Το εμπόριο είναι η κυκλοφορία αγαθών από τους παραγωγούς στους καταναλωτές. Η εφοδιαστική και η χρηματοδότηση είναι δύο διαφορετικά αλλά εξίσου σημαντικά συστατικά μέσα σε αυτήν την εμπορική διαδικασία που εξασφαλίζουν έναν ικανοποιημένο πελάτη και έναν κερδοφόρο κατασκευαστή. Η τεκμηρίωση για κάθε μια από αυτές τις λειτουργίες πληροί μια συγκεκριμένη ανάγκη εντός της συναλλαγής για να εξασφαλίσει ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα και για τα δύο μέρη. Ένα τιμολόγιο αποστολής μεταφέρει το προϊόν στον προορισμό, ενώ ένα εμπορικό τιμολόγιο επιτρέπει στον κατασκευαστή να χρεώνει τον πελάτη για το προϊόν.
Τιμολόγιο αποστολής
Ο όρος εργασίας για ένα τιμολόγιο αποστολής είναι α φορτωτική. Το BOL παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για έναν μεταφορέα για τον προγραμματισμό της παραλαβής και παράδοσης των προϊόντων στον πελάτη σας. Οι πληροφορίες που απαιτούνται για ένα BOL περιλαμβάνουν:
- τη διεύθυνση του πλοίου προς τον παραλήπτη
- όνομα προϊόντος
- ποσότητα
- ακαθάριστα και καθαρά βάρη
- επικίνδυνες ή ειδικές πληροφορίες χειρισμού με βάση τις απαιτήσεις του προϊόντος.
Εάν το προϊόν φορτώνεται σε εμπορευματοκιβώτιο, δεξαμενή ή σιδηροδρομικό όχημα, ο αριθμός του εξοπλισμού πρέπει επίσης να σημειώνεται στο BOL. Το BOL θα πρέπει να υπογράφεται από τον μεταφορέα όταν παραλαμβάνεται το φορτίο και στη συνέχεια υπογράφεται από τον παραλήπτη μόλις γίνει η παράδοση.
Τιμολόγιο
Ένα εμπορικό τιμολόγιο, ή πωλητήριο, είναι ένα οικονομικό έγγραφο που δημιουργήθηκε για σκοπούς χρέωσης. Το έγγραφο αυτό πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα και τη διεύθυνση του συμβαλλόμενου μέρους, καθώς και το όνομα και την ποσότητα του προϊόντος. Η μεγάλη διαφορά μεταξύ ενός εμπορικού τιμολογίου και ενός τιμολογίου αποστολής είναι αυτό η τιμολόγηση πρέπει να αναφέρεται στο εμπορικό τιμολόγιο. Στο τιμολόγιο πρέπει επίσης να σημειώνονται τα τέλη μεταφοράς, τα ειδικά τέλη συσκευασίας, τα έξοδα ασφάλισης ή άλλα είδη που πρέπει να καταβληθούν από τον πελάτη. Το εμπορικό τιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει διεύθυνση όπου πρέπει να γίνει η πληρωμή και ημερομηνία λήξης της πληρωμής.
Πρόσθετα έγγραφα πώλησης
Μόλις ολοκληρωθεί η επεξεργασία ενός εμπορικού τιμολογίου, θα καταχωρηθεί στον λογαριασμό του πελάτη έως ότου ληφθεί η πληρωμή, οπότε θα εφαρμοστεί η πληρωμή και το ανοικτό τιμολόγιο θα κλείσει. Εάν ο παραλήπτης επιλέξει να επιστρέψει το προϊόν, α πιστωτικό σημείωμα στη συνέχεια δημιουργείται και καταχωρείται στο λογαριασμό του πελάτη. Ενα δήλωση λογαριασμού μπορεί επίσης να δημιουργηθεί για τον πελάτη, παρέχοντας μια λίστα με όλα τα ανοικτά έγγραφα πώλησης.
