Τα αρχεία καταγραφής επισκεπτών είναι χρήσιμα για επιχειρήσεις και ιδιωτικά γραφεία, δημόσιους τουριστικούς χώρους και αξιοθέατα, καθώς και πολιτιστικά ιδρύματα και μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Η τήρηση ενός ημερολογίου επισκεπτών μπορεί να παράσχει κρίσιμες πληροφορίες για την υποβολή εκθέσεων για τη χρηματοδότηση δωρητών και άλλων μερών, καθώς και για την επικέντρωση των μελλοντικών προγραμμάτων και προσφορών. Τα αρχεία καταγραφής επισκεπτών είναι επίσης συνηθισμένα στους γάμους και τις κηδείες και αποτελούν μέρος των αναμνηστικών αντικειμένων μιας οικογένειας.
Τοποθεσία ημερολογίου
Για ένα αρχείο καταγραφής επισκεπτών για την εξυπηρέτηση του σκοπού του, πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμο σε όλους τους επισκέπτες. Σε εσωτερικό χώρο, ένα ημερολόγιο επισκεπτών μπορεί να τοποθετηθεί στην μπροστινή ρεσεψιόν ή στο μετρητή εισιτηρίων. Σε υπαίθριο χώρο, το κούτσουρο μπορεί να βρεθεί σε περίπτερο πληροφοριών ή σε περίπτερο κοντά στην είσοδο.
Οργάνωση ημερολογίου
Εκτός από μια στήλη για ονόματα επισκεπτών, ένα αρχείο καταγραφής επισκεπτών θα πρέπει να περιλαμβάνει στήλες για την ημερομηνία και ώρα άφιξης. Οι προαιρετικές στήλες, με βάση τη φύση της εκδήλωσης, ενδέχεται να περιλαμβάνουν την υπαγωγή των επισκεπτών, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα σχόλια και τα σχόλια. Θα πρέπει επίσης να παρέχεται ένα στυλό ή ένα μολύβι.
Διατήρηση του ημερολογίου
Παρακολουθήστε τους επισκέπτες τακτικά για να διασφαλίσετε τη συνεχή λειτουργία και την ευκολία. Οι έλεγχοι συντήρησης μπορούν να περιλαμβάνουν την προσθήκη επιπλέον σελίδων, την αντικατάσταση μαρκαδόρων / μολυβιών, τη διασφάλιση ότι το ημερολόγιο προστατεύεται από τις καιρικές συνθήκες (σε υπαίθριους χώρους) και την αποκατάσταση τυχόν ζημιών. Παρέχετε μια σύντομη κεφαλίδα με την οποία ειδοποιείτε τους επισκέπτες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες που παρέχουν και τις παραβιάσεις της ιδιωτικής ζωής που παρατηρείτε, όπως η μη κοινοποίηση ή η πώληση των πληροφοριών.
Ανάλυση και παρακολούθηση
Συγκεντρώστε τα αρχεία καταγραφής επισκεπτών σε τακτά χρονικά διαστήματα, έτσι ώστε τα αποτελέσματα να μπορούν να ενοποιηθούν σε μια βάση δεδομένων και να αναλυθούν. Οι πληροφορίες μπορούν στη συνέχεια να αναφέρονται σε όσους χρηματοδοτούν τον οργανισμό και σε άλλα μέρη, καθώς και για την ανάπτυξη μελλοντικών προγραμμάτων ή εκδηλώσεων. Επιπλέον, μπορούν να ληφθούν μέτρα για την έναρξη επαφής με τους συμμετέχοντες που ζήτησαν επικοινωνία μετά από επικοινωνία.
