Ο Max Weber ήταν ένας αναγεννησιακός άνθρωπος σε έναν μεταβαλλόμενο κόσμο. Εκπαιδεύτηκε από το δίκαιο, την ιστορία, τη φιλοσοφία και την οικονομία, έγινε ένας από τους ιδρυτές της σύγχρονης επιστήμης της κοινωνιολογίας - της μελέτης της κοινωνίας και των θεσμών της. Ο Weber χαρακτήρισε τις σύγχρονες γραφειοκρατίες ως οργανισμούς με στόχους που μοιράζονται έξι χαρακτηριστικά. Όλες ήταν ιεραρχίες με γραπτές ρυθμίσεις και εξειδικευμένο τμήμα εργασίας, όπου η πρόοδος βασιζόταν στην επίτευξη, με αποτέλεσμα μια αποτελεσματική και απρόσωπη οργάνωση.
Συμβουλές
-
Ο Max Weber χαρακτήρισε τα έξι χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας ως μια τυπική ιεραρχική δομή, τη διαχείριση με κανόνες, τον καταμερισμό της εργασίας, την πρόοδο που επικεντρώνεται στην υλοποίηση, την αποτελεσματική οργάνωση και την αμηχανία.
Μια τυπική ιεραρχική αρχή
Οι θεωρίες του Weber, που αναπτύχθηκαν στις αρχές του 20ου αιώνα, βοήθησαν να καθοριστούν τα οικονομικά και πολιτικά συστήματα που προκύπτουν από την εξαιρετικά συγκεντρωμένη εξουσία των κληρονομικών κυβερνώντων και των υποστηρικτών τους. Καθορίζουν πολλά ιδρύματα του 20ού αιώνα. Η εξουσία στις γραφειοκρατικές εξουσίες τίθεται στη θέση, όχι στο άτομο, και η εξουσία ταξιδεύει μέσα από τα επίπεδα της ιεραρχίας με βάση συμφωνημένες λειτουργίες.
Διαχείριση με κανόνες
Οι γραφειοκρατίες εξαρτώνται από τους γραπτούς κανόνες και την επικοινωνία. Οι αποτελεσματικές γραφειοκρατίες εξαρτώνται από τους κανόνες που βασίζονται στην ορθολογική εξέταση των προβλημάτων και την ανάπτυξη της πιο αποτελεσματικής μεθόδου επίτευξης των στόχων. Οι επιτυχημένες γραφειοκρατίες αναθεωρούν τακτικά τα οργανωτικά διαγράμματα, τις πολιτικές των εργαζομένων, τα σημειώματα και τις μεθοδολογίες - όπως οι τεχνικές άπαχου παραγωγής - για να βελτιώσουν τις διαδικασίες και τις πολιτικές και να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα και τη συνοχή του αποτελέσματος.
Καταμερισμός της εργασίας
Στην ιδανική περίπτωση, οι οργανωτικές αποστολές ανατίθενται σε γραφειοκρατίες σύμφωνα με τις εξειδικευμένες δεξιότητες των εργαζομένων και την πιο αποτελεσματική μέθοδο επίτευξης των στόχων. Αυτό είναι πολύ «ιδανική» και σε πολλές γραφειοκρατίες οι κανόνες και οι δομές γίνονται άκαμπτοι και οι εργαζόμενοι καταλήγουν να υπερασπίζονται τη δουλειά τους με τον τρόπο που τα ζώα υπερασπίζονται τον χλοοτάπητα. Ένας καλά σχεδιασμένος οργανισμός αναπτύσσει ρεαλιστικές περιγραφές θέσεων εργασίας και πρακτικές αξιολόγησης για να καθοδηγήσει τους υπαλλήλους και να ενθαρρύνει τη συνεργασία παρά την οικοδόμηση αυτοκρατορίας.
Πρόοδος που βασίζεται σε επιτεύγματα
Καθώς η αστικοποίηση της Ευρώπης του 20ού αιώνα, οι αποτυχίες, όπως η σειρά μαρτύρων μετά τη δολοφονία του Αυστριακού Αρχιεπισκόπου που οδήγησε στον Α 'Παγκόσμιο Πόλεμο, συνέβαλαν στην άνοδο των ιεραρχιών που βασίζονται στην ικανότητα. Η πρόοδος μέσα ή μεταξύ των επιπέδων γραφειοκρατίας βασιζόταν στην επίτευξη και στην ικανότητα αντί να επηρεάζει ή ευνοεί, όπως συμβαίνει στην παραδοσιακή ιεραρχία. Η επίτευξη των στόχων της διοργάνωσης και της παραγωγής δεν ωφελεί μόνο τη γραφειοκρατία, αλλά και τους πελάτες, τους πελάτες ή εκείνους που εξαρτώνται από το έργο της. Η επιτακτική ανάγκη "δημοσιεύστε ή να χάσει", για παράδειγμα, μετρά την επίτευξη μόνο όταν αυτό που δημοσιεύεται μεγεθύνει τη γνώση ή ενισχύει την αιτία.
Αποτελεσματικές λειτουργίες
Η αποτελεσματικότητα ήταν, επεσήμανε ο Weber, ένα από τα χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την αξιοποίηση της τεχνολογίας στο γραφείο ή το εργοστάσιο, αλλά εφαρμόζεται επίσης στην κατανομή των πόρων και στον προσδιορισμό του αποτελεσματικότερου τρόπου παραγωγής προϊόντων, παροχής υπηρεσιών ή άλλως στην επίτευξη των στόχων του οργανισμού. Η τακτική αξιολόγηση των γραπτών κανόνων και διαδικασιών, η αποτελεσματικότητα των εργαζομένων και η λειτουργία των θέσεων εργασίας αποτελούν όλα μέρος της δημιουργίας μιας αποτελεσματικής γραφειοκρατίας.
Απρόσωπο περιβάλλον
Οι γραφειοκρατίες εξαρτώνται από τις περιγραφές θέσεων εργασίας και την εξέλιξη που βασίζεται στην αξία, γεγονός που αποτελεί βελτίωση έναντι του φεουδαρχικού κληρονομικού ή χαρισματικού absolutism. Ωστόσο, η έμφαση στην επίτευξη και στην αποτελεσματικότητα μπορεί να οδηγήσει στην αδυναμία ανταπόκρισης σε μεμονωμένες καταστάσεις ή ανάγκες και να συγκεντρώσει την εξουσία στις θέσεις που βρίσκονται στην κορυφή της ιεραρχίας. Η επαγρύπνηση ενάντια στους περιορισμούς που προκαλούνται από τη γραφειοκρατία συμβάλλει στην αποτελεσματικότητα της γραφειοκρατίας και τη συμμετοχή των εργαζομένων στη λήψη αποφάσεων, την αξιολόγηση και τον καθορισμό στόχων σε κάθε επίπεδο τους βοηθά να δεσμευτούν για τη δημιουργία ενός ανταποκριτικού οργανισμού.
