Οι εργοδότες χρησιμοποιούν το έντυπο IRS W-4 ενός υπαλλήλου για να καθορίσουν το ποσό του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος για την παρακράτηση από τους μισθούς του. Το παρόν έντυπο παρέχει στον εργοδότη την οικογενειακή κατάσταση και τον αριθμό των εξαρτώμενων ατόμων που ζητεί ο εργαζόμενος. Ο εργοδότης είναι επίσης σε θέση να παρακρατήσει ένα επιπλέον ποσό σε δολάρια, όπως ορίζεται από τον εργαζόμενο. Αυτή η ζωτική μορφή περιλαμβάνεται συνήθως στη γραφική εργασία που συμπληρώνουν οι νεοπροσλαμβανόμενοι υπάλληλοι.
Απαιτήσεις
Οι εργοδότες υποχρεούνται να έχουν στη διάθεσή τους ένα ολοκληρωμένο αρχείο W-4 για κάθε εργαζόμενο. Αυτό το έντυπο θα πρέπει να ολοκληρωθεί προτού ο εργαζόμενος αρχίσει να εργάζεται και να τεθεί σε ισχύ για την πρώτη περίοδο μισθοδοσίας του εργαζόμενου. Τα έντυπα διατίθενται επίσης στα ισπανικά. Ένας εργοδότης μπορεί να λάβει έντυπα W-4 ηλεκτρονικά.
Λήξη
Τα έντυπα W-4 δεν λήγουν. παραμένουν σε ισχύ έως ότου ο εργαζόμενος ολοκληρώσει ένα άλλο W-4. Οι εργαζόμενοι που δεν υποχρεούνται να έχουν παρακρατούμενους φόρους πρέπει να ολοκληρώσουν ένα νέο W-4 μέχρι τις 16 Φεβρουαρίου κάθε έτους. Εάν ο υπάλληλος δεν υποβάλει ξανά ένα W-4 συνεχίζοντας την απαλλαγή του, ο εργοδότης θα πρέπει να παρακρατήσει τον φόρο εισοδήματος σαν να είναι απλός χωρίς εξαρτώμενα πρόσωπα.
IRS Review
Το IRS μπορεί να ζητήσει να επιθεωρήσει τα έντυπα W-4 του εργοδότη. Εάν το IRS στέλνει έναν εκπρόσωπο στο γραφείο του εργοδότη, θα εξετάσει τα πρωτότυπα έντυπα W-4 για ορισμένους ή για όλους τους υπαλλήλους της επιχείρησης. Εναλλακτικά, η IRS μπορεί να ζητήσει από τον εργοδότη να υποβάλει έντυπα ή ηλεκτρονικά αντίγραφα των εντύπων W-4 για επιλεγμένους υπαλλήλους ή για όλο το εργατικό δυναμικό. Μετά από επανεξέταση, το IRS μπορεί να ενημερώσει τον εργοδότη ότι ένας εργαζόμενος δεν δικαιούται την παρακράτηση που είχε ζητήσει. Η ειδοποίηση που αποστέλλει η IRS θα ενημερώσει τον εργοδότη για την ορθή παρακράτηση για τον εν λόγω υπάλληλο και την ημερομηνία κατά την οποία ο εργοδότης πρέπει να μεταβεί στην εν λόγω παρακράτηση.
Αναπληρωτές Έντυπα
Ο εργοδότης μπορεί να χρησιμοποιήσει μια μορφή δικού του σχεδιασμού ως υποκατάστατο, εφόσον περιέχει την ακριβή γλώσσα όπως το έντυπο IRS W-4. Το έντυπο αντικατάστασης πρέπει να πληροί όλες τις απαιτήσεις του IRS. Οι μορφές W-4 που έχουν σχεδιαστεί από τους υπαλλήλους δεν είναι έγκυρες.
Τα έντυπα W-4 μπορούν να τηλεφορτωθούν από την ιστοσελίδα του IRS ή να παραγγελθούν τηλεφωνικά: (800) 829-3676. Τα έντυπα μπορούν επίσης να αγοραστούν χύμα από καταστήματα εφοδιασμού γραφείων.
