Η αποθήκευση πληροφοριών σε ντουλάπια αρχείων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παραμείνετε οργανωμένοι. Για να γίνει ακόμα πιο οργανωμένη, χρησιμοποιήστε τους φακέλους που κρεμούν για να κρεμάσετε αρχεία σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης. Τα περισσότερα συρτάρια αρχειοθήκης είναι εξοπλισμένα με μπάρες κατά μήκος των πλευρών έτσι ώστε να μπορείτε να κρεμάσετε αρχεία. Οι κρεμασμένοι φάκελοι κρατούν όλα τα αρχεία σε όρθια θέση, έτσι ώστε τα χαρτιά να μην πέφτουν και να μην τοποθετούνται σωστά. Τα αρχεία κρέμονται επίσης κατά μήκος των ράβδων στα συρτάρια αρχείων, έτσι ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες.
Ελέγξτε τα ντουλάπια αρχείων για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να κρεμάσετε αρχεία σε αυτά. Ορισμένα γραφεία αρχείων έρχονται με ράβδους που συνδέονται με τις πλευρές των συρταριών για να κρεμούν αρχεία, ενώ άλλοι έχουν ενσωματωμένες θέσεις για να κρεμούν αρχεία στις πλευρές των συρταριών. Συγκεντρώστε τις ράβδους για τα αρχεία που κρέμονται, αν χρειαστεί.
Αγοράστε κιβώτια από αναρτημένους φακέλους από ένα κατάστημα προμηθειών γραφείου. Είναι πολύ πιο βαριά από τους συνηθισμένους φακέλους αρχείων και έχουν μια μεταλλική ράβδο στην κορυφή με γάντζους και στα δύο άκρα. Έρχονται επίσης σε μια ποικιλία χρωμάτων και μεγεθών. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αναρτήσεις φακέλους που ταιριάζουν στο γραφείο σας. Για παράδειγμα, μην αγοράζετε φακέλους μεγέθους νομικού μεγέθους, αν το περίβλημα αρχείου δεν είναι αρκετά μεγάλο για να τα κρατάτε.
Κάντε καρτέλες για τους αναρτημένους φακέλους. Οι περισσότεροι αναρτημένοι φάκελοι έρχονται με πλαστικές καρτέλες, ώστε να μπορείτε να κάνετε ετικέτες για αυτούς. Κάντε μια συγκεκριμένη ετικέτα για κάθε φάκελο, ώστε να μην χρειάζεται να ψάχνετε για πράγματα. Οι ετικέτες κάνουν τα πάντα εξαιρετικά οργανωμένα και εύκολα προσβάσιμα. Τυπικά, οι ετικέτες γλιστρούν στις πλαστικές γλωττίδες και οι γλωττίδες μπορούν να εισαχθούν στις εγκοπές στο εσωτερικό επάνω χείλος των φακέλων. Συγκεντρώστε τις γλωττίδες κατά μήκος των κορυφών των φακέλων έτσι ώστε όλες οι γλωττίδες να μπορούν εύκολα να εμφανιστούν όταν ανοίγουν τα συρτάρια.
Τοποθετήστε χαρτιά ή άλλα έγγραφα στους φακέλους. Μπορείτε να τοποθετήσετε έγγραφα απευθείας στους αναρτημένους φακέλους ή να προτιμήσετε να εγγράψετε έγγραφα σε τακτικούς φακέλους και στη συνέχεια να τοποθετήσετε αυτούς τους φακέλους στα αρχεία που κρέμονται.
Καταχωρίστε τους φακέλους που κρέμονται στα συρτάρια του ντουλαπιού και βεβαιωθείτε ότι τα πλευρικά άγκιστρα μπαίνουν στα συρτάρια. Κρεμάστε τους φακέλους με τις καρτέλες προς τα έξω. Τακτοποιήστε τα με λογικό τρόπο - για παράδειγμα, με αλφαβητική σειρά ή με ημερομηνία.
