Σε μια εποχή τεχνολογίας ημέρας, διαδικασίες απολύσεων, terabytes, gigabytes και αντίγραφα αντιγράφων πληροφοριών, η διαχείριση των αρχείων είναι μια εγκόσμια αλλά κρίσιμη πρακτική που όλοι οι οργανισμοί πρέπει να έχουν καρφώσει. Όλο και συχνότερα, η προσέγγιση για τη διατήρηση αρχείων δεδομένων γίνεται το ψωμί και το βούτυρο των καλών επιχειρηματικών αποφάσεων.
Ποια είναι η διαχείριση των εγγραφών
Η διαχείριση αρχείων περιλαμβάνει πολλούς τομείς συλλογής δεδομένων, αποθήκευσης και ενδεχομένως σωστής καταστροφής. Η επιστήμη χωρίζεται σε πολλές κατηγορίες: είσοδος και συλλογή, αποθήκευση, πλεονασμός και δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και μείωση. Η είσοδος και η συλλογή καθιερώνουν πρωτόκολλα για τους υπαλλήλους που ακολουθούν τον τρόπο δημιουργίας των δεδομένων και το σύστημα αρχειοθέτησης που πρέπει να ακολουθήσει για εύκολη ανάκτηση αργότερα. Διευκρινίζει επίσης τι πρέπει να τηρείται και τι δεν πρέπει. Η αποθήκευση μπορεί να περιλαμβάνει έντυπα και ηλεκτρονικά αρχεία και καθορίζει παραμέτρους σχετικά με τα μέσα αποθήκευσης που επιτρέπονται και τι δεν είναι (δηλαδή σκληρούς δίσκους έναντι φακέλων χαρτιού σε σχέση με δίκτυα ή μονάδες flash). Η εφεδρεία και η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας περιλαμβάνουν τη διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας σημαντικών πληροφοριών σε περίπτωση καταστροφής. Και τέλος η μείωση προσδιορίζει τις επιτρεπόμενες μεθόδους καταστροφής και εξάλειψης δεδομένων από τα επιχειρηματικά συστήματα.
Στατιστική βοήθεια στη λήψη αποφάσεων
Η διαχείριση αρχείων επιτρέπει την εύκολη συλλογή στατιστικών στοιχείων. Μεγάλο μέρος των επιχειρηματικών αποφάσεων βασίζεται στην ανάλυση τάσεων. Η ανάλυση τάσεων αναπτύσσεται και βασίζεται στην εύρεση προτύπων πληροφοριών και δεδομένων και στην εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με τη συμπεριφορά των εν λόγω μοντέλων. Όσο καλύτερη είναι η διαχείριση των πληροφοριών, τόσο καλύτερη είναι η ανάλυση των τάσεων και οι σχετικές επιχειρηματικές γνώσεις.
Αποφυγή απώλειας πληροφοριών
Ένα άλλο βασικό στοιχείο της διαχείρισης αρχείων εμποδίζει την απώλεια δεδομένων. Αυτό μπορεί να συμβεί πολύ εύκολα: αφαιρείται ένα αρχείο, καταστραφεί ο λανθασμένος φάκελος, ένας κακός υπάλληλος βγαίνει από το κτίριο με ευαίσθητα δεδομένα.
Η διαχείριση αρχείων διασφαλίζει ότι υπάρχουν προληπτικές διαδικασίες για την οργάνωση και την αρχειοθέτηση πληροφοριών με προστατευμένο τρόπο. Στη συνέχεια τίθενται σε λειτουργία οι απολύσεις, όπως τα συστήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και οι χώροι αποθήκευσης πολλαπλών αντιγράφων, οπότε αν καταστραφεί ένα σύστημα αρχείων, μπορεί να αντικατασταθεί γρήγορα από ένα πρόσφατο αντίγραφο. Τέλος, τα μέτρα ασφαλείας βοηθούν τα αρχεία καταγραφής με τα οποία μπορεί να διακινδυνεύσει η ευημερία και τα συμφέροντα μιας επιχείρησης.
Οργανωτικά οφέλη
Η διαχείριση των αρχείων βελτιώνει την απόδοση. Τα δεδομένα βρίσκονται ταχύτερα, ευκολότερα και η λήψη αποφάσεων βελτιώνεται με την άμεση ανάλυση και ανάκτηση πληροφοριών. Η βελτιωμένη τήρηση αρχείων μειώνει την απώλεια πόρων. Λιγότερο διάστημα χαρτιού και χώρου αποθήκευσης χρησιμοποιείται όταν ακολουθούνται κατάλληλα πρωτόκολλα. Η τυχαία καταστροφή και η μόνιμη απώλεια αποφεύγονται όταν η σωστή διαχείριση αρχείων εξασφαλίζει την ύπαρξη πρόσφατων αντιγράφων ασφαλείας. Η διαχείριση αρχείων διατηρεί επίσης ένα ίχνος χαρτιού για να βοηθήσει στην υπεράσπιση των ενεργειών της επιχείρησης κατά τη διάρκεια των διαφορών. Τέλος, η διαχείριση αρχείων συμβάλλει στη διατήρηση της καλής οργάνωσης όταν ασχολείται, ανταποκρίνεται και εξυπηρετεί πελάτες ή έργα. Διατηρώντας ένα οργανωμένο σύστημα συλλογής πληροφοριών, μπορούν να ανακτηθούν πολύτιμα δεδομένα και πληροφορίες, όταν χρειάζεται, ειδικά για έναν πελάτη ή ένα έργο.
Outsourcing ως επιλογή
Πολλές εταιρείες θέλουν να παραμείνουν αφοσιωμένες στις βασικές ειδικότητες τους και δεν θέλουν να ενοχλούνται τόσο από τη διατήρηση των συστημάτων δεδομένων. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μπορεί να είναι πολύ ωφέλιμο να χρησιμοποιήσετε έναν εταίρο ή έναν πωλητή για να διατηρήσετε και να σχεδιάσετε τη διαχείριση αρχείων έτσι ώστε η εταιρεία-πελάτης να μπορεί απλά να επικεντρωθεί στην κύρια δραστηριότητά τους. Η διοίκηση απλώς βράζει για να πληρώσει για μια υπηρεσία που εξασφαλίζει ότι οι αποθηκευμένες πληροφορίες συλλέγονται και διατηρούνται καθώς ο πελάτης τις χρειάζεται για τη λήψη αποφάσεων. Πολλές μεγαλύτερες εταιρείες έχουν κινηθεί προς αυτή την κατεύθυνση για να είναι πιο αποτελεσματικές, μερικές φορές να αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες μόνο υπηρεσίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και άλλοι να μετατρέπουν ολόκληρα συστήματα αρχείων σε πωλητές για καλύτερη διαχείριση.
