Από τη στιγμή που ο εργοδότης έχει την πρώτη επαφή με έναν μελλοντικό υπάλληλο, κατά τη στιγμή της λήξης της απασχόλησης, είναι σημαντικό τα γραπτά αρχεία που σχετίζονται με τον εργαζόμενο να φυλάσσονται σε αρχείο προσωπικού υπαλλήλου υπό το όνομα κάθε υπαλλήλου. Αυτοί οι φάκελοι απασχόλησης, αν διατηρηθούν σωστά, μπορούν ενδεχομένως να χρησιμεύσουν για την προστασία του εργοδότη από μελλοντική ευθύνη για τις παραβιάσεις της απασχόλησης και του εργατικού δικαίου, όπως η παράνομη τερματισμός ή η διάκριση στην απασχόληση.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Κλείδωμα αρχειοθηκών αρχείων ή ασφαλές δωμάτιο με περιορισμένη πρόσβαση
-
Φάκελοι αρχείων
Κατανοήστε τους λόγους για τους οποίους πρέπει να φυλάξετε τα αρχεία προσωπικού του προσωπικού. Αυτό είναι το αρχείο της εταιρείας και του υπαλλήλου για το τι συνέβη στον εργασιακό χώρο. Τα αρχεία που φυλάσσονται στον φάκελο προσωπικού μπορούν να βοηθήσουν στην προστασία του εργοδότη σε μελλοντικές νομικές διαδικασίες και να βοηθήσουν στην εκκαθάριση των παρεξηγήσεων που μπορεί να προκύψουν σε θέματα πολιτικής, αμοιβών και παροχών, καθηκόντων και ευθυνών, πειθαρχικών ή διορθωτικών ενεργειών και παραπόνων.
Έτσι τι πρέπει να πάει σε ένα αρχείο προσωπικού των εργαζομένων; Τα ακόλουθα έγγραφα και αρχεία θα πρέπει να τηρούνται από επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού ή διαχειριστές, σε κάθε υπάλληλο. Περιγραφή εργασίας Αίτηση εργασίας Προσφορά εργασίας IRS μορφή W-4 Παραλαβή για το εγχειρίδιο των εργαζομένων (Συχνά μια καλή ιδέα να φυλάσσεται ένα αντίγραφο του ίδιου του εγχειριδίου, ειδικά όταν υπόκειται σε αλλαγή από καιρού εις καιρό. Έτσι ο καθένας ξέρει τι οι όροι του εγχειριδίου που υπέγραψε ο εργαζόμενος ήταν.) Οποιεσδήποτε αξιολογήσεις απόδοσης δίνονται Έντυπα υπογραφής παροχών για εργαζόμενους Βραβεία Παραλήφθηκαν παράπονα και φιλοφρονήσεις για τον υπάλληλο Πειθαρχικές ενέργειες ή προειδοποιήσεις * Αρχεία συμμετοχής Συνιστάται κάθε διαφορετικός τύπος εγγραφής να έχει τη δική του καρτέλα.
Τα ιατρικά αρχεία και τα έντυπα μετανάστευσης πρέπει να φυλάσσονται σε χωριστά αρχεία. Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να λάβετε αποφάσεις απασχόλησης βάσει του καθεστώτος μετανάστευσης ενός ατόμου, υποθέτοντας ότι έχουν δικαίωμα να εργαστούν στις Η.Π.Α. και ότι η ομοσπονδιακή κυβέρνηση έχει το δικαίωμα να αναθεωρήσει το I-9, ίσως είναι καλύτερα να το κρατήσετε ξεχωριστό. Επίσης, όσον αφορά τα ιατρικά αρχεία, ο Νόμος για τους Αμερικανούς με Αναπηρίες (ADA) περιέχει πολύ αυστηρούς κανόνες όσον αφορά την προστασία της ιδιωτικής ζωής και την πρόσβαση σε ιατρικές εγγραφές μετά την προσφορά, επομένως είναι απαραίτητο να φυλάσσονται σε χωριστό φάκελο και αρχειοφυλάκιο με περιορισμένο πρόσβαση. Η ADA περιορίζει τη γνωστοποίηση πληροφοριών σε αυτά τα αρχεία στους επιβλέποντες, στο βαθμό που ο εργαζόμενος έχει τους απαραίτητους περιορισμούς στα καθήκοντά του ή έχει ανάγκη διαμονής. πρώτων βοηθειών σε περίπτωση επείγουσας ιατρικής περίθαλψης. και οι κυβερνητικοί και ασφαλιστικοί υπάλληλοι υπό περιορισμένες συνθήκες.
Είναι σημαντικό οι λανθασμένες πληροφορίες στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου να διορθώνονται αμέσως μετά από ειδοποίηση από την εταιρεία ότι οι πληροφορίες είναι εσφαλμένες.
Τα αρχεία προσωπικού προσωπικού πρέπει να κλειδώνονται και να είναι διαθέσιμα μόνο σε άτομα που έχουν νόμιμη επιχειρηματική ανάγκη να έχουν πρόσβαση στο αρχείο. Ο διαχειριστής ή ο προϊστάμενος πρώτης γραμμής μπορεί να χρειαστεί πρόσβαση για να λάβει αποφάσεις σχετικά με προαγωγές και πειθαρχικές ενέργειες. Εάν κάποιος χωρίς νόμιμη επιχείρηση χρειάζεται να έχει πρόσβαση στο αρχείο, θέλει να το δει, χρειάζονται έγκυρη κλήτευση. Διαφορετικά, τα δικαιώματα ιδιωτικού απορρήτου του υπαλλήλου ενδέχεται να παραβιαστούν.
Σε γενικές γραμμές, ο νόμος δεν απαιτεί από εσάς να αποκαλύψετε σε έναν υπάλληλο τι είναι στο αρχείο προσωπικού του προσωπικού του χωρίς την κατάλληλη αίτηση του υπαλλήλου. Είναι πιθανώς μια καλύτερη επιχειρηματική πρακτική, ωστόσο, να κρατήσουν οι εργαζόμενοι ενημερωμένοι για το τι είναι στο αρχείο τους. Με αυτόν τον τρόπο, δεν έχετε έναν περιθωριακό υπάλληλο που εκπλήσσεται όταν είναι πειθαρχημένος ή τερματισμένος. Οι εξαιρέσεις από τον παρόντα γενικό κανόνα είναι οι διατάξεις του νόμου περί δίκαιης αναφοράς πιστώσεων (Fair Credit Reporting Act, FCRA). Απαιτεί να ενημερώσετε τους υπαλλήλους ή τους δυνητικούς υπαλλήλους εάν κάνετε μια δυσμενή ενέργεια με βάση τα όσα περιέχονται στην πιστωτική έκθεσή τους.
Ξεχωριστά από το ζήτημα της ειδοποίησης προς τους υπαλλήλους του τι είναι στο αρχείο προσωπικού τους είναι το ζήτημα της πρόσβασης. Πολλά κράτη απαιτούν από τους εργοδότες να παρέχουν στους υπαλλήλους και στους πρώην υπαλλήλους πρόσβαση στο αρχείο προσωπικού προσωπικού τους. Είναι σημαντικό, ως επαγγελματίας του ανθρώπινου δυναμικού ή ιδιοκτήτης επιχείρησης, να εξοικειωθείτε με τον νόμο του κράτους σας από αυτή την άποψη. Ωστόσο, ως γενικός κανόνας, η πρόσβαση του υπαλλήλου πρέπει να είναι λογική και να υπόκειται σε ένα μέλος της διοίκησης που είναι παρόν για να εξασφαλίσει ότι δεν θα ληφθούν ή θα αλλάξουν τίποτα. Ορισμένοι νόμοι κράτους επιτρέπουν στον υπάλληλο να έχει αντίγραφα, αν το κάνουν, έχει κάποιον από την εταιρεία να κάνει το αντίγραφο. Συχνά θα υπάρχουν όρια για το τι μπορεί να δει ο υπάλληλος στο αρχείο του προσωπικού. Εάν υπάρχουν ευαίσθητα στοιχεία όπως επιστολές αναφοράς, ποινικές έρευνες και άλλες πληροφορίες που ενδέχεται να παραβιάζουν τα δικαιώματα ιδιωτικού απορρήτου κάποιου άλλου, μπορεί να τους απαγορευτεί η πρόσβαση σε αυτά. Είναι καλή ιδέα εδώ να κρατήσετε αυτά τα στοιχεία κάτω από μια ξεχωριστή καρτέλα στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου. Ορισμένοι νόμοι κράτους μπορούν να επιτρέψουν στον εργαζόμενο να υποβάλει αντιρρήσεις σε πειθαρχικές ενέργειες ή αξιολογήσεις.
Συμβουλές
-
Κρατήστε ένα αντίγραφο του κρατικού νόμου, εάν υπάρχει κάποιος στο κράτος σας, σχετικά με την πρόσβαση στα αρχεία προσωπικού του προσωπικού που αποστέλλονται ή είναι χρήσιμα, στην περιοχή όπου φυλάσσονται αυτά τα αρχεία. Αυτό θα αποφύγει τυχόν διαμάχες μεταξύ της διοίκησης και του υπαλλήλου σχετικά με το τι είναι και δεν είναι επιτρεπτό.
Προειδοποίηση
Κάθε εργαζόμενος πρέπει να αντιμετωπίζεται το ίδιο όταν πρόκειται για συντήρηση και πρόσβαση στα αρχεία προσωπικού. Κάθε παρέκκλιση στην πράξη μπορεί να υποβάλει την εταιρεία σε διαφορές. Αν έχετε οποιεσδήποτε αμφιβολίες για το πώς να διατηρήσετε τα αρχεία προσωπικού προσωπικού σας, συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο.
