Αν και δύσκολο να πιστέψουμε, η συσκευή φαξ ή η συσκευή φαξ χρονολογείται από το 1843, όταν επινοήθηκε από τον Alexander Bain. Το τηλέφωνο δεν θα κατοχυρωθεί με δίπλωμα ευρεσιτεχνίας για άλλα 33 χρόνια. Ακόμη και σε αυτήν την ηλικία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη δυνατότητα αποστολής εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξακολουθεί να υπάρχει η περιστασιακή ανάγκη αποστολής φαξ. Ένα εξώφυλλο πρέπει να αποστέλλεται με κάθε φαξ και ένα απλό φύλλο κάλυψης είναι απλό στη ρύθμιση.
Ανοίξτε το λογισμικό που χρησιμοποιείτε για τη δημιουργία εγγράφων και ξεκινήστε με ένα νέο κενό έγγραφο. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο για το φαξ σας, αλλά για τώρα θα το κάνετε από το μηδέν, ώστε να γνωρίζετε τη βασική μορφή.
Γράψτε "Προς:" στο επάνω μέρος της σελίδας ακολουθούμενο από τον οποίο στέλνετε το φαξ. Εάν πρόκειται για μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό, χρησιμοποιήστε το όνομα της επιχείρησης ή του οργανισμού μετά το πεδίο "Προς". Στην επόμενη γραμμή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Attn:" ακολουθούμενο από το όνομα ενός ατόμου εάν το φαξ πρέπει να μεταβεί σε ένα συγκεκριμένο άτομο στην επιχείρηση ή στον οργανισμό. Εάν στέλνετε το φαξ σε ένα άτομο, απλά γράψτε το όνομα αυτού του ατόμου ακολουθώντας το "To".
Συμπεριλάβετε τον αριθμό φαξ της επιχείρησης, της οργάνωσης ή του ατόμου στον οποίο στέλνετε το φαξ κάτω από το όνομα γράφοντας "Αριθμός φαξ:" ακολουθούμενο από τον αριθμό. Αυτό γίνεται για να διασφαλίσετε ότι εάν το φαξ καταλήξει σε λάθος τοποθεσία επειδή έχετε λάθος αριθμό ή έχετε χτυπήσει λάθος αριθμούς, το άτομο που έλαβε το φαξ μπορεί να σας ειδοποιήσει για το λάθος.
Γράψτε τον αριθμό των σελίδων που θα περιέχει το φαξ, συμπεριλαμβανομένης της συνοδευτικής σελίδας. Αυτή η γραμμή θα διαβάσει απλά "Αριθμός σελίδων:" ακολουθούμενο από τον αριθμό των σελίδων του φαξ.
Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως το όνομά σας, τον αριθμό φαξ και τον αριθμό τηλεφώνου σας, ώστε ο παραλήπτης του φαξ να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας. Αυτό είναι το τμήμα "Από:" του φύλλου εξώφυλλου φαξ.
Τα τμήματα "Για:" και "Από:" μπορούν να ακολουθούνται από μια ενότητα "Μήνυμα:" όπου μπορείτε να γράψετε τι περιέχει το φαξ και όλες τις σχετικές πληροφορίες σχετικά με το φαξ. Τώρα έχετε φτιάξει ένα απλό φύλλο κάλυψης φαξ που περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
Συμβουλές
-
Το παραπάνω είναι ένα απλό φύλλο κάλυψης που μπορεί να γίνει σε μερικά λεπτά. Τα περισσότερα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου έχουν πρότυπα φαξ που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Εάν το λογισμικό που χρησιμοποιείτε δεν διαθέτει πρότυπα φαξ, υπάρχουν αρκετές τοποθεσίες στο Διαδίκτυο με δωρεάν φύλλα εξώφυλλου φαξ.
