Η διαχείριση αρχείων είναι απαραίτητη προϋπόθεση για τις επιχειρήσεις, τις μη κερδοσκοπικές οργανώσεις, τις κυβερνητικές υπηρεσίες, τις κοινωνικές υπηρεσίες, το ιατρικό, το εμπόριο, τα οικονομικά, τα σχολεία, τα κολλέγια και τα πανεπιστήμια και όλους τους άλλους τύπους οντοτήτων που παράγουν πληροφορίες που πρέπει να τηρούνται για ορισμένο χρονικό διάστημα. Τα μεμονωμένα νοικοκυριά πρέπει επίσης να ασκούν καλή διαχείριση αρχείων. Η διαχείριση των αρχείων είναι επίσης μια συστηματική, οργανωμένη, προγραμματισμένη και ελεγχόμενη διαδικασία διαχείρισης ή παρακολούθησης του κύκλου ζωής των αρχείων. Ένα αρχείο μπορεί να είναι ένα υλικό χαρτιού ή μπορεί να είναι σε ψηφιακή ή ηλεκτρονική μορφή. Τα αρχεία μπορούν να φυλάσσονται σε οικονομικά, ιατρικά, ενημερωτικά, επίσημα έγγραφα, έγγραφα γραφείου, μισθοδοσία, κυβερνητικές φόρμες και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ εκατοντάδων άλλων τύπων αρχείων. Η διαχείριση αρχείων καλύπτει τις τρεις φάσεις του κύκλου ζωής των εγγραφών: Τη δημιουργία ή την παραλαβή ενός αρχείου. τη συντήρηση, την ασφαλή αποθήκευση, την ανάκτηση ή τη γενική χρήση ενός αρχείου. τη διάθεση ενός αρχείου.
Δημιουργία αρχείων
Η δημιουργία ή η λήψη αρχείων είναι αυτό που δημιουργεί τη ζήτηση για διαχείριση αρχείων. Είτε πρόκειται για αίτηση απασχόλησης, για τιμολόγιο είτε για έλεγχο ελέγχου απογραφής, μόλις δημιουργηθεί η εγγραφή, πρέπει να χρησιμοποιηθούν όλες οι άλλες λειτουργίες ή λειτουργίες διαχείρισης για το συγκεκριμένο αρχείο. Μία λειτουργία της διαδικασίας διαχείρισης αρχείων είναι να προσδιοριστεί η ροή του ρεκόρ μόλις δημιουργηθεί ή ληφθεί. Ποιος πρέπει να δει το ρεκόρ; Από πού πηγαίνει η εγγραφή αφού ο καθένας έχει δει ή έχει ενεργήσει πάνω στο αρχείο (όπως η καταγραφή μιας πληρωμής στο λογαριασμό); Ποιος είναι υπεύθυνος για την ασφαλή αποθήκευση του αρχείου; Όλα αυτά τα ζητήματα χρειάζονται καλές απαντήσεις.
Διατήρηση αρχείων
Η διατήρηση του αρχείου περιλαμβάνει την ανάπτυξη εργασιών αποθήκευσης του αρχείου. Ορισμένες θεωρήσεις πρέπει να πραγματοποιηθούν κατά την αποθήκευση αρχείων, συμπεριλαμβανομένης της διάθεσης του αρχείου για ανάκτηση από εκείνους που πρέπει να αναφέρουν τις πληροφορίες ή να έχουν πρόσβαση στην προσωπική φύση του αρχείου. Η άλλη πλευρά του διαθέσιμου ρεκόρ δείχνει ποιος δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο. Όταν το αρχείο είναι εκτός αποθήκευσης, είναι ζωτικής σημασίας για την καλή διαχείριση αρχείων να υπάρχει ένα σύστημα που να καθορίζει ποιος έχει το αρχείο, πού έχουν το αρχείο και πότε σκοπεύουν να επιστρέψουν το αρχείο. Η εξασφάλιση της σωστής επιστροφής του αρχείου είναι επίσης ένα σημαντικό μέρος του συστήματος διαχείρισης αρχείων. Η ασφαλής αποθήκευση των αρχείων μπορεί να περιλαμβάνει την αποθήκευση ψηφιακών αντιγράφων κάθε εγγραφής εκτός χώρου σε άλλο γραφείο ή σε θυρίδα ασφαλείας στην τράπεζα. Τα αρχεία πρέπει να φυλάσσονται σε στεγνή, δροσερή θέση για να αποφευχθεί ζημιά σε χαρτί ή σε ηλεκτρονικά αντίγραφα. Οι διαδικασίες αρχειοθέτησης αποτελούν μέρος της φάσης συντήρησης της διαχείρισης αρχείων. Ο καθορισμός του χρόνου εγγραφής ενός αρχείου είναι μέρος της διαχείρισης αρχείων. Επιλέγοντας τον τόπο όπου αρχειοθετούνται τα αρχεία και πόσο χρόνο αρχειοθετούνται τα αρχεία είναι επίσης μέρος αυτής της λειτουργίας. Ορισμένα αρχεία, όπως τα ιστορικά αρχεία, μπορούν να διατηρηθούν για τη ζωή και μερικές φορές πέρα από την εταιρεία. Για τις πόλεις, τα κράτη και τους δήμους, τα ιστορικά αρχεία ενδέχεται να πρέπει να αποθηκεύονται για αόριστο χρονικό διάστημα.
Απόρριψη εγγραφών
Η απόρριψη των αρχείων στο σωστό χρονικό πλαίσιο είναι κρίσιμη. Η απόρριψη των περισσότερων αρχείων πρέπει να ολοκληρωθεί με τεμαχισμό. Οι εκτιμήσεις για τη διάθεση περιλαμβάνουν τον καθορισμό του χρόνου αποθήκευσης της εγγραφής. Το χρονικό πλαίσιο για την τήρηση αρχείων εξαρτάται από τη φύση του αρχείου. Κάποια αποθήκευση αρχείων υπαγορεύεται από κυβερνητικούς κανονισμούς, όπως φορολογικά αρχεία, ορισμένα από τις τράπεζες για τη διαχείριση δανείων και κάποια από νομικές οδηγίες όπως τα έντυπα εγγραφής. Περιλαμβάνει επίσης τον προσδιορισμό του τρόπου διάθεσης των αρχείων, όπως με το τεμαχισμό μέσα στην εταιρεία ή τη μίσθωση μιας εξωτερικής εταιρείας για τεμαχισμό και την ανάπτυξη ενός συστήματος παρακολούθησης της διάθεσης μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο. Καταχώριση των καταλόγων ανά κατηγορία όπου διατίθενται, πώς διατέθηκαν και πού μπορεί να είναι ωφέλιμη για τη μακροπρόθεσμη διαχείριση αρχείων. Περαιτέρω, η εφαρμογή ενός μηχανισμού υπογραφής για την εξάλειψη των αρχείων μπορεί να βοηθήσει ώστε όλοι όσοι πρέπει να γνωρίζουν να γνωρίζουν πριν καταστραφούν οποιαδήποτε αρχεία.
Άλλα θέματα για τη διαχείριση αρχείων
Πολλές άλλες επιλογές για την προσαρμογή σε ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων περιλαμβάνουν την τεκμηρίωση και την επικοινωνία των πολιτικών και διαδικασιών που σχετίζονται με τη διαχείριση όλων των αρχείων, την ανάπτυξη και εφαρμογή μηχανισμών και διαδικασιών ελέγχου για κάθε φάση διαχείρισης αρχείων και τη διατήρηση των συστημάτων διαχείρισης αρχείων απλή και εύκολη στην επικοινωνία να καταφέρω.
Πόροι για τη διαχείριση αρχείων καταγραφής
Υπάρχουν εκατοντάδες διαθέσιμοι πόροι για να μάθουν αποτελεσματική διαχείριση αρχείων. Οι τεχνικές σχολές, τα κολέγια και τα πανεπιστήμια, η ηλεκτρονική κατάρτιση και τα βιβλία αναφοράς αφθονούν στο τοπικό βιβλιοπωλείο ή στο βιβλιοπωλείο κολλεγίων που μπορεί να βοηθήσει στην ανάπτυξη ενός αποτελεσματικού και νόμιμου συστήματος διαχείρισης αρχείων. Ελέγχετε πάντα με τοπικούς, κρατικούς και ομοσπονδιακούς κανονισμούς σχετικά με συγκεκριμένους κανόνες διαχείρισης αρχείων.
