Τα μηνύματα αποστέλλονται συχνά σε πολλούς ανθρώπους κάθε φορά και δεν προορίζονται να είναι εξατομικευμένα όπως ένα επιχειρηματικό γράμμα είναι. Ένα επιχειρηματικό σημείωμα είναι γραμμένο για να δώσει οδηγίες ή να ενημερώσει ένα ακροατήριο. Αυτό το κοινό μπορεί να είναι μέλη του οργανισμού σας ή ενός τρίτου μέρους, όπως ένας πελάτης. Όταν γράφετε ένα σημείωμα πελάτη, είναι ακόμα πιο σημαντικό να παραμείνετε επαγγελματίες σε όλο το σημείωμα και να δώσετε πολλές πληροφορίες. Πρόσθετα υλικά, όπως πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία σας, μπορούν να συμπεριληφθούν στο σημείωμα πελάτη.
Δημιουργήστε την επικεφαλίδα για το σημείωμα πελάτη σας. Οι κατηγορίες τίτλων είναι Να, Από, Ημερομηνία και Θέμα. Η ενότητα Προς πρέπει να περιλαμβάνει όλους τους πελάτες στους οποίους στέλνετε το σημείωμα. Το όνομά σας πηγαίνει στην ενότητα Από. Η ημερομηνία που στέλνετε το σημείωμα πρέπει να είναι γραμμένη μετά την "Ημερομηνία" και το θέμα του σημειώματος θα πρέπει να εξηγεί με σαφήνεια τον σκοπό, όπως "Πρόσθετες πληροφορίες που απαιτούνται για την ιστοσελίδα".
Γράψτε την πρώτη παράγραφο με τον πελάτη σας. Η πρώτη παράγραφος θα πρέπει να είναι μερικές προτάσεις που εξηγούν εν συντομία το σκοπό σας για το σημείωμα. Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα έργου ιστότοπου, θα εξηγήσατε το έργο στο οποίο εργάζεστε για τον πελάτη, γιατί χρειάζεστε πρόσθετες πληροφορίες και ποιες είναι αυτές οι πληροφορίες. Πρόκειται για περίληψη, επομένως δεν χρειάζεται να συμπεριληφθούν λεπτομέρειες.
Γράψτε το σώμα του σημειώματος, το οποίο είναι συνήθως μερικές παραγράφους μακριά. Εδώ θα συμπεριλάβετε λεπτομέρειες για την αναφορά του πελάτη. Για παράδειγμα, μπορείτε να μιλήσετε για το ποια πτυχή του έργου ιστότοπου έχετε πρόβλημα και ποιες συγκεκριμένες πληροφορίες χρειάζεστε από τον πελάτη.
Συμπεριλάβετε τα βήματα που χρειάζεστε ο πελάτης να λάβει, αν υπάρχει, στην παράγραφο κλεισίματος. Οι ενημερωτικές σημειώσεις, όπως η ενημέρωση του πελάτη σχετικά με μια νέα πολιτική επιχείρησης, δεν θα χρειαστούν αυτήν την ενότητα. Στο παράδειγμα του δικτυακού τόπου, ωστόσο, θα πρέπει να εξηγήσετε στον πελάτη πώς προτιμάτε να σας αποστέλλονται οι πρόσθετες πληροφορίες. Εάν δεν απαιτείται κάποια ενέργεια του πελάτη, μπορείτε να δώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε περίπτωση που έχει ερωτήσεις. Μην ξεχάσετε να τον ευχαριστήσετε για το χρόνο του.
