Είτε ξεκινάτε ένα τηλεφωνικό κέντρο, ένα ασφαλιστικό γραφείο ή κάποιο άλλο είδος επιχείρησης, το μπροστινό σας γραφείο είναι πιθανόν η πρώτη εντύπωση που θα έχουν οι πελάτες και οι πελάτες σας από την εταιρεία σας. Τα τμήματα front office υποστηρίζουν συνήθως το τμήμα πωλήσεων και άλλα τμήματα μιας εταιρείας. Το μέγεθος του τμήματος μπορεί να κυμαίνεται από δύο άτομα σε μια ολόκληρη ομάδα ανθρώπων. Ένα ομαλό τμήμα μπροστινού γραφείου μπορεί να βοηθήσει την υπόλοιπη επιχείρηση να λειτουργεί αποτελεσματικά.
Καταγράψτε τα καθήκοντα που πρέπει να εκπληρωθούν από το τμήμα μπροστινών γραφείων. Διαιρέστε τον κατάλογο σε ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία καθήκοντα. Συμπεριλάβετε οποιαδήποτε βοήθεια περιμένετε από το τμήμα αυτό να προσφέρει σε άλλα τμήματα.
Συγκεντρώστε τα παρόμοια καθήκοντα σε έναν άλλο κατάλογο. Αυτό σας βοηθά να καθορίσετε πόσες θέσεις πρέπει να υπάρχουν για κάθε ομάδα καθηκόντων. Για παράδειγμα, η απάντηση στα τηλέφωνα, το άνοιγμα των μηνυμάτων και οι χαιρετισμοί των πελατών ή των πελατών μπορεί να είναι μία ομάδα, η οποία συνήθως θα είναι θέση ρεσεψιονίστ. Η εγγραφή τιμολογίων και η πληρωμή αυτών των τιμολογίων θα ήταν μια άλλη ομάδα καθηκόντων, η οποία θα αποτελούσε θέση πληρωτέες από τους λογαριασμούς.
Γράψτε τον τύπο των ατόμων που θέλετε να εκπροσωπήσετε την εταιρεία στο μπροστινό τμήμα γραφείου. Για παράδειγμα, θέλετε νεανικές, ευαίσθητες προσωπικότητες ή επαγγελματικές, αποκλεισμένες προσωπικότητες; Θέλετε άτομα με κάποια εμπειρία ή εκπαίδευση; Με αυτές τις πληροφορίες, θα έχετε μια καλύτερη ιδέα για αυτό που ψάχνετε όταν γράφετε τις διαφημίσεις σας ανοίγματος θέσεων εργασίας και συνεντεύξεις δυνητικούς υπαλλήλους.
