Ο σχεδιασμός ενός συστήματος εσωτερικού ελέγχου για την επιχείρησή σας απαιτεί προγραμματισμό και κατανόηση των λεπτομερών λειτουργιών της εταιρείας. Οι εσωτερικοί έλεγχοι εξυπηρετούν πολλούς σκοπούς, αλλά οι κυριότεροι είναι να διασφαλιστεί ότι η επιχείρηση λειτουργεί όπως επιδιώκεται και να αποτρέψει τις ευκαιρίες των εργαζομένων να παραπλανούν τα αγαθά ή τα χρήματα. Οι εσωτερικοί έλεγχοι επιτρέπουν σε έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης να γνωρίζει ότι όλα λειτουργούν σωστά χωρίς να χρειάζεται να επιβλέπει προσωπικά κάθε πτυχή της επιχείρησης.
Αναθεωρήστε κάθε μία από τις κύριες διαδικασίες της επιχείρησής σας: παραγωγή, διαχείριση αποθεμάτων, εισπρακτέους λογαριασμούς, πληρωτέους λογαριασμούς, συμφωνία τραπεζών και οποιαδήποτε άλλη διαδικασία όπου θα μπορούσε να διαπράξει απάτη με κλοπή ή απόκρυψη. Τοποθετήστε ονόματα ή τίτλους εργασίας σε κάθε τμήμα της διαδικασίας που είναι υπεύθυνο για ένα άτομο. Αν δεν είστε σίγουροι για τη λειτουργία μιας διαδικασίας, περάστε το χρόνο "στο πεδίο" και παρακολουθήστε τη διαδικασία ή ζητήστε ερωτήσεις από τους υπευθύνους.
Αξιολογεί κάθε βήμα κάθε διαδικασίας για αδυναμίες στον έλεγχο που θα επέτρεπε την ευκαιρία να κλέψει τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας. Επικεντρωθείτε σε περιοχές όπου ένα άτομο έχει τόσο την επιμέλεια περιουσιακών στοιχείων όσο και τη λογιστική τους. Για παράδειγμα, αν ένας εργαζόμενος έχει τον έλεγχο της ταμειακής μηχανής και είναι επίσης υπεύθυνος για τη συμφιλίωση του στο τέλος της νύχτας, ο εργαζόμενος έχει την ευκαιρία να κλέψει χρήματα και να τον κρύψει παραποιώντας τη συμφιλίωση. Ένα άλλο παράδειγμα είναι να έχει ένας μόνος υπάλληλος υπεύθυνος για το άνοιγμα του εισερχόμενου ταχυδρομείου και επίσης να είναι υπεύθυνος για την καταγραφή των εισπρακτέων λογαριασμών που εισπράττονται στο ταχυδρομείο.
Αλλάξτε τις διαδικασίες για εκείνες τις περιοχές στις οποίες αξιολογήσατε τους αδύναμους εσωτερικούς ελέγχους. Διαχωρίστε τη λειτουργία φύλαξης από τη λειτουργία αναφοράς, όπου είναι δυνατόν. Παρόλο που μπορεί να μην έχετε αρκετούς υπαλλήλους για να κάνουν διαφορετικά άτομα να κάνουν κάθε δουλειά, εναλλακτικές λειτουργίες μεταξύ των υπαλλήλων που πρέπει να διαχωρίσετε ασυμβίβαστες λειτουργίες όποτε είναι δυνατόν.
Εγγράψτε τις νέες διαδικασίες λεπτομερώς και εξοικειώστε τους υπαλλήλους μαζί τους. Ζητήστε πληροφορίες από τους υπαλλήλους σχετικά με το πόσο αποτελεσματικές είναι οι νέες διαδικασίες. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι διαδικασίες έχουν νόημα από επιχειρησιακή και λειτουργική άποψη και όχι μόνο ως έλεγχο. Προσαρμόστε τις διαδικασίες σύμφωνα με την ανατροφοδότηση, αλλά πάντα να έχετε κατά νου το σκοπό των ελέγχων.
Εφαρμόστε μια υποχρεωτική πολιτική για τις διακοπές, αν δεν το έχετε κάνει ήδη. Η πλειονότητα των χρόνιων κλοπών στις επιχειρήσεις επιτρέπεται να συνεχιστεί επειδή κανένας άλλος ποτέ δεν εκτελεί τις λειτουργίες του κλέφτη.Όταν οι κλέφτες εργαζόμενοι αναγκάζονται να κάνουν διακοπές και κάποιος άλλος πληρώνει γι 'αυτούς, δεν μπορούν να κρατήσουν την απόκρυψη του εγκλήματος. Αυτή η πολιτική μπορεί να αποτρέψει την κλοπή καθώς και να την αποκαλύψει αν συμβεί.
Συμβουλές
-
Αξιολογήστε την αποτελεσματικότητα των εσωτερικών σας ελέγχων τουλάχιστον ετησίως και βελτιώστε τις εάν είναι απαραίτητο.
Προειδοποίηση
Μη φοβάστε να εφαρμόσετε ισχυρούς εσωτερικούς ελέγχους επειδή φοβάστε ότι οι υπάλληλοί σας θα σκεφτούν ότι δεν τους εμπιστεύεστε. Ειλικρινείς υπάλληλοι θέλουν να εργαστούν σε ένα σωστά σχεδιασμένο περιβάλλον.
