Ως εργοδότης, πρέπει να γνωρίζετε τους κρατικούς και ομοσπονδιακούς νόμους που ορίζουν το είδος των πληροφοριών που πρέπει να διατηρούνται σε αρχεία προσωπικού. Ορισμένα από τα απαιτούμενα έγγραφα προσωπικού περιλαμβάνουν προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας για τον εργαζόμενο, κατάσταση εργασίας, πληροφορίες μισθοδοσίας και πληροφορίες απόδοσης.
Πληροφορίες για την απασχόληση
Οι πληροφορίες απασχόλησης σε ένα φάκελο προσωπικού έρχονται συνήθως με τη μορφή της αίτησης απασχόλησης ή της νέας γραφειοκρατικής μίσθωσης. Ο φάκελος μπορεί επίσης να περιλαμβάνει ένα αντίγραφο της επιστολής προσφοράς εργασίας που αποστέλλεται στον εργαζόμενο και μια υπογεγραμμένη απόδειξη από τον υπάλληλο που αναγνωρίζει ότι έλαβε αντίγραφο του εγχειριδίου των εργαζομένων της εταιρείας. Ενώ το αρχείο προσωπικού για έναν εργαζόμενο πρέπει να περιλαμβάνει ημερομηνία γέννησης για τους σκοπούς των παροχών, είναι παράνομο να λαμβάνεται αυτή η πληροφορία που πρέπει να χρησιμοποιείται για να καθοριστεί αν θα προσληφθεί ή όχι το άτομο.
Εργασιακή κατάσταση
Η κατάσταση εργασίας είναι η νομική τεκμηρίωση που αποδεικνύει ότι ο εργαζόμενος είναι σε θέση να εργαστεί στις Ηνωμένες Πολιτείες. Ως απόδειξη της κατάστασης εργασίας, το αρχείο προσωπικού των εργαζομένων πρέπει να περιλαμβάνει αντίγραφο της κάρτας κοινωνικής ασφάλισης του εργαζομένου. Εάν ο εργαζόμενος δεν είναι πολίτης των Ηνωμένων Πολιτειών, πρέπει να συμπεριληφθεί ένα συμπληρωμένο έντυπο I-9 (ο πολίτης εκτός των ΗΠΑ ισοδύναμος με το έντυπο W-4), αντίγραφο του διαβατηρίου του υπαλλήλου και αντίγραφο της θεώρησης εργασίας του εργαζομένου στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου.
Κατάσταση μισθοδοσίας
Ένα άλλο βασικό στοιχείο ενός αρχείου προσωπικού αφορά τη μισθοδοσία. Ένας εργοδότης πρέπει να διατηρεί ένα ενημερωμένο ομοσπονδιακό έντυπο φόρου W-4. Μαζί με το έντυπο W-4, ένα αρχείο προσωπικού μπορεί επίσης να περιέχει φύλλα εργασίας για τις περιόδους αμοιβής στις οποίες εργάζεται ο εργαζόμενος. Εάν ο εργαζόμενος έχει νομικά χρήματα από το μισθό του, η δικαστική απόφαση ή αντίγραφο της δήλωσης πρέπει επίσης να βρίσκεται στον φάκελο του προσωπικού.
Πληροφορίες απόδοσης
Οι αξιολογήσεις των επιδόσεων είναι ένα άλλο αναπόσπαστο μέρος του αρχείου προσωπικού προσωπικού. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν αντίγραφα των επαγγελματικών στόχων και των αξιολογήσεων απόδοσης του υπαλλήλου που έχουν συνταχθεί από τον επιβλέποντα ή διευθυντή του υπαλλήλου. Εάν είναι απαραίτητο, ο φάκελος προσωπικού περιέχει επίσης τυχόν επιπλήξεις ή προειδοποιήσεις που λαμβάνει ο εργαζόμενος κατά τη διάρκεια του χρόνου του στην εταιρεία.
Κρατικές Φορολογικές Πληροφορίες
Εάν το κράτος στο οποίο ασκείτε την επιχείρησή σας έχει κρατικούς φόρους, τότε πρέπει να διατηρήσετε ένα έντυπο W-4 για παρακράτηση φόρων. Παρόμοια με την ομοσπονδιακή φόρμα φόρου W-4, η κρατική φόρμα θα πρέπει να διατηρείται ενημερωμένη και να διατηρείται στο αρχείο προσωπικού των εργαζομένων ως εφεδρικό αρχείο για σωστές εκπτώσεις από το μισθό του υπαλλήλου και σε περίπτωση ελέγχου από το IRS ή το κρατική φορολογική υπηρεσία.
