Κάθε αίτηση υποβολής προτάσεων θα πρέπει να περιλαμβάνει συνοδευτική επιστολή, ακόμη και αν η προσφορά σας περιέχει μια εκτενή σύνοψη. Ο καθένας εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό και συνεργάζονται όχι μόνο για να δημιουργήσουν μια καλή εντύπωση, αλλά και για να αποδείξουν ότι κατανοείτε τόσο τις απαιτήσεις του πελάτη όσο και την εργασία. Ωστόσο, επειδή μια συνοδευτική επιστολή θα πρέπει να σας δείξει ότι καταλαβαίνετε τις βασικές απαιτήσεις του πελάτη χωρίς να γίνει μια μίνι πρόταση, κάποιοι άνθρωποι θεωρούν ότι είναι πιο δύσκολο να γράψετε.
Ορίστε τον σωστό τόνο
Η σχέση σας με τον μελλοντικό πελάτη, και μερικές φορές οδηγίες στο κιτ RFP, καθορίζει αν το γράμμα πρέπει να λάβει τυπικό ή προσωπικό τόνο. Εφόσον είστε ειλικρινείς και ειλικρινείς, οι εξατομικευμένες επιστολές στις οποίες συγχαίρω και ευχαριστούμε τον πελάτη είναι συχνά οι πιο αποτελεσματικές. Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε δηλώσεις όπως "Θέλω να επωφεληθώ αυτής της ευκαιρίας για να σας ευχαριστήσω για όλη τη βοήθειά σας" και "η βοήθεια και η καθοδήγησή σας αποδείχθηκαν ανεκτίμητες" στο σώμα της επιστολής.
Μορφή και στυλ
Χρησιμοποιώντας επιστολόχαρτα και μια μορφή επιστολών επιχειρήσεων, διαιρέστε το γράμμα σε τρία τμήματα: μια εισαγωγή, ένα σώμα και μια σύντομη παράγραφο κλεισίματος. Χρησιμοποιήστε μια γραμματοσειρά serif, όπως Garamond, Georgia ή Times New Roman, καθώς πολλοί άνθρωποι βρίσκουν γραμματοσειρές serif ευκολότερη στην ανάγνωση. Περιορίστε τη συνοδευτική σας επιστολή σε μία ή δύο σελίδες.
Το άνοιγμα
Ανοίξτε την συνοδευτική επιστολή με μια σύντομη, σχετική δήλωση ανοίγματος, όπως "Η πρόταση που σας υποσχεθήκαμε" ή "Μου άρεσε πολύ να μιλήσω μαζί σας για το έργο της πρότασής σας". Ακολουθήστε αυτό με μια παράγραφο στην οποία γνωρίζετε την πλήρη κατανόηση επαναλαμβάνοντας τη συγκεκριμένη απαιτήσεις που οδηγούν στο RFP. Ενημερώστε τον αναγνώστη εάν η πρόταση περιλαμβάνει τυχόν συνημμένα και αν το κάνει, επισημάνετε εν συντομία τα περιεχόμενα και ολοκληρώστε την εισαγωγή καθορίζοντας το χρονικό πλαίσιο που ισχύει η προσφορά τιμής.
Το σώμα
Συμπεριλάβετε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες, όπως το ιστορικό της επιχείρησής σας, τα προσόντα ή τις αναφορές που μπορεί να ζητήσει το RFP στο σώμα της επιστολής. Εστιάστε το υπόλοιπο της επιστολής στην αντιμετώπιση έως τεσσάρων βασικών αναγκών του πελάτη. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε κουκκίδες για να συνοψίσετε πώς το προϊόν ή η υπηρεσία σας θα ικανοποιήσει τις πιο σημαντικές ανάγκες του πελάτη. Στη συνέχεια, επεκτείνετε σε κάθε σφαίρα στις υπόλοιπες παραγράφους.
Το Κλείσιμο
Στην παράγραφο κλεισίματος, φροντίστε να δώσετε πλήρεις πληροφορίες για το σημείο επαφής, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, του τίτλου, της διεύθυνσης, του αριθμού τηλεφώνου, του αριθμού φαξ και της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Συμπεριλάβετε ένα "επόμενο βήμα" ή μια παρότρυνση για δράση, όπως "Θα επικοινωνήσω μαζί σας αργότερα αυτήν την εβδομάδα για να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που έχετε" ή "Θα σας καλέσω την επόμενη εβδομάδα για να συζητήσετε αυτή την πρόταση" το όνομά σας και τον τίτλο σας.
