Οι αναφορές μεταβίβασης είναι ένα βασικό εργαλείο που χρησιμοποιείται από έναν εξερχόμενο υπάλληλο για την ενημέρωση μιας νέας μίσθωσης προηγούμενης εργασίας και τι πρέπει να συμβεί για να εξασφαλιστεί μια ομαλή μετάβαση των εργαζομένων. Αυτός ο τύπος αναφοράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί με διάφορους τρόπους. Θα μπορούσε να περιλαμβάνει πληροφορίες για μια απλή αλλαγή βάρδιας ή για έναν μόνιμο αντικαταστάτη υπάλληλο. Η έκθεση θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις βασικές πληροφορίες που θα πρέπει να γνωρίζει ο υπεύθυνος για εσάς, ώστε να διασφαλιστεί ότι δεν θα προκύψουν περιττά και απρόβλεπτα προβλήματα μετά την αναχώρησή σας.
Προετοιμασία Έκθεσης Μεταφοράς Εργαζομένων
Πριν ξεκινήσετε να κατασκευάζετε το σημείωμα υποβολής σας, κάντε μια λίστα με όλες τις πληροφορίες που θα πρέπει να γνωρίζει ο εισερχόμενος υπάλληλος. Εξετάστε τι κάνετε σε καθημερινή βάση, καθώς και πράγματα που κάνετε εβδομαδιαία, μηνιαία ή ετήσια. Συμπεριλάβετε πληροφορίες εκτός των βασικών σας ευθυνών και υποχρεώσεων, όπως σημαντικές επαφές, πρωτόκολλο, αλυσίδα εντολών, κωδικούς πρόσβασης, κλειδιά, σημαντικές ημερομηνίες, προγράμματα κατάρτισης και κάθε άλλη πληροφορία συγκεκριμένης εργασίας.
Σκεφτείτε τις προθεσμίες και τις προτεραιότητες
Όταν αισθάνεστε ότι η λίστα σας είναι πλήρης, ξεκινήστε να καταργείτε τη λίστα κατά προτεραιότητα, τη συχνότητα, τον τύπο πληροφοριών και την ακολουθία. Καταγράψτε τα τρέχοντα έργα, τις ημερομηνίες ή τις ώρες που ξεκίνησαν, πώς πρέπει να προχωρήσουν και την προβλεπόμενη ημερομηνία ή ώρα ολοκλήρωσης. Ο εισερχόμενος υπάλληλος πρέπει να γνωρίζει ποια καθήκοντα θα χρειαστεί να δώσει προτεραιότητα μετά την παράδοση.
Ξεκινήστε με βασικούς στόχους
Ξεκινήστε γράφοντας μια περίληψη των στόχων για τη θέση - τη δική σας και την εταιρεία - έτσι ώστε το αντικαταστάτη σας να γνωρίζει πού πρέπει να αρχίσει. Αυτό που ακολουθεί εξαρτάται από τον σκοπό της έκθεσης. Για μια αναφορά αλλαγής αλλαγής αλλαγής βάρδιας, για παράδειγμα, θα ξεκινήσετε με ό, τι ξεκίνησε για τη στροφή σας και πρέπει να ολοκληρωθεί από την επόμενη. Επίσης, σημειώστε τα ολοκληρωμένα καθήκοντα, οπότε η εισερχόμενη μετατόπιση δεν διπλασιάζει αυτό που κάνατε. Για έναν νέο μόνιμο υπάλληλο, γράψτε μια λίστα τόσο των βραχυπρόθεσμων όσο και των μακροπρόθεσμων έργων στα οποία εργάζεστε επί του παρόντος, καθώς και αξιοσημείωτα έργα που ολοκληρώσατε στο παρελθόν. Περιλάβετε όλες τις ημερομηνίες και τις προθεσμίες που πρέπει να γνωρίζει το νέο άτομο.
Προσθέστε συμβουλές και πόρους
Είναι επίσης χρήσιμο να συμπεριλάβετε συμβουλές για την επιτυχή ολοκλήρωση των εργασιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λεπτομερή κατάλογο της θέσης των εγγράφων και αντικειμένων που αφορούν την εργασία σας για την αντικατάστασή σας, εκτός από την περιγραφή των στοιχείων επικοινωνίας για άτομα που ενδιαφέρονται για την εργασία που σας ενδιαφέρει. Εάν είναι δυνατόν, συμπεριλάβετε τρόπους βελτίωσης της παραγωγικότητας και της απόδοσης της εργασίας. Αυτό θα δώσει στην αντικατάστασή σας τα εργαλεία για να συνεχίσετε αυτό που ξεκινήσατε χωρίς διακοπή της ροής της διαδικασίας και αυξάνει την πιθανότητα επιτυχούς έκβασης.
Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο
Για να απλοποιήσετε τη διαδικασία σύνταξης αναφοράς για την παράδοση των εργαζομένων, δημιουργήστε την αναφορά σας χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα υπολογιστή γραφείου. Χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον πρότυπο αναφοράς αναφοράς ή δημιουργήστε τη δική σας βάση με στοιχεία ειδικά για την εργασία - πληκτρολογώντας "πρότυπο αναφοράς παράδοσης" σε μια μηχανή αναζήτησης θα πρέπει να επιστρέψετε πολλά παραδείγματα. Και μην ξεχάσετε να διορθώσετε την αναφορά της παράδοσης πριν από την έξοδο από τη θέση σας για να διασφαλίσετε ότι όλες οι σχετικές πληροφορίες είναι διαθέσιμες στο νέο υπάλληλο.
