Είτε στη δουλειά, είτε στο σπίτι είτε σε κοινωνική κατάσταση, καλή γραπτή και προφορική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για την ταχεία και σαφή παροχή πληροφοριών. Βοηθάει στην αποφυγή παρεξηγήσεων και αποτρέπει τη σύγχυση και τη σπατάλη χρόνου. Με την αυξημένη χρήση της τεχνολογίας στην ανθρώπινη αλληλεπίδραση, οι γραπτές μας και ιδιαίτερα οι λεκτικές επικοινωνιακές δεξιότητες μπορούν μερικές φορές να υποφέρουν. Ωστόσο, αυτές οι δεξιότητες είναι τόσο σημαντικές στην καθημερινότητά μας.
Ο χρόνος είναι χρήμα
Η αποτελεσματική συνδιαλλαγή είναι ιδιαίτερα σημαντική στο χώρο εργασίας, όπου ο χρόνος είναι χρήμα. Όσο περισσότερο χάνεται ο χρόνος λόγω της ανεπαρκούς ή ανακριβούς πληροφόρησης που μεταφέρεται μεταξύ των συναδέλφων, τόσο περισσότερα χρήματα θα χάσει μια επιχείρηση. Για παράδειγμα, η έλλειψη λεπτομέρειας σε ένα σύντομο μήνυμα θα μπορούσε να σημαίνει ότι ο σχεδιαστής πρέπει να επαναλάβει ολόκληρο το σχέδιο, διπλασιάζοντας το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας.
Σαφήνεια
Όταν μεταφέρετε πληροφορίες, αναμένετε από το άτομο ή τα άτομα που απευθύνονται να κατανοούν με ακρίβεια τι εννοείτε. Ωστόσο, συχνότερα, κάποια σύγχυση ή παρερμηνεία μπορεί να οδηγήσει σε ανακριβή ανάγνωση. Για παράδειγμα, εάν ένας χειρουργός έδωσε ασαφείς οδηγίες κατά τη διάρκεια μιας σοβαρής επέμβασης, οι συνέπειες θα μπορούσαν να είναι θανατηφόρες.
Ερμηνεία
Χωρίς τη βοήθεια της γλώσσας του σώματος και του φωνητικού τόνου για να μας καθοδηγήσει, η γραπτή επικοινωνία, ιδιαίτερα σε μια ανεπίσημη έννοια, είναι ανοιχτή σε μια ερμηνεία του αναγνώστη, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε τεράστιες παρεξηγήσεις. Ένας αυξανόμενος αριθμός από εμάς στηρίζονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματα κειμένου και εργαλεία άμεσων μηνυμάτων για να επικοινωνούν. Αυτή η έλλειψη εξατομίκευσης σημαίνει ότι πρέπει να σκεφτούμε προσεκτικά πώς θα γίνουν αντιληπτές τα μηνύματά μας. Παρόλο που μπορεί να σκοπεύετε κάτι σαν αστείο, άλλο άτομο θα μπορούσε να το διαβάσει και να το πάρει κυριολεκτικά. Η κακή γραπτή ή λεκτική επικοινωνία μπορεί να οδηγήσει όχι μόνο σε μια παραμόρφωση των γεγονότων, αλλά και στις σκέψεις και τις προθέσεις σας.
Επαγγελματικότητα
Σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον, το σαφέστερο και πιο συνοπτικό που βρίσκεστε στη γραπτή και λεκτική επικοινωνία σας, τόσο πιο ικανό θα φανεί. Εάν μια επιστολή είναι άσχημα διατυπωμένη ή αν δίνετε μια φαινομενικά απρογραμμάτιστη και αποσυνδεδεμένη παρουσίαση, μπορεί να φαίνεται ότι δεν έχετε λάβει σοβαρά υπόψη το ζήτημα και, ως εκ τούτου, θα μπορούσατε να φαίνεται αντιεπαγγελματική. Παίρνοντας το σημείο σας σε όσο το δυνατόν λιγότερα λόγια και μιλώντας με σαφήνεια και προβολή, θα δείξετε ότι είστε καλός επικοινωνίας που γνωρίζει καλά το θέμα σας.
Αυτοπεποίθηση
Μέρος της ικανότητας να επικοινωνείτε καλά, ειδικά προφορικά, έχει εμπιστοσύνη σε αυτό που λέτε. Αν διστάσετε και μιμηθείτε όταν μιλάτε ή, χειρότερα, πείτε κάτι αναληθές για να απαντήσετε σε μια ερώτηση, τότε δεν θα μεταφέρετε αποτελεσματικά την άποψή σας ή τις οδηγίες σας. Εάν δεν φαίνεται να πιστεύετε σε αυτό που λέτε, τότε πώς μπορείτε να περιμένετε κάποιον άλλο;
