Ο πρωταρχικός σκοπός των εργαλείων διαχείρισης έργων είναι να βοηθήσουν τους διαχειριστές να σχεδιάσουν, να εκτελέσουν και να ελέγξουν όλες τις πτυχές της διαδικασίας διαχείρισης έργου. Οι εταιρείες βασίζονται σε βασικά εργαλεία για τη διαχείριση ενός έργου για να εξασφαλίσουν ότι κάθε εργασία ολοκληρώνεται εγκαίρως και να ισορροπήσει το φόρτο εργασίας του προσωπικού για βέλτιστη διαχείριση του χρόνου. Επειδή τα εργαλεία διαχείρισης έργων βελτιώνουν την αποδοτικότητα των πόρων και εξασφαλίζουν το εύρος των έργων, τέτοια εργαλεία είναι ιδιαίτερα σημαντικά για τους διαχειριστές έργων που συμμετέχουν σε μεγάλα, σύνθετα έργα.
Εκτίμηση, Σχεδιασμός και Παρακολούθηση
Προγραμματισμός εργαλείων διαχείρισης, όπως σχέδια έργου, ανάθεση εργασιών, προϋπολογισμοί έργων και διαγράμματα Gantt - γραφήματα για προγραμματισμό και προγραμματισμό έργων - επιτρέπουν στους διαχειριστές έργων να εκτιμούν αποτελεσματικά, να προγραμματίζουν και να παρακολουθούν έργα. Στην πραγματικότητα, πολλοί βλέπουν τα αναπτυσσόμενα σχέδια έργων ως την πιο κρίσιμη φάση στη διαδικασία διαχείρισης του έργου. Τα εργαλεία διαχείρισης έργων επιτρέπουν στους διαχειριστές να ορίζουν σαφώς στόχους και στόχους.
Εκχώρηση και προγραμματισμός πόρων
Τα εργαλεία διαχείρισης του έργου είναι κρίσιμα στον τομέα των πόρων. Τα εργαλεία όπως τα διαγράμματα Gantt και η αναφορά πόρων και χρόνου πόρων επιτρέπουν στους διαχειριστές έργων να αναθέτουν και να προγραμματίζουν πόρους. Αυτές οι δυνατότητες χρησιμοποιούνται κυρίως στους τομείς της μεταποίησης και της παραγωγής.
Τύποι εργαλείων διαχείρισης έργου
Πολλές από τις πρώτες εφαρμογές διαχείρισης έργων ήταν εργαλεία γενικού σκοπού που δεν σχεδιάστηκαν για μια συγκεκριμένη πτυχή της διαχείρισης του έργου ή για μια συγκεκριμένη βιομηχανία. Τώρα, οι προγραμματιστές λογισμικού έχουν δημιουργήσει εργαλεία διαχείρισης έργων που στοχεύουν συγκεκριμένες βιομηχανίες. Και αυτά τα εργαλεία διαχείρισης έργων διατίθενται σε διαφορετικούς τύπους: εργαλεία με βάση το χαρτί, όπως πρότυπα, πίνακες ελέγχου και φόρμες. αυτοματοποιημένα εργαλεία, τα οποία θα μπορούσαν να βρίσκονται σε τοπικούς υπολογιστές για πρωτεύοντες χρήστες ή να διαμένουν σε διακομιστή δικτύου για διαφορετικούς χρήστες. και εργαλεία που βασίζονται στο Web.
Λογισμικό δωρεάν λογισμικού έναντι τέλους
Δωρεάν λογισμικό διαχείρισης έργων διατίθεται στους διαχειριστές έργων. Τέτοιο λογισμικό περιλαμβάνει εφαρμογές γραφείου και υπηρεσίες που βασίζονται στο Web. Παρόλο που είναι δωρεάν, θα μπορούσαν να ανταγωνίζονται εφαρμογές με βάση τα τέλη από άποψη παροχών και χαρακτηριστικών. Εντούτοις, το ελεύθερο λογισμικό μπορεί να μην έχει αρκετά βασικά χαρακτηριστικά για ορισμένους επαγγελματίες της διαχείρισης έργων - δεν είναι αρκετή δυνατότητα κλιμάκωσης, περιορισμένη διαλειτουργικότητα, ανεπαρκής φορητότητα, ανεπαρκείς εφαρμογές βασισμένες σε τέλη ταχείας απόκρισης, προτιμότερα για τις οργανωτικές τους ανάγκες.
