Οι επιχειρήσεις, οι μεμονωμένοι εργολάβοι και οι μη κερδοσκοπικές οργανώσεις καταρτίζουν πολιτικές δηλώσεις για να εκφράσουν τις κατευθυντήριες γραμμές που διέπουν την εκτέλεση και τη συμμετοχή στις υπηρεσίες τους. Αυτές οι πολιτικές καθιερώνουν πρωτόκολλα και ορίζουν παραμέτρους στις οποίες πρέπει να προσχωρήσουν όλοι όσοι συνάπτουν σύμβαση ή επισκέπτονται μια τοποθεσία. Η σύνταξη αυτών των πολιτικών ξεκινά με τη συμβολή όλων των οργανωτικών οντοτήτων, εκτός από την καθιέρωση μιας άμεσης συσχέτισης με τους στόχους της εταιρείας. Για τους συγγραφείς πολιτικής, η έρευνα, η προετοιμασία και οι αποφάσεις σχετικά με τα μορφότυπα και τη διανομή κυριαρχούν στο κύριο μέρος της διαδικασίας σύνταξης πρωτοκόλλων.
Προετοιμαστείτε να γράψετε. Συγκεντρώστε υλικά που λαμβάνουν σημείωση, ασφαλίστε έναν καθορισμένο υπολογιστή ή επεξεργαστή κειμένου και επιλέξτε ένα χώρο για να εκτελέσετε το μεγαλύτερο μέρος της γραφής. Επιπλέον, επιλέξτε την πρωτεύουσα γλώσσα πολιτικής ή πρωτοκόλλου, λαμβάνοντας υπόψη το στυλ διατύπωσης και τους τύπους γραμματοσειρών για το έγγραφο πολιτικής.
Διεξάγετε μια συνάντηση με το βασικό προσωπικό για να συμβάλλετε στη δημιουργία μιας νέας πολιτικής ή εγγράφου. Για παράδειγμα, οι παράμετροι της πολιτικής φυσικής ασφάλειας απαιτούν τόσο έναν εκπρόσωπο ανθρώπινου δυναμικού όσο και ένα προσωπικό ασφαλείας να παράσχουν τις απόψεις τους σχετικά με τις απαιτήσεις πολιτικής. Πάρτε λεπτά συνάντησης για χρήση στη δημιουργία πολιτικών ή πρωτοκόλλων από τις πληροφορίες που συλλέγονται.
Αξιολογήστε την αποστολή της εταιρείας ή της υπηρεσίας. Χρησιμοποιήστε τη γλώσσα και την εφαρμογή της αποστολής της εταιρείας ως οδηγό για τον συνολικό τόνο της πολιτικής ή του πρωτοκόλλου. Για παράδειγμα, η επανάληψη προσεκτικών μέτρων προγραμματισμού και αναφοράς έχει μεγάλη σημασία για τους υπεύθυνους για τη χάραξη πολιτικής στο πλαίσιο της κοινότητας για την βιομηχανική ασφάλεια.
Ερευνήστε το κοινό. Μετρήστε τον αριθμό των πελατών, εργολάβων ή υπαλλήλων που αποτελούν το κύριο κοινό για το έγγραφο πολιτικής. Προσδιορίστε την τοποθεσία που σχετίζεται με την εργασία ή την επιχείρηση αυτών των ατόμων για τον προσδιορισμό των απαιτήσεων θέσης και διανομής. Επιπλέον, αναθεωρήστε τις περιγραφές θέσεων εργασίας των εργαζομένων και τις συμβάσεις για ενδεχόμενη συμπερίληψη στο έγγραφο πολιτικής.
Ελέγξτε τη φυσική διάταξη του χώρου εργασίας ή του επαγγελματικού χώρου. Καταγράψτε τις διαστάσεις, τους υπάρχοντες τρόπους κυκλοφορίας και τους ειδικούς χώρους, όπως οι τουαλέτες και τα σαλόνια των εργαζομένων, που χρησιμοποιούνται στη δημιουργία ενός τμήματος περιβάλλοντος και ασφάλειας του πρωτοκόλλου πρωτοκόλλου. Επικοινωνήστε με εξωτερικούς συνεργάτες, όπως η τοπική πυροσβεστική υπηρεσία ή η οργάνωση επαγγελματικής ασφάλειας, για να καθορίσετε απαιτήσεις όπως τα μέγιστα όρια χωρητικότητας και οι υποχρεωτικές συσκευές πυρασφάλειας.
Ελέγξτε τα υπάρχοντα έγγραφα της εταιρείας. Συγκεντρώστε όλες τις υπάρχουσες επιστολές περί εταιρικής πολιτικής, προηγούμενα εγχειρίδια πρωτοκόλλων και έγγραφα που σχετίζονται με την υπηρεσία για να χρησιμοποιηθούν στην κατασκευή ενός νέου εγγράφου πολιτικής και διαδικασίας. Προσδιορίστε ξεπερασμένες πληροφορίες και επικαιροποιήστε τα απαραίτητα δεδομένα όπως είναι απαραίτητο. Για τα έντυπα που απαιτούν επίσημες υπογραφές, εντοπίστε τον αρχικό υπογράφοντα ή μια κατάλληλη αντικατάσταση ή υποκατάστατο. Καταργήστε σωστά τα παρωχημένα δεδομένα που ενδέχεται να περιέχουν ακόμα ευαίσθητες πληροφορίες.
Ασφάλεια και χρήση του ερευνητικού προϊόντος. Οι διανομείς προϊόντων, οι έμποροι λιανικής πώλησης ή οι κατασκευαστές πρέπει να διερευνήσουν τη σωστή χρήση και τα μέτρα ασφαλείας ενός πωλούμενου ή κατασκευασμένου προϊόντος. Προσθέστε αυτές τις πληροφορίες στο διαδικαστικό τμήμα των εγχειριδίων πολιτικής για τις υπηρεσίες ενώ παρουσιάζετε δεδομένα ασφαλείας και έκτακτης ανάγκης. Προσθέστε δεδομένα ασφαλούς χειρισμού και απόρριψης για αντικείμενα που υπάρχουν ή περιέχουν επικίνδυνα υλικά.
Δημιουργήστε πολλές μορφές. Βιβλίο και ηλεκτρονικές εκδόσεις της πολιτικής ή του πρωτοκόλλου παρέχουν ευκολία για το κοινό του εγγράφου. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα πολιτικής επιτρέπουν στους αναγνώστες να αναθεωρούν εύκολα την πολιτική από πολλές τοποθεσίες. Επιπλέον, η μορφή βιβλίων ή έντυπων αντιγράφων παρέχει μια φυσική έκδοση για γρήγορη αναθεώρηση όταν είναι απαραίτητο.
