Μια διαδικασία είναι σαν μια συνταγή - ένα σύνολο οδηγιών που δηλώνει σαφώς ποιος κάνει κάτι, πότε πρέπει να γίνει, πώς έχει γίνει και ποιο θα ήταν το αποτέλεσμα. Κατάλογος κάθε βήμα με τη σειρά που πρέπει να ολοκληρωθεί. Συγκεντρώστε πολλαπλές διαδικασίες σε ένα εγχειρίδιο που οργανώνεται από την περιγραφή εργασίας, το τμήμα, τη λειτουργία ή οποιαδήποτε εντολή κάνει τις πληροφορίες πιο προσιτές στους χρήστες του εγχειριδίου. Μη συγχέετε τις πολιτικές με τις διαδικασίες. Οι πολιτικές είναι κανόνες ή δηλώσεις θέσης. διαδικασίες είναι εκείνες που οι άνθρωποι ακολουθούν για να εφαρμόσουν πολιτικές.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπάρχουσα τεκμηρίωση που μπορεί να είναι υλικό των πόρων
-
Αντικείμενο εμπειρογνώμονες που ξέρουν πώς να εκτελέσουν τις διαδικασίες
Αποφασίστε ποιες διαδικασίες θα τεκμηριώσετε. Δύο μέθοδοι για την επιλογή του περιεχομένου του εγχειριδίου σας είναι να εξετάσετε τους πιθανούς χειρονακτικούς χρήστες για να μάθετε ποια καθήκοντα χρειάζονται διευκρινίσεις ή περισσότερες πληροφορίες ή μπορείτε να προτιμήσετε να δημιουργήσετε μια λίστα επιχειρησιακών προβλημάτων που θα μπορούσατε να επιλύσετε με σαφώς καθορισμένες διαδικασίες.
Συγκεντρώστε πληροφορίες. Ένα άτομο που κάνει ήδη την εργασία είναι ο καλύτερος πόρος σας, εκτός αν δημιουργείτε διαδικασίες από το μηδέν. Παρακολουθήστε το άτομο να εκτελέσει την εργασία και να σημειώσει ή να ζητήσει από το άτομο να γράψει για σας όλα τα βήματα που εμπλέκονται στην εργασία, καθώς και τυχόν συμβουλές ή προειδοποιήσεις που αντλήθηκαν από την εμπειρία.
Καθορίστε τη διάταξη του εγχειριδίου σας. Μια μορφή δύο στηλών κάνει τις διαδικασίες σαφείς και ευανάγνωστες. Τίτλος κάθε σελίδας με το όνομα της διαδικασίας και τοποθετήστε κάτω από τον τίτλο μια λίστα ή μια παράγραφο με τα γεγονότα που δεν εμπίπτουν σε ένα βήμα, όπως πόσο συχνά εκτελείται η διαδικασία και συμβουλές ή προειδοποιήσεις. Η διαδικασία πρέπει να ακολουθήσει μετά από αυτό σε έναν πίνακα δύο στηλών.
Γράψτε ένα τραχύ σχέδιο. Στην αριστερή στήλη, καταχωρίστε τον υπεύθυνο για τη διαδικασία. Στη δεξιά στήλη, καταγράψτε τα βήματα που εκτελεί το άτομο. Εάν η διαδικασία περιλαμβάνει πολλούς ανθρώπους, θα πρέπει όλοι να είναι σε θέση να δουν με σαφήνεια πού εντάσσονται στη διαδικασία και τι πρέπει να κάνουν.
Ελέγξτε τις διαδικασίες. Πάρτε κάποιον που δεν είναι εξοικειωμένος με τις διαδικασίες για να τις ακολουθήσετε από το σχέδιο. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε κάποιον άπειρο, οπότε το άτομο δεν θα λάβει συνήθη συντομεύσεις ή γυαλάδα πάνω από ασαφή σημεία που ένας άλλος αναγνώστης δεν θα καταλάβαινε.
Αναθεωρήστε το σχέδιο. Διευκρινίστε, προσθέστε, διαγράψτε και αναδιατάξτε τα βήματα μέχρι να ακολουθήσουν οι διαδικασίες όποιος διαβάζει το εγχειρίδιο.
Δημοσιεύστε το εγχειρίδιο. Συμπεριλάβετε έναν πίνακα περιεχομένων, ώστε οι αναγνώστες να εντοπίζουν γρήγορα τις διαδικασίες. Προσθέστε ένα γλωσσάριο που ορίζει οποιαδήποτε ορολογία που είναι ασυνήθιστη ή συγκεκριμένη για τον κλάδο σας.
Συμβουλές
-
Μην χρησιμοποιείτε κομψή παραλλαγή λέξεων για να ζωντανέψετε τη γραφή. Ένα "γραφικό στοιχείο" είναι ένα γραφικό στοιχείο κάθε φορά, όχι ένα "στοιχείο" ή μια "συσκευή". Περιγράφοντας τα πράγματα με συνέπεια μπορεί να είναι επαναλαμβανόμενα, αλλά βελτιώνει τη σαφήνεια για τους αναγνώστες.
