Η διαχείριση του χρόνου σας είναι εξίσου σημαντική με την πλήρη ολοκλήρωση των εργασιών. Με τη δημιουργία ενός ημερήσιου χρονοδιαγράμματος διαχείρισης χρόνου, θα είστε σε θέση να παραμείνετε οργανωμένοι, να κάνετε ό, τι χρειάζεται να κάνετε και να μειώσετε το άγχος χωρίς να θυσιάζετε την ποιότητα. Είτε διαχειρίζεστε άλλους, χειρίζεστε μεγάλα ποσά χαρτιών ή παρακολουθείτε πολλαπλές συναντήσεις και εκδηλώσεις κάθε μέρα, γνωρίζοντας πού πρέπει να είστε και τι είναι αναμενόμενο από εσάς είναι σημαντικό. Η διαχείριση του χρόνου σας θα σας δώσει μεγαλύτερο έλεγχο της παραγωγής σας και θα σας κάνει πιο υπεύθυνο και ασφαλή στη δουλειά σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Microsoft Excel
-
Το Microsoft Outlook
Ανοίξτε ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Excel. Ετικέτα στήλες με τις ημέρες της εβδομάδας και τις σειρές με κάθε ώρα κατά τη διάρκεια της εργασίας. Μπορείτε να αναπτύξετε στήλες και σειρές κάνοντας κλικ στις γραμμές διαχωρισμού και σύροντάς τις χρησιμοποιώντας το ποντίκι σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Outlook για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα διαχείρισης του χρόνου. Το Microsoft Outlook περιλαμβάνει προπληρωμένες στήλες και σειρές για να διευκολύνουν την εισαγωγή των πληροφοριών.
Δημιουργήστε μια λίστα με τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Αυτός ο κατάλογος περιλαμβάνει συναντήσεις, ορόσημα έργου ή προθεσμίες, ευκαιρίες δικτύου, επιστροφή τηλεφωνικών κλήσεων, συμπλήρωση γραφειοκρατίας ή άλλες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν.
Αναθέστε εργασίες στην κατάλληλη ημέρα και ώρα στο φύλλο εργασίας του Excel. Οι εργασίες κώδικα χρωμάτων, εάν είναι απαραίτητο, κάνοντας κλικ στο πλαίσιο που θέλετε να επισημάνετε και κάνοντας κλικ στο εικονίδιο χρώματος κουτιού στο πάνω μέρος του φύλλου εργασίας. Επιλέξτε από μια ποικιλία χρωμάτων.
Αφήστε χρόνο όλη την ημέρα για εργασίες που καταλήγουν να διαρκούν περισσότερο από το αναμενόμενο. Για παράδειγμα, αν έχετε μια συνάντηση από τις 10:30 έως τις 11:00, αποκλείστε μια ώρα συνάντησης για τις 10:30 π.μ. έως τις 11:30 π.μ. Αφήστε τουλάχιστον 15 λεπτά μεταξύ εργασιών για απρόβλεπτες εργασίες ή σύντομα διαλείμματα.
Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα κάθε εβδομάδα και ακολουθήστε το. Με την πάροδο του χρόνου, θα βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου σας και το χειρισμό απροσδόκητων ζητημάτων που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.
Συμβουλές
-
Η δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος διαχείρισης χρόνου όχι μόνο θα αυξήσει την παραγωγικότητά σας, θα μειώσει επίσης το άγχος και θα σας επιτρέψει να απολαμβάνετε περισσότερες πτυχές της δουλειάς σας.
Προειδοποίηση
Μην προσπαθήσετε να υπερκεράσετε την ημέρα σας. Προσπαθώντας να ολοκληρώσετε πάρα πολύ κατά τη διάρκεια της ημέρας θα σας κάνει να πέσετε πίσω. Κατά τη δημιουργία του χρονοδιαγράμματος διαχείρισης του χρόνου σας, αφήστε αρκετό χρόνο για μεσημεριανό γεύμα, για να φτάσετε σε και από συναντήσεις ή εκδηλώσεις και αφήστε αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσετε τις εργασίες με ακρίβεια για να εξασφαλίσετε υψηλή ποιότητα εργασίας.
