Η ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης αρχείων για το εστιατόριο σας βοηθά στη διαχείριση των εργαζομένων και των επιχειρήσεων. Τα διπλά συστήματα αρχειοθέτησης είναι αποτελεσματικά, ιδιαίτερα εάν τα αρχεία αποθηκεύονται ηλεκτρονικά. Τα αρχεία μπορούν να αποθηκευτούν σε μια τοποθεσία που είναι εύκολο να βρεθεί, όπως ένα γραφείο αρχειοθέτησης γραφείων και μπορεί να διασφαλιστεί ευαίσθητο προσωπικό και οικονομικά αρχεία. Ένα φυσικό σύστημα αρχειοθέτησης πρέπει να επιλέγεται με βάση τον όγκο των πληροφοριών που κατατίθενται, ενώ ένα online σύστημα αρχειοθέτησης έχει περισσότερες επιλογές.
Επιλέξτε ένα σύστημα αρχειοθέτησης
Τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο διαδίκτυο μπορούν να χωριστούν σε εμπιστευτικές και ανοιχτές κατηγορίες. Ο κωδικός πρόσβασης προστατεύει ευαίσθητες πληροφορίες, όπως οικονομικά ή αρχεία υπαλλήλων. Τα αρχεία που πρέπει να έχουν πρόσβαση σε τακτά χρονικά διαστήματα από τους υπαλλήλους μπορούν να αποθηκευτούν σε έναν κοινόχρηστο φάκελο με συγκεκριμένους τίτλους, όπως πωλητές, προμηθευτές και συντήρηση. Τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε ένα ντουλάπι μπορούν να αλφαβητιστούν με θέμα ή για αρχεία μεγάλου όγκου, από θέμα με υποδιαίρεση ανά κατηγορία. Για παράδειγμα, ένα αρχείο προμηθευτή ενδέχεται να έχει μεμονωμένα αλφαβητικά αρχεία που προσδιορίζουν τα ονόματα των προμηθευτών ή τις εταιρείες τους.
Οικονομικά
Η ανάπτυξη ενός συστήματος αρχειοθέτησης που επιτρέπει την εύκολη πρόσβαση στις οικονομικές εκθέσεις είναι ουσιώδες για τις καθημερινές εργασίες, καθώς και για τις μηνιαίες, τριμηνιαίες και ετήσιες λογιστικές εκθέσεις και για την κατάρτιση και την κατάρτιση του οικονομικού έτους. Οι οικονομικές πληροφορίες θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ασφαλή τοποθεσία, όπως κλειδωμένο κουτί ή σε αρχείο υπολογιστή που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Τα έγγραφα περιλαμβάνουν πληρωτέους και εισπρακτέους λογαριασμούς, μισθοδοσία, δάνεια και πιστωτικές γραμμές, εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους και φορολογικά αρχεία και ημερήσιες αποδείξεις. Κατηγοριοποιήστε τα αρχεία σε χρονοδιαγράμματα έτσι ώστε αυτά που αναφέρετε τακτικά, όπως οι ημερήσιες εγγραφές πωλήσεων, να είναι εύκολα προσβάσιμα και αυτά που εξετάζετε περιοδικά, όπως τριμηνιαίες αναφορές, βρίσκονται στο πίσω μέρος του γραφείου.
Εργασία
Οργανώστε κενές και ολοκληρωμένες αιτήσεις απασχόλησης, υλικό προσανατολισμού και κατάρτισης, χρονοδιαγράμματα εργασίας και γραπτούς λογαριασμούς των εκθέσεων των εργαζομένων, καταγγελιών ή επιθέσεων. Το τελευταίο είναι χρήσιμο αν ένας υπάλληλος υποβάλει ένα παράπονο σε σχέση με τερματισμό, διάκριση ή παρενόχληση. Εάν τα αρχεία υπαλλήλων περιέχουν αρχεία υγείας και αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, κατηγοριοποιήστε τα αρχεία με αριθμητική σειρά και αποθηκεύστε το αριθμητικό κλειδί σε διαφορετική θέση.
Προμηθευτές
Διαχωρίστε τα αρχεία προμηθευτών σε κατηγορίες τροφίμων, ποτών, μπύρας, αλκοολούχων ποτών και εστιατορίων. Συμπεριλάβετε μεμονωμένα αρχεία για τους τρέχοντες προμηθευτές και τους μελλοντικούς προμηθευτές. Τα αρχεία πρέπει να περιλαμβάνουν αντίγραφα συμβάσεων, έντυπα παραγγελίας, αποδείξεις, δομές τιμολόγησης, χρονοδιαγράμματα παράδοσης, ονόματα επαφών και αριθμούς τηλεφώνου. Μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία προμηθευτών κοντά σε μια πόρτα παράδοσης ή στο γραφείο του διευθυντή για εύκολη αναφορά.
ΑΣΦΑΛΙΣΗ
Τα αρχεία ασφάλισης πρέπει να περιλαμβάνουν αντίγραφα των πολιτικών και το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του ασφαλιστικού πράκτορα που εκπροσωπεί κάθε πολιτική. Συμπεριλάβετε ένα γράφημα ανανέωσης για να υποδείξετε πότε πρέπει να αναθεωρηθούν οι πολιτικές. Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο ασφαλιστικών αρχείων εκτός χώρου σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Κατασκευή και συντήρηση
Εάν η εγκατάσταση εστιατορίου ανήκει ή ενοικιάζεται, διατηρεί αρχείο για αρχεία συντήρησης και επισκευής. Συμπεριλάβετε μια λίστα καθαρισμού, απομάκρυνσης απορριμμάτων, ανακύκλωσης, γενικής συντήρησης, υδραυλικών εγκαταστάσεων και ηλεκτρικών υπηρεσιών επισκευής. Αποθηκεύστε τις πληροφορίες για τη συντήρηση των βιντεοπαιχνιδιών, των juke boxes ή των μηχανημάτων αυτόματης πώλησης. Όπως τα αρχεία πωλητών, οι αριθμοί επικοινωνίας για την συντήρηση και την επείγουσα ανάγκη θα πρέπει να βρίσκονται σε ένα σημείο όπου οποιοσδήποτε υπάλληλος μπορεί να έχει γρήγορη πρόσβαση σε αυτά, όπως ένα περίπτερο οικοδεσπότη, ταμείο, πίσω από το μπαρ ή στην κουζίνα.
Υγεία και την ασφάλεια
Διατηρήστε ένα φάκελο που αφιερώνεται στην τεκμηρίωση για την υγεία και την ασφάλεια. Περιλαμβάνει ένα αντίγραφο των εκθέσεων και παραπομπών του τμήματος υγείας του εστιατορίου, γραπτές διατάξεις σχετικά με τα μέτρα υγειονομικής περίθαλψης των εργαζομένων, όπως πλύσιμο των χεριών, χρήση γαντιών και καλσόν και λεπτομερείς οδηγίες απολύμανσης εξοπλισμού. Επίσης περιλαμβάνει την τεκμηρίωση των διαδικασιών που σχετίζονται με το χειρισμό, την προετοιμασία και την αποθήκευση τροφίμων. Δημιουργήστε αντίγραφα των σχετικών κανόνων και κανονισμών και τοποθετήστε τα σε κατάλληλα σημεία όπου οι εργαζόμενοι είναι σίγουροι ότι θα τα δουν.
Τραυματισμός και περιστατικό
Δημιουργήστε ένα αρχείο για να συμπεριλάβετε αναφορές για τραυματισμούς εργαζομένων και πελατών. Έγγραφο μάρτυρες σε κάθε εκδήλωση και παροχή όσο το δυνατόν περισσότερων στοιχείων υποστήριξης, συμπεριλαμβανομένης της αιτίας της ζημίας, των μέτρων που ελήφθησαν μετά τον τραυματισμό και την έκβαση. Συμπεριλάβετε αντίγραφα των εκθέσεων αστυνομίας εάν οι αρχές καλούνται στο εστιατόριο για οποιονδήποτε λόγο.
