Πώς επιλέγετε να οργανώσετε τα αρχεία γραφείου σας έχει σημαντικό αντίκτυπο στην αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα. Ένα σύστημα αρχειοθέτησης πρέπει να βασίζεται στον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται τα αρχεία στο γραφείο, ποια χαρακτηριστικά του αρχείου αναφέρονται πιο συχνά και πώς ζητούνται προφορικά τα αρχεία. Η απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε το καλύτερο σύστημα για την οργάνωση των αρχείων σας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Αρχειοθήκη
-
Φάκελοι αρχείων
-
Ετικέτες αρχείων
Προσδιορίστε αν θα οργανώσετε τα αρχεία αλφαβητικά ανά θέμα, χρησιμοποιώντας αριθμητικά ένα προκαθορισμένο σύστημα αρίθμησης ή χρονολογικά, είτε με ημερομηνία δημιουργίας είτε με ημερομηνία λήξης. Δημιουργήστε προσωρινά και μόνιμα αρχεία. Τα προσωρινά αρχεία είναι επί του παρόντος ενεργά αρχεία που έχουν ορισμένη ημερομηνία λήξης, οπότε το αρχείο μπορεί είτε να καταστραφεί είτε να τοποθετηθεί με αρχεία αρχειοθέτησης. Παραδείγματα προσωρινών αρχείων περιλαμβάνουν τρέχοντα έργα, αντικείμενα δράσης και υλικό προς ανάγνωση. Μόνιμα αρχεία είναι αυτά που δεν έχουν πρόσβαση τόσο συχνά, αλλά πρέπει να φυλάσσονται στα αρχεία για μελλοντική αναφορά.
Καταγράψτε τους τίτλους και τους ορισμούς των ετικετών σε ένα έγγραφο το οποίο μπορεί να αναφέρεται. Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα αρχειοθέτησης, γράψτε το θέμα που αντιστοιχεί σε κάθε αριθμό και παραθέστε παραδείγματα εγγράφων που θα συμπεριληφθούν στο συγκεκριμένο θέμα. Αυτό βοηθά στη διατήρηση της συνέπειας κατά την κατάθεση εγγράφων.
Δημιουργήστε σωρούς για προσωρινά έγγραφα, μόνιμα έγγραφα και σκουπίδια. Ταξινόμηση των εγγράφων προτού τα συμπεριλάβετε στο σύστημα αρχειοθέτησης. Μην αρχειοθετείτε τι δεν χρειάζεται να αποθηκευτεί.
Επιλέξτε μια θέση αποθήκευσης αρχείων. Μπορεί να αποφασίσετε ότι τα προσωρινά ενεργά αρχεία πρέπει να κατατεθούν στο συρτάρι του γραφείου σας όπου είναι εύκολα προσβάσιμα. Τα αρχεία που μοιράζονται το προσωπικό πρέπει να βρίσκονται κεντρικά στο γραφείο. Εάν εργάζεστε με αρχεία που πρέπει να προστατεύονται, όπως αρχεία που περιέχουν προσωπικές πληροφορίες των πελατών, χρησιμοποιήστε ένα ντουλάπι κλειδώματος αρχείων και καθορίστε ποιος στο γραφείο θα έχει πρόσβαση.
Δημιουργήστε τα αρχεία σας. Ετικέτες αρχείων με το αλφαβητικό, αριθμητικό ή χρονολογικό σας σύστημα. Θυμηθείτε ότι ενώ θέλετε να είστε συγκεκριμένοι με τους τίτλους των ετικετών σας, θέλετε επίσης ότι οι τίτλοι θα είναι αρκετά ευρείς ώστε να περιλαμβάνουν πολλούς τύπους εγγράφων. Για παράδειγμα, αντί να σημειώσετε ένα αρχείο με ένα συγκεκριμένο όνομα συσκέψεων, δημιουργήστε ένα αρχείο για συναντήσεις που παρακολουθήσατε σε ένα χρόνο και φυλάξτε όλα τα σχετικά έγγραφα σε αυτό. Αυτό σας κρατά από τη δημιουργία πολλών αρχείων στα οποία μόνο ένα ή δύο έγγραφα θα αποθηκευτούν ποτέ.
Συμβουλές
-
Θυμηθείτε ότι το απλό είναι πάντα καλύτερο. Προσπαθήστε να αποφύγετε πολύπλοκα συστήματα αρχειοθέτησης που θα είναι δύσκολο για εσάς και το προσωπικό να θυμάται. Χρησιμοποιήστε ένα αρχείο tickler για συγκεκριμένες εργασίες ημερομηνίας, όπως πληρωμή λογαριασμού ή τιμολόγηση. Οργανώστε το αρχείο tickler σας ανά μήνα ή ημέρα, ανάλογα με τις εργασίες και καθαρίστε το αρχείο καθώς ολοκληρώνονται οι εργασίες, είτε με την απομάκρυνση των εγγράφων είτε με τη μεταφορά τους σε ένα μόνιμο αρχείο.
