Για να πληρώσουν τους υπαλλήλους τους για τις παρεχόμενες υπηρεσίες, οι εργοδότες πρέπει να σχεδιάσουν ένα σύστημα μισθοδοσίας. Μέσω αυτού του συστήματος ο εργοδότης εκτελεί επεξεργασία μισθοδοσίας, η οποία πρέπει να γίνεται εγκαίρως και με ακρίβεια, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι υπάλληλοι λαμβάνουν ανάλογα τις πληρωμές τους. Ο τύπος του συστήματος μισθοδοσίας που χρησιμοποιείται είναι εξ ολοκλήρου ο εργοδότης.
Μη αυτόματη μισθοδοσία
Ένα εγχειρίδιο σύστημα μισθοδοσίας γίνεται με το χέρι. Αυτό σημαίνει ότι όλοι οι υπολογισμοί των μισθών εκτελούνται σε χαρτί. αυτό περιλαμβάνει τον υπολογισμό των ωρών, των εκπτώσεων (φόρων) και των ακούσιων εκπτώσεων (παροχές υγείας και σύνταξης). Ένα πλεονέκτημα της χρήσης ενός μη αυτόματου συστήματος μισθοδοσίας είναι ότι κοστίζει πολύ λίγα χρήματα. Ωστόσο, χρειάζεται πολύς χρόνος και ενέργεια για να κάνετε χειροκίνητη επεξεργασία μισθοδοσίας. Επιπλέον, υπάρχει περισσότερο περιθώριο για σφάλμα με αυτήν τη μέθοδο. Οι μισθοί των υπαλλήλων και οι φορολογικές δηλώσεις είναι επιδεκτικές ως προς την ανακρίβεια ως αποτέλεσμα. Ειδικότερα, τα σφάλματα κατάθεσης φόρου μπορεί να είναι δαπανηρά λόγω κυρώσεων από την κυβέρνηση.
Μηχανογραφημένη μισθοδοσία
Ένα μηχανογραφημένο σύστημα μισθοδοσίας είναι όταν ο εργοδότης αγοράζει λογισμικό μισθοδοσίας και το χρησιμοποιεί ως μέσο για την επεξεργασία μισθοδοσίας. Αυτή η μέθοδος είναι πολύ πιο γρήγορη από ένα μη αυτόματο σύστημα μισθοδοσίας. Ορισμένες εταιρείες προσλαμβάνουν προσωπικό εσωτερικού προσωπικού για την επεξεργασία μισθοδοσίας μέσω του μηχανογραφικού συστήματος μισθοδοσίας. Το προσωπικό μισθοδοσίας είναι υπεύθυνο για την είσοδο όλων των μισθών που καταβάλλονται στο σύστημα. Το σύστημα υπολογίζει τους μισθούς, αποθηκεύει τις πληροφορίες μισθοδοσίας και τους ελέγχους εκτύπωσης. Ο επαγγελματίας μισθοδοσίας μπορεί επίσης να έχει πρόσβαση σε εκθέσεις μισθοδοσίας, γεγονός που του επιτρέπει να ελέγχει για λάθη και να το διορθώνει προτού ο μισθωτός λάβει το paycheck του. Η ηλεκτρονική μισθοδοσία μειώνει επίσης το ποσό των εγγράφων που πρέπει να κατατεθούν, καθώς οι περισσότερες πληροφορίες μισθοδοσίας μπορούν να αποθηκευτούν στο σύστημα.
Εξωτερική μισθοδοσία
Πολλοί εργοδότες προτιμούν να αναθέτουν την μισθοδοσία τους σε εταιρείες όπως η Paychex και η ADP. Αυτή η εξωτερική υπηρεσία παρέχει στον εργοδότη περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθεί σε μη σχετιζόμενα θέματα μισθοδοσίας. Μια εξωτερική υπηρεσία μισθοδοσίας είναι γενικά υπεύθυνη για την πλήρη επεξεργασία της μισθοδοσίας των πελατών της, συμπεριλαμβανομένων των μισθολογικών αναπροσαρμογών, των φορολογικών καταθέσεων και της έκδοσης W2. Όλος ο εργοδότης πρέπει να κάνει είναι να διαβιβάσει τα δεδομένα που πρέπει να καταβληθεί κάθε ημέρα πληρωμής στην εταιρεία μισθοδοσίας? έναντι αμοιβής, η εταιρεία μισθοδοσίας αναλαμβάνει τις ευθύνες μισθοδοσίας.
Επιλογή συστήματος
Πολύ μικρές επιχειρήσεις (λιγότεροι από 10 εργαζόμενοι) μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα μη αυτόματο σύστημα μισθοδοσίας εάν οι ώρες τείνουν να παραμένουν ίδιες ανά περίοδο αμοιβής. Ωστόσο, αυτό το σύστημα καθίσταται τόσο ξεπερασμένο, πολλές εταιρείες αυτού του μεγέθους επιλέγουν ένα μηχανογραφικό σύστημα ή μια εξωτερική υπηρεσία μισθοδοσίας. Οι μεγαλύτερες εταιρείες απασχολούν γενικά προσωπικό μισθοδοσίας και χρησιμοποιούν εσωτερικό μηχανογραφικό σύστημα μισθοδοσίας ή χρησιμοποιούν εξωτερική υπηρεσία μισθοδοσίας.
Πληροφορία μισθοδοσίας
Η πολυπλοκότητα της μισθοδοσίας θα καθορίζει συχνά το είδος του συστήματος μισθοδοσίας που χρειάζεται ο εργοδότης. Για παράδειγμα, αν υπάρχει πολυεθνική επεξεργασία, πολλές παραβιάσεις και παιδί υποστηρίζει παραγγελίες και διαφορετικά ποσοστά αμοιβών και κύκλους πληρωμών, ο εργοδότης είναι καλύτερο να χρησιμοποιεί μηχανογραφικό σύστημα μισθοδοσίας με εσωτερικό προσωπικό μισθοδοσίας ή να αναθέτει τη μισθοδοσία του σε μια εξωτερική υπηρεσία μισθοδοσίας.
