Τα άτομα, οι μικρές επιχειρήσεις και οι εταιρείες χρησιμοποιούν κατά κύριο λόγο μία από τις δύο τεχνικές κατάρτισης προϋπολογισμού - προϋπολογισμού από τη βάση προς την κορυφή ή από την κορυφή προς τα κάτω. Ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω ξεκινάει από το χαμηλότερο επίπεδο σε έναν οργανισμό και ξεκινάει να διαμορφώνει έναν προϋπολογισμό. Ο προϋπολογισμός από την κορυφή προς τα κάτω ξεκινά από τη διαχείριση και λειτουργεί σε μονάδες χαμηλότερου επιπέδου. Υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα και για τις δύο τεχνικές.
Διαδικασία από κάτω προς τα πάνω
Ονομάστηκε κατάλληλα, η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού από τη βάση προς τα κάτω ξεκινά με τις μικρότερες συνιστώσες ενός οργανισμού, συνήθως μεμονωμένα έργα χαμηλότερου επιπέδου, για τη συλλογική δημιουργία ενός προϋπολογισμού για τον οργανισμό. Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού από τη βάση προς τα πάνω, πρέπει να εξετάσετε τα βήματα που απαιτούνται για την πραγματοποίηση ενός μεμονωμένου έργου και να συνδέσετε ένα κόστος σε κάθε βήμα. Μπορεί να χρειαστεί να εκτελέσετε έρευνα αγοράς για να καθορίσετε το κόστος εάν δεν έχετε ολοκληρώσει προηγουμένως ένα παρόμοιο έργο στον οργανισμό σας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να προσθέσετε το κόστος για κάθε έργο για να βρείτε το σύνολο. Πρέπει να το κάνετε αυτό για κάθε επίπεδο του οργανισμού. Θα χρειαστείτε την είσοδο των διαχειριστών σε κάθε επίπεδο, ώστε να γνωρίζετε το κόστος των έργων που τελούν υπό την εποπτεία τους. Για να καταλήξετε σε έναν ετήσιο προϋπολογισμό, προσθέστε απλώς όλους τους μηνιαίους προϋπολογισμούς για το έτος.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα από κάτω προς τα πάνω
Ένα πλεονέκτημα της χρήσης της τεχνικής κατάρτισης προϋπολογισμού από κάτω προς τα πάνω είναι ότι μπορείτε να σχεδιάσετε με ακρίβεια κάθε φάση ενός έργου. Ο προϋπολογισμός από κάτω προς τα πάνω συνήθως περιλαμβάνει άτομα πολλαπλών επιπέδων εντός ενός οργανισμού, γεγονός που αποτελεί πλεονέκτημα για τις περισσότερες εταιρείες, επειδή δημιουργεί το ηθικό των εργαζομένων. Ένα μειονέκτημα του προϋπολογισμού από τη βάση προς την κορυφή είναι ότι είναι εύκολο να υπερβούμε τον προϋπολογισμό, πράγμα που σημαίνει ότι οι συμμετέχοντες χαμηλότερου επιπέδου μπορούν να ζητήσουν από τη διοίκηση περισσότερα χρήματα από ό, τι πραγματικά χρειάζεται. Ένα άλλο μειονέκτημα του προϋπολογισμού από τη βάση προς τα πάνω είναι ότι είναι εύκολο να χάσετε ένα βήμα στη διαδικασία, γεγονός που μπορεί να σας κάνει να υπολογίσετε εσφαλμένα τις απαιτήσεις του προϋπολογισμού σας.
Διαδικασία εκ των άνω προς τα κάτω
Αν και ο προϋπολογισμός από τη βάση προς την κορυφή είναι πιο συνηθισμένος, ορισμένες εταιρείες και κυβερνητικές υπηρεσίες εγκαταλείπουν τις παραδοσιακές μεθόδους κατάρτισης προϋπολογισμού για την εφαρμογή της διαδικασίας από την κορυφή προς τα κάτω. Ο προϋπολογισμός εκ των άνω προς τα κάτω ξεκινά τη διαδικασία εκτιμώντας το κόστος των εργασιών υψηλότερου επιπέδου εντός ενός οργανισμού. Οι προϋπολογισμοί προετοιμάζονται από τη διοίκηση και το προσωπικό χαμηλού επιπέδου δεν έχει μεγάλη συμβολή στη διαδικασία. Η διοίκηση καθορίζει τις κατευθυντήριες γραμμές για τη διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού και οι κατευθυντήριες γραμμές βασίζονται ενδεχομένως στα προβλεπόμενα επίπεδα πωλήσεων ή δαπανών.
Top-Down Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα
Ένα πλεονέκτημα του προϋπολογισμού από την κορυφή προς τα κάτω είναι ότι μπορεί να καθιερώσει οργανωτικές αρχές. Για παράδειγμα, αν η διοίκηση έχει εγγραφεί στον προϋπολογισμό για ένα ορισμένο ποσό των πωλήσεων, θα ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να εκτελούν κατά τρόπο που οι στόχοι πληρούνται. Ένα μειονέκτημα της διαδικασίας από την κορυφή προς τα κάτω είναι ότι οι εργαζόμενοι χαμηλότερου επιπέδου συνήθως αποκλείονται από τη διαδικασία, γεγονός που μπορεί να τους κάνει να αισθάνονται ότι τους επιβάλλεται ένας προϋπολογισμός ενάντια στη θέλησή τους. Αυτό έχει τη δυνατότητα να αποδυναμώσει το ηθικό των εργαζομένων.
