Οι επιστολές επιχειρήσεων χρησιμοποιούνται για την επίσημη επικοινωνία σε επιχειρήσεις και οργανισμούς. Σε αντίθεση με την απλή αλληλογραφία που γράφτηκε σε στενούς γνωστούς και συγγενείς, οι επιχειρησιακές επιστολές αποσκοπούν να διαβιβάσουν πληροφορίες στον σύντροφο με σύνεση και επαγγελματισμό. Συνήθως, η επιχειρηματική αλληλογραφία περιλαμβάνει μια εισαγωγή, ένα σώμα και ένα συμπέρασμα. Οι διαφορές μεταξύ των μορφών των δύο γραμμάτων μπορούν επίσης να βρεθούν στο στίγμα, το μήκος, τον τόνο και το στυλ γραφής. Επιπλέον, τα επιχειρησιακά γράμματα απαιτούν συνήθως πρόσκληση για δράση ή απάντηση μετά την παραλαβή της επιστολής.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
-
Επιστολόχαρτο της εταιρείας
Ξεκινήστε με βασική εταιρική ή επίσημη επιστολόχαρτο. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση σας περιλαμβάνεται στην κορυφή, μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας και το λογότυπο της εταιρείας σας, αν υπάρχει.
Γράψε την ημερομηνία. Τοποθετήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη δύο γραμμές κάτω από την ημερομηνία, πάνω από το χαιρετισμό. Συμπεριλάβετε το όνομα, τον επίσημο τίτλο, το όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνση του γραφείου.
Πληκτρολογήστε τη χαιρετισμό δύο γραμμές κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη. Απευθυνθείτε στον παραλήπτη χρησιμοποιώντας το "Αγαπητέ", ακολουθούμενο από τον τίτλο και το επώνυμο του ατόμου. Θυμηθείτε να προσθέσετε ένα παχύ έντερο αντί για ένα κόμμα μετά το επώνυμο. Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί" ή "Αγαπητέ κύριε / κυρία" εάν δεν γνωρίζετε το όνομα ή το φύλο του παραλήπτη.
Ξεκινήστε την εισαγωγική παράγραφο μετά την παραλαβή. Συζητήστε για το λόγο που γράφετε την επιχειρηματική επιστολή και τι θα θέλατε να ζητήσετε από τον παραλήπτη. Δηλώστε τη θέση σας εάν παρουσιάσετε ένα επιχείρημα. Συμβάντα αναφοράς, συναντήσεις ή άτομα που είναι εξοικειωμένα ή σχετικά με τον αναγνώστη.
Επεξεργαστείτε για το σκοπό ή το κύριο θέμα της επιστολής σας στο σώμα. Παρέχετε παραδείγματα που υποστηρίζουν το επιχείρημα, το αίτημά σας ή την πρότασή σας. Δώστε λεπτομέρειες σχετικά με τα χαρακτηριστικά του προϊόντος και τα οφέλη, καθώς και τις μαρτυρίες πελατών εάν πωλούν σε έναν πελάτη ή προοπτική.
Ακολουθήστε το σώμα με το συμπέρασμά σας. Επαναλάβετε την αρχική σας αίτηση ή θέση. Ευχαριστήστε τον αναγνώστη για το χρόνο και την προσοχή της και πείτε της πώς μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας για περαιτέρω ερωτήσεις ή πληροφορίες.
Τέλος με μια συμπληρωματική κλείσει δύο γραμμές κάτω από την τελευταία πρόταση του σώματος. Τοποθετήστε τέσσερα κενά για την υπογραφή και το τυπωμένο σας όνομα.
Συμβουλές
-
Παρόλο που είναι προαιρετικό, μπορείτε να σημειώσετε τον σκοπό της επιστολής από την αρχή, συμπεριλαμβάνοντας μια γραμμή θέματος πριν από την πρόσκληση. Είναι επίσης κοινό να προσθέσετε μια γραμμή προσοχής για να δηλώσετε σαφώς τον αποδέκτη.
Γράψτε σύντομες και σύντομες προτάσεις. Λάβετε υπόψη ότι οι αναγνώστες ενδέχεται να απομακρύνουν αντί να διαβάσουν κάθε λέξη στην επιστολή σας. Έντονο κείμενο που θεωρείτε σημαντικό για τον αναγνώστη. Για γράμματα μεγαλύτερα από μία σελίδα, εξετάστε την ομαδοποίηση παραγράφων κάτω από τις επικεφαλίδες ή την οργάνωση περιεχομένου χρησιμοποιώντας κουκκίδες και αριθμούς.
