Ένα γενικό βιβλίο είναι το επίσημο βιβλίο της εταιρείας στο οποίο τηρούνται όλοι οι οικονομικοί λογαριασμοί. Οι συναλλαγές αυτές πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης λογιστικής περιόδου και χρησιμοποιούνται για την κατάρτιση των οικονομικών καταστάσεων της εταιρείας.
Αρχεία εισόδου και έγγραφα
Τα έγγραφα προέλευσης για τα γενικά μητρώα μπορούν να είναι έγγραφα χαρτιού ή ηλεκτρονικά αρχεία. Χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία ενός γενικού ημερολογίου και περιλαμβάνουν τα τιμολόγια, τιμολόγια, κάρτες χρόνου και παρόμοια έγγραφα. Ανεξάρτητα από τη μορφή, τα αρχεία είναι κρίσιμα για την προετοιμασία ενός γενικού ημερολογίου και πρέπει να τηρούνται. Οι ελεγκτές θα εξετάσουν προσεκτικά και τα δύο είδη εγγράφων για να διασφαλίσουν ότι το γενικό βιβλίο είναι ακριβές. Όλα τα έγγραφα περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεων, εσόδων και εξόδων περιλαμβάνονται σε γενικό μητρώο.
Έγγραφα περιουσιακών στοιχείων και αρχεία
Ένα περιουσιακό στοιχείο είναι κάτι πολύτιμο. Μπορεί είτε να είναι απτή, όπως μια μονάδα ή απογραφή, ή άυλη, όπως η υπεραξία. Τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία, όπως το απόθεμα, τα μετρητά και οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, είναι σημαντικοί για την καθημερινή λειτουργία της εταιρείας. Οι λογαριασμοί πωλήσεων, τραπεζικών λογαριασμών και εισπρακτέων λογαριασμών είναι έγγραφα που απαιτούνται για το γενικό βιβλίο.
Έγγραφα ευθύνης και αρχεία
Υποχρεώσεις είναι οι οικονομικές υποχρεώσεις της εταιρείας, οι οποίες είναι τα χρέη της. Οι βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις οφείλονται εντός της τρέχουσας χρήσης. Περιλαμβάνουν στοιχεία όπως οι μισθοί, οι πληρωτέοι λογαριασμοί και τα βοηθητικά προγράμματα. Μία μακροπρόθεσμη οφειλή είναι μια υποχρέωση που οφείλεται μέσα σε ένα χρόνο. Εάν μια εταιρεία αγοράζει ένα κτίριο το οποίο θα πληρώσει για 15 χρόνια, μόνο η πληρωμή του τρέχοντος έτους είναι μια τρέχουσα υποχρέωση. Το υπόλοιπο είναι μακροπρόθεσμη υποχρέωση.
Έγγραφα εσόδων και αρχεία
Τα έγγραφα εσόδων αντιπροσωπεύουν τα κέρδη μιας εταιρείας. Ένας άλλος όρος για έσοδα είναι το εισόδημα. Εάν η πηγή εσόδων προέρχεται είτε από την εκτέλεση μιας υπηρεσίας είτε από την παροχή ενός αγαθού, περιλαμβάνεται στο γενικό βιβλίο. Αυτή η πηγή εσόδων θεωρείται λειτουργικά έσοδα. Εάν η πηγή εισοδήματος δεν ήταν η κύρια δραστηριότητα της εταιρείας, όπως η απόκτηση τόκων σε τραπεζικό λογαριασμό, θεωρείται μη λειτουργικά έσοδα. Όποια και αν είναι η πηγή, τα έσοδα μπορεί να είναι είτε μετρητά είτε δεδουλευμένα.
Έγγραφα εξόδων και αρχεία
Τα έξοδα είναι το κόστος της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Τα έξοδα αντισταθμίζονται με τα έσοδα μιας εταιρείας. Εάν το κόστος συνδέεται με την κύρια επιχείρηση της επιχείρησης, πρόκειται για λειτουργικό κόστος. Εάν δεν σχετίζεται με την κύρια δραστηριότητα, πρόκειται για μη επιχειρησιακή δαπάνη. Όπως και στα έσοδα, ένα έξοδο μπορεί να είναι είτε ταμειακή δαπάνη είτε δεδουλευμένη.
