Η συνοδευτική επιστολή για ένα δελτίο τύπου είναι ένα κρίσιμο εργαλείο κατά την προσέγγιση σε έναν συντάκτη. Μια συνοδευτική επιστολή για το δελτίο Τύπου σας επιτρέπει να προσαρμόσετε το βήμα σας σε μια συγκεκριμένη δημοσίευση και βοηθά το δελτίο Τύπου σας να ξεχωρίσει από τον τεράστιο αριθμό των δελτίων τύπου που μπορεί να λάβει ένας συντάκτης σε μια μέρα. Είτε στέλνετε το δελτίο τύπου μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ταχυδρομείου σαλιγκαριών, συμπεριλαμβανομένης μιας αποτελεσματικής συνοδευτικής επιστολής, θα πάρετε πολύ δρόμο για να αποκτήσετε αποτελεσματική τοποθέτηση για το δελτίο τύπου σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Όνομα επεξεργασίας και στοιχεία επικοινωνίας
-
δελτίο τύπου
Απευθυνθείτε στον συντάκτη με το όνομα και βεβαιωθείτε ότι έχετε στείλει το συνοδευτικό επιστολή του δελτίου τύπου στον συντάκτη της κατάλληλης έκδοσης. Για παράδειγμα, εάν το δελτίο Τύπου σας αφορά μια επερχόμενη συλλογή χρημάτων για μια τοπική φιλανθρωπική οργάνωση, απευθυνθείτε στο δελτίο Τύπου σας στον συντάκτη κοινότητας της έκδοσης.
Δώστε μια σύντομη περιγραφή του γεγονότος ή του λόγου για το δελτίο τύπου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει πληροφορίες που θα ήταν ισοπαλία, αλλά μην επαναλάβετε την λέξη της ανακοίνωσης Τύπου για λέξη στη συνοδευτική επιστολή.
Εξηγήστε γιατί η συγκεκριμένη δημοσίευση θα πρέπει να καλύπτει τα νέα σας. Δείξτε ότι έχετε κάνει την έρευνά σας σχετικά με τη δημοσίευση στην οποία γράφετε και γιατί αυτή η εκδήλωση θα παρουσιάζει ενδιαφέρον για τους αναγνώστες της.
Προσθέστε μια ενδιαφέρουσα γωνία για τη δημοσίευση σχετικά με το δελτίο τύπου σας. Ένας συντάκτης θέλει να προσφέρει στους αναγνώστες του μοναδικό περιεχόμενο, και όσο πιο εύκολο κάνετε τη δουλειά του, τόσο πιο πιθανό είναι να καλύψει το δελτίο τύπου σας. Μπορείτε να προσφέρετε να δημιουργήσετε συνεντεύξεις με σημαντικές πηγές, να δώσετε πρόσβαση σε αποκλειστικά γεγονότα ή να σκεφτείτε δημιουργικούς τρόπους για να καλύψετε την εκδήλωση.
Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και ενθαρρύνετε τον συντάκτη να σας δώσει συνέχεια. Περίπου μια εβδομάδα μετά την αποστολή του δελτίου τύπου και της συνοδευτικής επιστολής, επικοινωνήστε με τον συντάκτη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφωνήστε τον για να βεβαιωθείτε ότι έλαβε την επιστολή σας.
Συμβουλές
-
Ενώ στέλνετε τα δελτία τύπου είναι ένα παιχνίδι αριθμών, μερικές καλά διερευνημένες και καλά γραμμένες συνοδευτικές επιστολές μπορούν να είναι πιο αποτελεσματικές από την αποστολή 50 γενικών ανακοινώσεων τύπου.
Ελέγξτε ξανά όλες τις πληροφορίες ορθογραφίας, γραμματικής και επαφής. Τίποτα δεν είναι χειρότερο από το να εργάζεστε όλη την ημέρα για να στείλετε δελτία τύπου μόνο για να συνειδητοποιήσετε μετά από το γεγονός ότι ο αριθμός τηλεφώνου σας είναι λάθος.
Προειδοποίηση
Μην συμπεριλάβετε ψευδείς πληροφορίες στο δελτίο Τύπου σας ή στην συνοδευτική επιστολή για να λάβετε κάλυψη για την εκδήλωσή σας. Ένας καλός συντάκτης θα κάνει την έρευνά της και μια φθαρμένη φήμη μπορεί να καταστρέψει την καριέρα σας στις δημόσιες σχέσεις.
