Εάν ένα σχέδιο δεν έχει καλό σχέδιο επικοινωνίας, είναι καταδικασμένο να αποτύχει. Η πρωταρχική ευθύνη ενός διαχειριστή έργου είναι η ανάπτυξη και η οργάνωση ενός αποτελεσματικού και αποτελεσματικού σχεδίου επικοινωνίας. Αυτό θα παρακινήσει την ομάδα του έργου και θα επιτρέψει την εκπόνηση σχεδίων ώστε να επιτευχθεί εγκαίρως. Ένα καλό σχέδιο επικοινωνίας πρέπει να δημιουργήσει μια ανοιχτή και διαφανή ατμόσφαιρα όπου όλοι αισθάνονται άνετα παρέχοντας ιδέες και εισροές. Ένας διευθυντής έργου ο οποίος ενεργεί σαν δικτάτορας θα είναι αυτοκαταστροφικός.
Εισαγωγή
Ανάπτυξη στρατηγικής επικοινωνίας: (1) Ανάπτυξη και ορισμός του έργου. Ως διευθυντής έργου είστε η κύρια πηγή πληροφοριών. Ο στόχος σας είναι να επικοινωνείτε αποτελεσματικά προκειμένου να κατευθύνετε και να παρακινήσετε την ομάδα του έργου. (2) Δημιουργήστε ένα φόρουμ που επιτρέπει την ανταλλαγή ιδεών. Ας γνωρίζουν όλοι στην ομάδα ότι η συμβολή τους είναι πολύτιμη. Η επικοινωνία είναι ένας διάλογος και όχι ένας μονόλογος. Το σχέδιο επικοινωνίας πρέπει να ενθαρρύνει και να δημιουργεί αλληλεπίδραση και συμβολή από όλους όσους εμπλέκονται. (3) Αποσαφήνιση των στόχων επικοινωνίας. Οι στόχοι της καλής επικοινωνίας πρέπει να επιτρέπουν την αποτελεσματική και έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή εκπλήξεων, θα αποφύγει την επικάλυψη και θα αποκαλύψει παραλείψεις.
Αναθέστε ευθύνες. Τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας του έργου θα πρέπει να γνωρίζουν ποιες είναι οι ιδιαίτερες ευθύνες τους και σε ποιον είναι υπεύθυνοι. Ο καθένας πρέπει να γνωρίζει τους στόχους της επικοινωνίας.
Χρησιμοποιήστε διαφορετικά μέσα και μεθόδους για να διατηρείτε ενημερωμένη την επικοινωνία και να ενημερώνετε όλους. Αυτό περιλαμβάνει ενημερώσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώσεις έργων, συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο και τακτικές αναφορές.
Ορίστε μια χρονολογική σειρά για αναφορές και κριτικές. Εκτός από την καθημερινή ανταλλαγή πληροφοριών, χρονοδιάγραμμα συνεδριάσεων και προθεσμίες για τις αναφορές. Αυτό θα κρατήσει την ομάδα κίνητρα και δομή. Βοηθά επίσης να δοθεί προτεραιότητα στις εργασίες.
Εξετάστε το σχέδιο επικοινωνίας για να διασφαλίσετε ότι λειτουργεί αποτελεσματικά. Ζητήστε εισροή από την ομάδα. Είναι αναγκαία η έγκαιρη κοινοποίηση των απαραίτητων πληροφοριών. Εάν όχι, ποιες βελτιώσεις μπορούν να γίνουν για να γίνει καλύτερη;
