Ο συντονισμός του έργου - γνωστός και ως διαχείριση έργου - απαιτεί πολλές δεξιότητες και ικανότητα προσαρμογής σε ένα μεταβαλλόμενο περιβάλλον. Οι συντονιστές των έργων καλούνται συνήθως να συνεργαστούν με ορισμένα άτομα και να απαιτήσουν την ικανότητα να οργανώνουν και να διαχειρίζονται δεδομένα και άτομα. Ενώ κάθε έργο είναι διαφορετικό, ορισμένες συμβουλές είναι χρήσιμες για όλους τους συντονιστές έργων.
Ανάπτυξη λεπτομερούς σχεδίου εργασίας
Πριν αρχίσει να στρέφεται οποιοσδήποτε από τους τροχούς του έργου, αναπτύξτε λεπτομερές σχέδιο εργασίας που καλύπτει κάθε πτυχή του έργου. Περιλάβετε στοιχεία όπως προϋπολογισμό, χρονοδιάγραμμα, κατάλογο επαφών και, εάν χρειάζεται, σχέδια έκτακτης ανάγκης ή σενάρια απόκρισης. Έχοντας ένα σχέδιο σας βοηθά να σας καθοδηγήσει μέσα από οποιοδήποτε αβέβαιο έδαφος, ενώ ταυτόχρονα να καταγράψετε μια γενική κατεύθυνση για το έργο. Κυκλοφορήστε το σχέδιο σε όλους τους σχετικούς φορείς, έτσι ώστε κάθε μέλος του έργου να βρίσκεται στην ίδια σελίδα.
Να είστε έτοιμοι να αποκλίνουν από το σχέδιο
Ένα λεπτομερές και σαφές σχέδιο είναι απαραίτητο για τον συντονισμό των σχεδίων, αλλά και η δυνατότητα αυτοσχεδιασμού και αλλαγής του σχεδίου, όπως απαιτείται. Οι καλύτεροι συντονιστές έργων ακολουθούν ένα σχέδιο εφόσον λειτουργούν. Ωστόσο, αν το σχέδιο αποτύχει να κατευθύνει το έργο προς τα άκρα του, ή αν διαπιστωθεί έλλειψη σε έναν ή περισσότερους τομείς, τότε ήρθε η ώρα να αλλάξετε τα σχέδια. Οι συντονιστές των έργων θα πρέπει να είναι ανοιχτοί σε εισήγηση από άλλα μέλη της ομάδας κατά την αλλαγή των σχεδίων και οι αλλαγές θα πρέπει να κοινοποιούνται σε όλους τους σχετικούς παράγοντες.
Ελαχιστοποίηση επικοινωνίας
Η επικοινωνία είναι απαραίτητη για τον συντονισμό των σχεδίων - πολλοί παράγοντες από διαφορετικά τμήματα, οργανισμούς, πόλεις, κράτη ή ακόμη και χώρες θα πρέπει συχνά να συνεργαστούν για κάποιο συγκεκριμένο σκοπό. Αυτό συνήθως απαιτεί συχνή επικοινωνία μεταξύ των μερών. Ωστόσο, αυτή η διαδικασία δεν θα πρέπει να εξασθενεί. Ορίστε έναν ελάχιστο αριθμό βασικών αξιωματικών επικοινωνίας και κρατήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ελάχιστο. Αυτό που απαιτεί διάφορα e-mails για την επεξεργασία μπορεί συχνά να οργανωθεί γρήγορα και απλά μέσω μιας τηλεφωνικής κλήσης.
Ανάπτυξη Δεξιοτήτων Ηγεσίας
Οι δεξιότητες ηγεσίας είναι μεγάλης εμβέλειας και οι απαιτούμενες δεξιότητες ποικίλλουν από το σχέδιο στο σχέδιο. Ορισμένες δεξιότητες, ωστόσο, ξεχωρίζουν ότι είναι κοινώς απαραίτητες για την επιτυχία του συντονισμού του έργου - η οργάνωση, η νοημοσύνη, το ανοικτό πνεύμα και ακόμη και η αίσθηση του χιούμορ συμβάλλουν στη δημιουργία μιας ατμόσφαιρας ευνοϊκής για την επιτυχία. Οι συντονιστές δεν είναι τέλειοι, αλλά μπορούν να είναι καλύτεροι ή χειρότεροι και υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης. Οι συντονιστές των σχεδίων θα πρέπει να είναι ανοικτοί σε ανατροφοδότηση από τους άλλους και θα πρέπει να αφιερώσουν λίγο χρόνο για να σκεφτούν πώς μπορούν να αναπτυχθούν και να εφαρμοστούν οι ηγετικές ικανότητές τους με πιο χρήσιμο και αποτελεσματικό τρόπο.
