτεί από εσάς να εφαρμόσετε κρατικούς εργατικούς νόμους και ο κρατικός φορέας φορολόγησης απαιτεί την κρατική παρακράτηση φόρου μισθωτών υπηρεσιών. Κατά το σχεδιασμό ενός συστήματος μισθοδοσίας, επιλέξτε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Αξιολογήστε τις απαιτήσεις μισθοδοσίας σας για να καθορίσετε το κατάλληλο σύστημα. Το χειρωνακτικό σύστημα απαιτεί χειρωνακτική επεξεργασία μισθοδοσίας. Έχει αυξημένο κίνδυνο σφάλματος, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε μόνο εάν έχετε λίγους υπαλλήλους. Το εσωτερικό μηχανογραφικό σύστημα απαιτεί επεξεργασία μέσω λογισμικού μισθοδοσίας. Χρησιμοποιήστε το για να απλοποιήσετε την επεξεργασία μισθοδοσίας. Το εξωτερικό σύστημα απαιτεί την ανάθεση καθηκόντων μισθοδοσίας σε έναν πάροχο υπηρεσιών μισθοδοσίας. Χρησιμοποιήστε το αν θέλετε να εξαλείψετε ή να μειώσετε σημαντικά τις εργασίες επεξεργασίας μισθοδοσίας.
Δημιουργήστε το μη αυτόματο σύστημα, αν αυτό είναι αυτό που επιλέγετε. Αγοράστε τυποποιημένα φύλλα χρόνου σε ένα κατάστημα προμηθειών γραφείου ή δημιουργήστε τα με ένα λογιστικό φύλλο λογισμικού ή λογισμικό γραφείου. Αγοράστε τυφλούς ελέγχους μισθοδοσίας από ένα κατάστημα προμήθειας γραφείου ή χρησιμοποιήστε τις τραπεζικές σας επιταγές. Χρησιμοποιήστε μια γραφομηχανή για να εκτυπώσετε paychecks ή γράψτε το χέρι.
Αυτό το σύστημα απαιτεί από εσάς να υπολογίσετε τους μισθούς και τις κρατήσεις. Μείνετε ενήμεροι για την ομοσπονδιακή παρακράτηση φόρου, φορολογική κατάθεση και φορολογική κατάθεση νόμους μέσω IRS Εγκύκλιος E. Επικοινωνήστε με το κρατικό γραφείο εσόδων σας για τις κρατικές κατευθυντήριες γραμμές φόρου μισθωτών υπηρεσιών. Τρίκλινο έλεγχο της μισθοδοσίας πριν από την έκδοση paychecks. Αρχειοθετήστε αντίγραφα των εκθέσεων μισθοδοσίας σε εμπιστευτικό τομέα.
Κάνετε το εσωτερικό μηχανογραφικό σύστημα αν αυτό είναι αυτό που επιλέγετε. Αγοράστε το λογισμικό μισθοδοσίας που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες σας. Οι μικρές επιχειρήσεις, για παράδειγμα, μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα QuickBooks, οι μεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Ultimate Software και οι μεγαλύτερες εταιρείες μπορούν να πάνε με το Mangrove. Μπορείτε να έχετε τους ωρομίσθιους υπαλλήλους σας να τρυπώνουν ένα κανονικό ρολόι, αλλά ένα μηχανογραφικό σύστημα ωρολογίου, όπως το Kronos, είναι πιο αποδοτικό επειδή σας επιτρέπει να εισαγάγετε το χρόνο σε λογισμικό μισθοδοσίας. Το λογισμικό υπολογίζει τους μισθούς και τις αφαιρέσεις, επιτρέπει την άμεση κατάθεση, εκτυπώνει πληρωμές και καταβάλλει αμοιβές, έχει τους ομοσπονδιακούς και κρατικούς πίνακες παρακράτησης φόρου ενσωματωμένους στο σύστημα και αποθηκεύει και εκτυπώνει εκθέσεις μισθοδοσίας.
Κάντε το εξωτερικό σύστημα αν επιλέξετε αυτή τη διαδρομή. Οι περισσότεροι πάροχοι υπηρεσιών μισθοδοσίας απαιτούν να μεταφορτώσετε τις ώρες μισθοδοσίας μέσω του Internet ή να τις στείλετε με φαξ ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ο πάροχος επεξεργάζεται τη μισθοδοσία σας και σας στέλνει τις εκκαθαριστικές σημειώσεις και τις εκθέσεις μισθοδοσίας για κάθε ημέρα πληρωμής. Ορισμένες εταιρείες σας επιτρέπουν να έχετε πρόσβαση στο σύστημα στο διαδίκτυο, το οποίο σας επιτρέπει να εκτυπώνετε αναφορές και εκκαθαριστικά στον δικό σας εκτυπωτή λέιζερ.
Κατά τη δημιουργία αυτού του συστήματος, ο πάροχος πρέπει να σας υπογράψει μια αμοιβαία συμφωνηθείσα σύμβαση που θα αναφέρει λεπτομερώς τις υπηρεσίες της και θα σας δώσει μια λίστα με τις τιμές της. Για σκοπούς άμεσης κατάθεσης, δώστε στον πάροχο τον τραπεζικό σας λογαριασμό και τον αριθμό δρομολόγησης. Αν ο πάροχος θα χειριστεί τα φορολογικά και οφέλη σας, θα πρέπει να υπογράψετε ένα έγγραφο εξουσιοδότησης που θα του δώσει την άδεια.
Συμβουλές
-
Μπορείτε να υποβάλετε τέλη IRS για φορολογικά λάθη που κάνει κάποιος τρίτος. Κατά συνέπεια, ελέγχετε πάντα το έργο του παρόχου υπηρεσιών μισθοδοσίας. Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής για το σύστημα μισθοδοσίας σας. Το διάγραμμα παρουσιάζει τις εργασίες που σχετίζονται με την επεξεργασία της μισθοδοσίας σας από την αρχή μέχρι το τέλος με βάση το επιλεγμένο σύστημα.
