Οι διαδικασίες και τα πρωτόκολλα των οδοντιατρικών γραφείων σχεδιάζονται και εφαρμόζονται για την προστασία των ασθενών και του προσωπικού από τους πολλούς κινδύνους που υπάρχουν σε ένα οδοντιατρικό γραφείο, για την προστασία της ιδιωτικής ζωής των ασθενών και για να διασφαλιστεί ότι το γραφείο έχει έναν τυποποιημένο τρόπο να κάνει τα πράγματα. Η ύπαρξη διαδικασιών και πρωτοκόλλων εξασφαλίζει την τακτική τήρηση των προφυλάξεων ασφαλείας, εκτός από το να επιτρέπεται στο γραφείο να παραμείνει καλύτερα οργανωμένο και να προσφέρει αποτελεσματικότερες υπηρεσίες στους ασθενείς.
Ασφάλεια
Ένα οδοντιατρείο περιλαμβάνει πολλούς επαγγελματικούς κινδύνους, όπως λοίμωξη, ψυχολογικό στρες και αλλεργικές αντιδράσεις, καθώς και έκθεση σε υδράργυρο, ιονίζουσα και μη ιονίζουσα ακτινοβολία και αναισθητικά αέρια. Υπάρχουν διαδικασίες και πρωτόκολλα για την αντιμετώπιση καθενός από αυτούς τους κινδύνους και περιλαμβάνουν τη συλλογή πλήρων ιστορικών υγείας από όλους τους ασθενείς, ένα αυστηρό σχήμα για την αντιμετώπιση αιχμηρών αντικειμένων όπως οι υποδερμικές βελόνες και δοκιμές για αντιδράσεις στα πολλά πιθανά αλλεργιογόνα που βρέθηκαν σε ένα οδοντιατρείο, όπως γάντι latex, διαλύτες και λιπαντικά έλαια. Οι ασθενείς προστατεύονται από ακτινοβολία με ειδικές κουβέρτες, ενώ το προσωπικό στέκεται πίσω από τα φράγματα όταν χρησιμοποιείται ακτινοβολία. Οι οδοντίατροι επίσης φορούν προστατευτικό ρουχισμό όταν εργάζονται σε ασθενείς, για να προστατεύονται από σωματικά υγρά.
HIPAA
Τα οδοντιατρικά γραφεία υπόκεινται στους κανόνες που θεσπίζονται βάσει του νόμου περί φορητότητας και λογοδοσίας για την ασφάλιση υγείας. Το HIPAA θεσπίστηκε από το Κογκρέσο το 1996 ως μέσο προστασίας της ιδιωτικής ζωής των ασθενών από κατάχρηση και άσκοπη αποκάλυψη. Κατά συνέπεια, οι διαδικασίες και τα πρωτόκολλα των οδοντιατρικών γραφείων πρέπει να είναι σύμφωνες με τα πρότυπα της HIPAA, όπως η εξασφάλιση της ασφάλειας των ασθενών.
Εφόδια
Οι διαδικασίες διορισμού και τα πρωτόκολλα για ένα οδοντιατρικό γραφείο περιλαμβάνουν τον καθορισμό των προσδοκιών των ασθενών και του προσωπικού γραφείου όταν πρόκειται για προγραμματισμό. Ένα τέτοιο πρωτόκολλο απαιτεί από τους ασθενείς να δίνουν 24ωρη προειδοποίηση για ακυρώσεις. Επιπλέον, εάν οι ασθενείς δεν εμφανίζονται για προγραμματισμένες συναντήσεις, η διαδικασία του γραφείου μπορεί να είναι να χρεώνει στον ασθενή ένα διοικητικό τέλος μη εμφάνισης.
Καταγγελίες
Τα οδοντιατρικά γραφεία πρέπει να διαθέτουν διαδικασίες και πρωτόκολλα για την αντιμετώπιση των καταγγελιών των ασθενών. Σε ιδιωτικές κλινικές, οι καταγγελίες μπορούν να γίνουν με διοικητικό προσωπικό, όπως ο ρεσεψιονίστ της κλινικής. Στη συνέχεια προωθεί την καταγγελία στον οδοντίατρο. Μεγαλύτερες κλινικές μπορεί να έχουν τμήματα εξυπηρέτησης πελατών ή προσωπικό των οποίων η εργασία είναι να χειρίζονται τα παράπονα των ασθενών.
