Ένας έλεγχος συμμόρφωσης είναι η ανασκόπηση των λειτουργιών της επιχείρησης για να καθοριστεί εάν μια εταιρεία πληροί συγκεκριμένες συμβατικές, κανονιστικές ή προκαθορισμένες απαιτήσεις. Οι έλεγχοι συμμόρφωσης μπορούν να αναθεωρήσουν τους υπαλλήλους ή τις υπηρεσίες της εταιρείας. Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν ελέγχους συμμόρφωσης για τη διεξαγωγή εσωτερικών αναθεωρήσεων που μετρούν πόσο καλά λειτουργεί κάθε τμήμα σύμφωνα με τις τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας. Οι συμβατικοί και κανονιστικοί έλεγχοι συμμόρφωσης εξετάζουν πόσο καλά μια εταιρεία ακολουθεί γραπτές συμφωνίες ή πληροί τις οδηγίες τρίτων. Κάθε έλεγχος συμμόρφωσης ακολουθεί ορισμένες καθολικές διαδικασίες.
Αρχική συνάντηση
Οι έλεγχοι συμμόρφωσης αρχίζουν όταν οι ελεγκτές συναντώνται με τη διοίκηση της εταιρείας. Οι εξωτερικοί ελεγκτές είναι συνήθως υπεύθυνοι για τη διενέργεια ελέγχων συμμόρφωσης. Οι ελεγκτές θα συζητήσουν με τη διοίκηση τον τύπο του ελέγχου συμμόρφωσης και ποιες λειτουργίες της επιχείρησης πρέπει να επανεξετάσουν. Το πεδίο του ελέγχου είναι ένα άλλο ζήτημα που πρέπει να συζητηθεί. Οι ελεγκτές και η διοίκηση της εταιρείας θα καθορίσουν το μέγεθος του δείγματος πληροφοριών ή τον αριθμό των λειτουργιών για έλεγχο. Κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης συζητούνται επίσης τυχόν κατάλληλα εγχειρίδια, συμβάσεις ή άλλα έγγραφα που πρέπει να αναθεωρηθούν κατά τη διάρκεια του ελέγχου συμμόρφωσης.
Ανασκόπηση προσωπικού
Οι ελεγκτές θα επανεξετάσουν τις επιδόσεις κάθε υπαλλήλου για να καθορίσουν το επίπεδο ατομικής συμμόρφωσης. Οι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι για την ολοκλήρωση επιχειρηματικών λειτουργιών σύμφωνα με τα πρότυπα της εταιρείας και συμβατικές ή κανονιστικές απαιτήσεις. Οι ελεγκτές μπορούν επίσης να επανεξετάσουν τη διαθεσιμότητα λειτουργικών διευθυντικών στελεχών που εποπτεύουν τους υπαλλήλους. Η έλλειψη εποπτείας μπορεί να υποδηλώνει ότι οι εργαζόμενοι έχουν ελεύθερη μέριμνα για την ολοκλήρωση των επιχειρηματικών λειτουργιών ανεξάρτητα από τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας ή συμβατικές υποχρεώσεις. Οι ελεγκτές θα κάνουν σημειώσεις σχετικά με την απόδοση των εργαζομένων, ιδίως τυχόν παραβιάσεις συμβατικών, κανονιστικών ή εταιρικών προτύπων.
Επισκόπηση Τμήματος
Οι μεμονωμένες ανασκοπήσεις τμήματος είναι μια άλλη διαδικασία για τους ελέγχους συμμόρφωσης. Οι ελεγκτές εξετάζουν συνήθως επιχειρησιακά ή οικονομικά έγγραφα από κάθε επιχειρηματικό τμήμα. Αυτές οι πληροφορίες παρέχουν στους ελεγκτές μια ποσοτική ανάλυση της απόδοσης του τμήματος. Ένας έλεγχος τμήματος είναι συνήθως όπου το μέγεθος του δείγματος πληροφοριών μπαίνει στο παιχνίδι. Οι ελεγκτές αναθεωρούν το συγκεκριμένο δείγμα πληροφοριών που συζητήθηκε στη συνεδρίαση της διοίκησης. Οι ελεγκτές εξασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες συμμορφώνονται και σύμφωνα με τα πρότυπα λειτουργίας ή τις συμβατικές συμφωνίες. Εάν υπάρχουν πάρα πολλές παραβιάσεις στο αρχικό δείγμα χαρτοφυλακίου του τμήματος, οι ελεγκτές συνήθως τραβούν ένα δεύτερο δείγμα πληροφοριών. Πρόσθετες παραβιάσεις ενδέχεται να έχουν ως αποτέλεσμα το τμήμα να μην συμμορφώνεται.
Τελική αναφορά
Οι ελεγκτές θα έχουν μια τελική συνάντηση με τη διοίκηση της εταιρείας κατά την ολοκλήρωση του ελέγχου συμμόρφωσης. Οι ελεγκτές θα συζητήσουν τα αποτελέσματα του ελέγχου και ποιες σημαντικές παραβιάσεις διαπιστώθηκαν. Η διοίκηση της εταιρείας μπορεί να αμφισβητήσει τα ευρήματα ή να παράσχει πρόσθετη εικόνα για την απόδοση του υπαλλήλου ή του τμήματος. Οι ελεγκτές θα εκδώσουν τελική έκθεση στο τέλος αυτής της συνάντησης. Η έκθεση θα περιγράφει τις παραβιάσεις που διαπιστώθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου και πόσο καλά η εταιρεία διατηρεί πρότυπα ή συμβατικές συμφωνίες. Οι εξωτερικοί οργανισμοί ή οι ρυθμιστικοί οργανισμοί ενδέχεται να απαιτούν αντίγραφο της επίσημης έκθεσης του ελεγκτή. Οι εκθέσεις των ελεγκτών μπορούν να δώσουν θετική ή αρνητική γνώμη σχετικά με τη συμμόρφωση της εταιρείας με συμβατικές συμφωνίες.
