Οι περισσότερες εταιρείες προετοιμάζουν ένα ετήσιο επιχειρηματικό σχέδιο που περιλαμβάνει μια οικονομική πρόβλεψη, που ονομάζεται επίσης προϋπολογισμός εταιρείας. Το σχέδιο ή ο προϋπολογισμός είναι ένα εργαλείο διαχείρισης που παρέχει στρατηγική καθοδήγηση για την εταιρεία. Δείχνει τι μέτρα απαιτούνται για την εφαρμογή των στρατηγικών που έχουν επιλεγεί - και πόσο αυτά τα βήματα ή οι δράσεις θα κοστίζουν - και προβλέπει τα έσοδα και το κέρδος που αναμένεται να προκύψουν από την εφαρμογή τους. Όταν τα πραγματικά οικονομικά αποτελέσματα γίνουν διαθέσιμα, συνήθως στο τέλος κάθε μήνα, τα αποτελέσματα αυτά συγκρίνονται με τα ποσά που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό στις εκθέσεις σύγκρισης του προϋπολογισμού.
Παρασκευή
Τα πραγματικά οικονομικά αποτελέσματα καταρτίζονται από τη λογιστική υπηρεσία μιας εταιρείας. Οι προϋπολογισμοί μπορούν επίσης να καταρτιστούν με τη λογιστική, ή μπορεί να υπάρχει ένα εξειδικευμένο τμήμα οικονομικού σχεδιασμού και ανάλυσης που να είναι αρμόδιο για την προετοιμασία του προϋπολογισμού. Οι προϋπολογισμοί έχουν σχεδιαστεί ώστε να έχουν την ίδια μορφή με τις μηνιαίες λογιστικές καταστάσεις, επομένως οι συγκρίσεις των πραγματικών αποτελεσμάτων με τον προϋπολογισμό είναι ευκολότερες. Αυτά τα συστήματα είναι συνήθως αυτοματοποιημένα, έτσι ώστε μόλις εισάγονται τα στοιχεία του προϋπολογισμού, οι αναφορές σύγκρισης δημιουργούνται αυτόματα μόλις οι διαθέσιμες λογιστικές πληροφορίες γίνουν διαθέσιμες.
αξία
Οι αποκλίσεις μεταξύ προϋπολογισμού και πραγματικών αριθμών αποκαλύπτουν σημαντικές πληροφορίες στη διοίκηση της εταιρείας σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο εκτελείται η επιχείρηση. Στην ιδανική περίπτωση, ο προϋπολογισμός προετοιμάστηκε προσεκτικά, ώστε να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερη η πρόβλεψη του τι θα μπορέσει να επιτύχει η εταιρεία κατά το προσεχές έτος. Όταν οι εκθέσεις σύγκρισης του προϋπολογισμού παρουσιάζουν σημαντικές διακυμάνσεις, σημαίνει ότι είτε οι παραδοχές που χρησιμοποιήθηκαν για την προετοιμασία του προϋπολογισμού ήταν λάθος είτε το επιχειρηματικό περιβάλλον άλλαξε από αυτό που αναμενόταν. Οι αναφορές σύγκρισης προϋπολογισμού επιτρέπουν στην ομάδα διαχείρισης να εντοπίζει γρήγορα τα προβλήματα που προκύπτουν.
Ανάλυση και ερμηνεία
Στις μεγάλες εταιρείες με πολλά τμήματα και πολλαπλά τμήματα, ο όγκος των λογιστικών καταστάσεων που παράγονται μπορεί να είναι τεράστιος, πράγμα που σημαίνει ότι ο όγκος των εκθέσεων σύγκρισης του προϋπολογισμού είναι επίσης μεγάλος. Το λογιστικό ή χρηματοοικονομικό προσωπικό λαμβάνει αυτά τα δεδομένα και προετοιμάζει συνοπτικές εκθέσεις για την αναθεώρηση της ανώτερης διοίκησης. Αυτές οι αναφορές, που προετοιμάζονται κάθε μήνα, περιλαμβάνουν μια αφηγηματική συζήτηση των αποτελεσμάτων και ανάλυση των λόγων για τις πιο σημαντικές διακυμάνσεις. Η έκθεση περιλαμβάνει γραφήματα και γραφήματα για να απεικονίσει τις βασικές τάσεις που πρέπει να αναθεωρήσει και να συζητήσει η ανώτατη διοίκηση. Σε περίπτωση που οι δαπάνες είναι υψηλότερες από τον προϋπολογισμό, οι αναλυτές που είναι υπεύθυνοι για την προετοιμασία των εκθέσεων σύγκρισης του προϋπολογισμού πολλές φορές πρέπει να επιστρέψουν στις καταχωρίσεις του λογιστικού περιοδικού για εκείνη την περίοδο για να αποκαλύψουν τους συγκεκριμένους λόγους για τις διακυμάνσεις. Η ανάλυση των διακυμάνσεων των εσόδων περιλαμβάνει τον προσδιορισμό του κατά πόσον οι πωλήσεις μονάδων ήταν χαμηλότερες από τον προϋπολογισμό ή η μέση τιμή που αποκτήθηκε ανά μονάδα ήταν μικρότερη από την αναμενόμενη.
Διορθωτικά μέτρα
Μετά την εξέταση των εκθέσεων σύγκρισης του προϋπολογισμού, τα ανώτερα διοικητικά στελέχη πρέπει να καθορίσουν εάν οι διακυμάνσεις είναι αρκετά σημαντικές ώστε να δικαιολογούν τη λήψη διορθωτικών μέτρων. Ένα ζήτημα είναι εάν οι διακυμάνσεις ήταν εκδηλώσεις ασυνήθιστες για ένα χρόνο ή μέρος ενός επαναλαμβανόμενου σχεδίου. Εάν οι πωλήσεις για ένα προϊόν πέσουν κάτω από τον προϋπολογισμό για αρκετούς μήνες, μπορεί να γίνει μια αλλαγή στη στρατηγική μάρκετινγκ για να επανέλθουμε στις πωλήσεις. Εναλλακτικά, η έλλειψη εσόδων μπορεί να οφείλεται σε παράγοντες πέρα από την ικανότητα ελέγχου της εταιρείας, όπως μια γενική οικονομική ύφεση. Η απάντηση στην περίπτωση αυτή θα μπορούσε να είναι η περικοπή των δαπανών που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό για να μειωθεί το χάσμα μεταξύ προϋπολογισμού και πραγματικών αποτελεσμάτων στους ερχόμενους μήνες.Οι ανώτερες διευθυντικές διευθύνσεις είναι υψηλότερες από τις δαπάνες του προϋπολογισμού, με συνάντηση με τους διευθυντές των οποίων τα τμήματα ήταν υπεύθυνα για τις διακυμάνσεις και ρωτούσαν γιατί συνέβησαν.
