Ανάλογα με το μέγεθος της εκδήλωσης, ο προγραμματισμός ενός σχεδίου εκδήλωσης απαιτεί επένδυση χρόνου και χρήματος. Το κλειδί για τον επιτυχή προγραμματισμό μιας εκδήλωσης είναι είτε η ύπαρξη ισχυρών οργανωτικών δεξιοτήτων είτε η πρόσληψη μιας εξειδικευμένης ομάδας. Παραδείγματα εκδηλώσεων είναι εργαστήρια, συζητήσεις και προωθήσεις.
Δημιουργήστε μια ομάδα. Κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να έχει ισχυρές οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες, καθώς και να είναι διαθέσιμο για τακτικές συναντήσεις ενημέρωσης προόδου.
Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων με προθεσμίες. Αυτή η λίστα ελέγχου πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν για το έργο εκδήλωσης. Αναθέστε κάθε εργασία σε ένα μέλος της ομάδας. Ανάλογα με τον τύπο της εκδήλωσης και την πολυπλοκότητα, χρησιμοποιήστε ένα λογισμικό ή ένα φύλλο διαχείρισης έργου για να παραμείνετε οργανωμένοι. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να έχετε μια στήλη ως έργο, το επόμενο είναι ποιος έχει ανατεθεί και, στη συνέχεια, η προθεσμία. Στη λίστα ελέγχου περιλαμβάνονται είδη όπως η μίσθωση των πωλητών, η παραγγελία ειδικών προμηθειών, η κράτηση της θέσης, η κράτηση της πτήσης του ομιλητή, η οργάνωση του catering, οι πρωτοβουλίες μάρκετινγκ και οι προαγωγές που πρέπει να γίνουν.
Παρακολούθηση της προόδου. Επαληθεύστε τακτικά με τα μέλη της ομάδας ότι είναι στο χρονοδιάγραμμα για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους και ότι γνωρίζετε οτιδήποτε είναι εξαιρετικό. Εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό ή υπολογιστικό φύλλο διαχείρισης έργου, ενημερώστε το με την πρόοδο κάθε μέλους.
Προετοιμασία του προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός πρέπει να περιλαμβάνει το κόστος που αναμένεται και να διαθέτει περιθώρια για απρόβλεπτες δαπάνες. Να είστε ρεαλιστές σχετικά με το κόστος και να βεβαιώνεστε ότι κάθε μέλος της ομάδας έχει επίγνωση του προϋπολογισμού που πρέπει να τηρηθεί. Εάν ένα μέλος της ομάδας πρέπει να υπερβεί τον προϋπολογισμό για ένα στοιχείο της λίστας, τότε πρέπει να σας υποδείξει εκ των προτέρων για προηγούμενη έγκριση.
