Όταν μια εταιρεία αγοράζει μηχανήματα, οχήματα, λογισμικό ή άλλα στοιχεία που χαρακτηρίζονται ως περιουσιακά στοιχεία λόγω της μακροχρόνιας χρηστικότητας τους, αυτά θεωρούνται κεφαλαιουχικές δαπάνες. Λόγω του σημαντικού κόστους, οι περισσότερες εταιρείες προγραμματίζουν εκ των προτέρων για αυτές τις αγορές. αλλά όταν οι μηχανές υποβαθμίζονται ή η νέα τεχνολογία παρουσιάζει μια ευκαιρία για μια επιχείρηση να εξορθολογίσει τις διαδικασίες, η δαπάνη μεγάλων χρημάτων πρέπει να σταθμιστεί ενάντια στη χρησιμότητα της αγοράς. Για να δημιουργήσει μια πολιτική σχετικά με αυτές τις δαπάνες, η διοίκηση πρέπει να εξετάσει το ιστορικό των εξόδων της εταιρείας και να καταλήξει στα συμπεράσματα αναλόγως.
Ελέγξτε τα προηγούμενα λογιστικά αρχεία για να καθορίσετε τυχόν πρότυπα δαπανών για κεφαλαιουχικά αγαθά και για να υπολογίσετε τις ετήσιες μη προγραμματισμένες δαπάνες λόγω αντικατάστασης εξοπλισμού.
Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό προτύπου που περιλαμβάνει προηγούμενη εμπειρία και προγραμματισμένες δαπάνες. Υπολογίστε το ποσοστό των μη προγραμματισμένων κεφαλαιουχικών δαπανών και συμπεριλάβετε μια αποζημίωση για αυτά τα στοιχεία.
Καθορίστε πώς έχουν ληφθεί οι αποφάσεις σχετικά με μη προγραμματισμένες δαπάνες στο παρελθόν και σημειώστε πόσο επιτυχημένες αποφάσεις διατυπώθηκαν.
Γράψτε τις διαδικασίες για τον προσδιορισμό των κεφαλαιουχικών δαπανών που θα εγγραφούν στον προϋπολογισμό, συμπεριλαμβανομένων των προτύπων RFP (αιτήσεις υποβολής προτάσεων), των προσφορών, των απαιτήσεων πληρωμής, της τεκμηρίωσης της ανάγκης και ενός καταλόγου των αναθεωρήσεων και των εγκρίσεων που πρέπει να πραγματοποιηθούν πριν συμπεριληφθεί το στοιχείο κόστους προϋπολογισμός.
Γράψτε έναν κατάλογο ενεργειών για τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να λαμβάνονται αποφάσεις για μη προγραμματισμένες δαπάνες. Πρέπει να συμπεριληφθεί η δέουσα επιμέλεια που εφαρμόζεται στις προβλεπόμενες δαπάνες, συν ένα σύστημα για τη σύγκριση των αναμενόμενων δαπανών με τις παραδοχές εσόδων και την αξιολόγηση του επιπέδου κινδύνου που συνδέεται με τη δαπάνη αυτών των χρημάτων.
Οργανώστε την πολιτική σας με μια εισαγωγή που δηλώνει τους στόχους της πολιτικής, ένα τμήμα που καλύπτει τις προγραμματισμένες κεφαλαιουχικές δαπάνες και τη διαδικασία ένταξής τους στον προϋπολογισμό, ένα τμήμα σχετικά με τις μη προγραμματισμένες κεφαλαιουχικές δαπάνες και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αξιολογηθούν, καθώς και μια πολιτική καθορισμού του ποσού αποζημίωση για μη προγραμματισμένες κεφαλαιουχικές δαπάνες που πρέπει να περιλαμβάνονται στον ετήσιο προϋπολογισμό.
Συμβουλές
-
Μια πολιτική είναι τόσο καλή όσο η εφαρμογή της. Κατά τη διαδικασία δημιουργίας της πολιτικής σας, ζητήστε από όλους τους διαχειριστές που ενδέχεται να επηρεαστούν να συμμετάσχουν ενεργά στη διατύπωση και να λάβουν γραπτές εγκρίσεις για κάθε σημαντικό στοιχείο της πολιτικής.
Προειδοποίηση
Να είστε προετοιμασμένοι να τροποποιήσετε τη νέα σας πολιτική καθώς προκύπτουν περιπτώσεις. Ο έλεγχος του κινδύνου δημιουργίας απρογραμμάτιστων κεφαλαιουχικών δαπανών περιλαμβάνει ένα ισχυρό και ανταποκρινόμενο λογιστικό τμήμα το οποίο μπορεί να παρέχει ακριβείς οικονομικές πληροφορίες σε μια προειδοποίηση.
