Οι χρεωστικές σημειώσεις και τα τιμολόγια χρησιμοποιούνται στη λογιστική διαδικασία για να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν τις πωλήσεις. Ενώ οι χρεωστικές σημειώσεις αφορούν τις απαιτήσεις των λογαριασμών, τα τιμολόγια αφορούν κυρίως τις ολοκληρωμένες πωλήσεις στις οποίες τα χρήματα έχουν ήδη αλλάξει τα χέρια. Εάν χρησιμοποιείται χρεωστικό σημείωμα ή τιμολόγιο, είναι σημαντικό όλες οι σχετικές πληροφορίες να συμπεριληφθούν στο έγγραφο, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν στη λογιστική διαδικασία στο μέλλον.
Χρεωστικό σημείωμα
Ένα χρεωστικό σημείωμα είναι μια ειδοποίηση που αποστέλλεται σε έναν πελάτη για να του ειδοποιήσει για ένα ποσό οφειλόμενο στο παρελθόν. Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν ένα χρεωστικό σημείωμα ως πρόδρομο για την αποστολή ληξιπρόθεσμων λογαριασμών σε συλλογές, ως προειδοποίηση ότι ένας λογαριασμός πρόκειται να καθυστερήσει ή για να υπενθυμίσει στον πελάτη έκπτωση για πρόωρη πληρωμή.
Τιμολόγιο
Τα τιμολόγια χρησιμοποιούνται για την καταγραφή συναλλαγών πωλήσεων. Για παράδειγμα, εάν μια επιχείρηση βρίσκεται σε έκθεση ή διάσκεψη και πραγματοποιεί πώληση, ο αγοραστής και η επιχείρηση λαμβάνουν αντίγραφο τιμολογίου, ώστε και τα δύο μέρη να γνωρίζουν τι πωλείται, πότε και για πόσο. Τα τιμολόγια περιλαμβάνονται επίσης στα στοιχεία πωλήσεων που αποστέλλονται στους πελάτες.
Διαφορές
Ένα χρεωστικό σημείωμα είναι πληροφορίες σχετικά με μια προηγούμενη συναλλαγή που παραμένει απλήρωτη, ενώ ένα τιμολόγιο καταγράφει μια συναλλαγή πώλησης που έχει ολοκληρωθεί. Οι χρεωστικές σημειώσεις βασίζονται σε λογαριασμούς εισπρακτέων λογαριασμών, ενώ τα τιμολόγια χρησιμοποιούνται για πωλήσεις για τις οποίες έχει ήδη πραγματοποιηθεί πληρωμή.
Παραδείγματα χρήσης
Εάν ο λογαριασμός ενός πελάτη είναι καθυστερημένος, μια εταιρεία μπορεί να στείλει ένα χρεωστικό σημείωμα στον πελάτη για να του υπενθυμίσει την επίβλεψη του λογαριασμού. Η σημείωση θα πρέπει να περιλαμβάνει το αντικείμενο ή τα αντικείμενα που αγοράστηκαν, την ημερομηνία αγοράς, την τιμή αγοράς, την ημερομηνία λήξης της αρχικής πληρωμής και τυχόν χρηματικές επιβαρύνσεις που ενδεχομένως θα είχαν εφαρμοστεί στο λογαριασμό που είχε ληφθεί υπόψη κατά το παρελθόν. Ένα παράδειγμα τιμολογίου είναι όταν πραγματοποιείται μια πώληση και ο πελάτης ζητά μια αναλυτική παραλαβή. Το τιμολόγιο περιλαμβάνει το αντικείμενο που αγοράστηκε, την τιμή πώλησης, την ημερομηνία της πώλησης και τον τρόπο πληρωμής.
