Ένα σύστημα μισθοδοσίας είναι η λεωφόρος μέσω της οποίας επεξεργάζεστε την μισθοδοσία σας. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τη μισθοδοσία σας χωρίς σύστημα μισθοδοσίας. Οι τρεις τύποι συστημάτων μισθοδοσίας είναι μηχανογραφημένοι, αυτοματοποιημένοι και εξωτερικοί (εξωτερικοί). Το μη αυτόματο σύστημα απαιτεί την επεξεργασία της μισθοδοσίας σας με το χέρι. η εσωτερική μηχανογραφική μονάδα χρησιμοποιεί λογισμικό μισθοδοσίας για τη διεκπεραίωση της μισθοδοσίας. το εξωτερικό σύστημα σημαίνει ότι αναθέτετε τη μισθοδοσία σας σε έναν πάροχο υπηρεσιών μισθοδοσίας. Ένα διάγραμμα ροής συστήματος μισθοδοσίας δείχνει την ακολουθία στην οποία επεξεργάζεστε τη μισθοδοσία σας. Εξοικονόμηση της επεξεργασίας μισθοδοσίας και σας βοηθά να μείνετε σε καλό δρόμο.
Σχεδιάστε το διάγραμμα ροής με ένα πρόγραμμα γραφείων - αυτή είναι η καλύτερη διαδρομή για μια επαγγελματική εμφάνιση. Ωστόσο, μπορείτε να σχεδιάσετε το διάγραμμα με το χέρι. Δημιουργήστε πλαίσια και βέλη, τα οποία δείχνουν τη ροή της επεξεργασίας μισθοδοσίας σας, όπως το σημείο όπου αρχίζει και τελειώνει.
Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής για ένα μη αυτόματο σύστημα μισθοδοσίας. Το διάγραμμα ροής θα πρέπει να δείχνει όλα τα χειρωνακτικά καθήκοντα που σχετίζονται με την επεξεργασία της μισθοδοσίας σας μέσω αυτού του συστήματος.
Παράδειγμα: Συγκεντρώστε κάρτες χρόνου, ελέγξτε τις κάρτες ώρας για συμμόρφωση, επικοινωνήστε με τους επόπτες σχετικά με τις ελλείπουσες ή αμφισβητήσιμες κάρτες χρόνου και υπολογίστε το χρονοδιάγραμμα με το χέρι. Δημιουργήστε μια ακολουθία που περιλαμβάνει τα καθήκοντα επεξεργασίας μισθοδοσίας, όπως το χέρι υπολογισμό των μισθών? νόμιμες κρατήσεις όπως οι φόροι επί των μισθών και οι αποζημιώσεις μισθών · μισθούς · εθελοντικές μειώσεις, όπως τα οφέλη λόγω συνταξιοδότησης και υγείας · και τη δημιουργία paychecks. Δημιουργήστε μια άλλη ακολουθία που να δείχνει τα καθήκοντα μετά την επεξεργασία, όπως η μη αυτόματη δημιουργία και αρχειοθέτηση του μητρώου μισθοδοσίας, η δημιουργία και δημοσίευση καταχωρήσεων περιοδικών, η καταβολή των αμοιβών των εργαζομένων στην τράπεζα και η διανομή των μισθών.
Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής για το εσωτερικό μηχανογραφικό σύστημα. Αυτό το σύστημα εξαλείφει τη χειρωνακτική επεξεργασία. Κάντε το διάγραμμα ροής ειδικά για τις απαιτήσεις λογισμικού μισθοδοσίας σας.
Παράδειγμα: Ανάγνωση δεδομένων χρονομέτρησης σε λογισμικό μισθοδοσίας, ανασκόπηση δεδομένων χρονομέτρησης και διερεύνηση ελλείψεων σάρωσης, επεξεργασία μισθοδοσίας μέσω λογισμικού μισθοδοσίας, εκτύπωση προεπεξεργασίας εκθέσεων, έλεγχος μισθοδοσίας μέσω έκθεσης προεπεξεργασίας, πραγματοποίηση των απαραίτητων αλλαγών, δημιουργία και αποστολή αρχείου άμεσης κατάθεσης στην τράπεζα, κατάθεση τα κεφάλαια των εργαζομένων και τις πληρωμές φόρων μισθοδοσίας στην τράπεζα και κλείστε τη μισθοδοσία. Συγκεκριμένα, όταν κλείνετε τη μισθοδοσία, αποθηκεύει ολόκληρο το ποσό μισθοδοσίας για την περίοδο πληρωμής στο σύστημα.
Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής για το εξωτερικό σύστημα. Όταν αναθέτετε την μισθοδοσία σας, ο πάροχος υπηρεσιών μισθοδοσίας απαιτεί να του αποστείλετε τα στοιχεία μισθοδοσίας για κάθε περίοδο μισθοδοσίας. Ο πάροχος συνήθως σας επιτρέπει να στέλνετε τα δεδομένα μέσω φαξ, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ηλεκτρονικά. Το διάγραμμα ροής πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με την απαιτούμενη μέθοδο.
Παράδειγμα ηλεκτρονικής μεθόδου: έλεγχος των δεδομένων χρονομέτρησης, επαλήθευση επαφών για την αποσαφήνιση της χρονομέτρησης, εισαγωγή των αλλαγών μισθοδοσίας των εργαζομένων και στοιχεία χρονομέτρησης στο σύστημα του παρόχου, επαλήθευση των εισερχόμενων δεδομένων μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος του προμηθευτή, διπλός έλεγχος και αρχειοθέτηση δεδομένων πληρωμής από τον προμηθευτή διανέμουν τα κέρδη.
Συμβουλές
-
Σχεδιάστε το διάγραμμα ροής έτσι ώστε να σχετίζεται με κάθε επεξεργασία μισθοδοσίας. Ενημερώστε το διάγραμμα ροής όταν εμφανίζεται μια αλλαγή στο σύστημα μισθοδοσίας.
Το διάγραμμα ροής θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ομοσπονδιακές και κρατικές υποχρεώσεις σχετικά με τον φόρο μισθωτών υπηρεσιών, όπως πληρωμές φόρου εισοδήματος και υποβολή εκθέσεων, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας W-2.
