Είναι κατανοητό ότι απογοητεύεστε για να λάβετε τυπική απόρριψη οποιουδήποτε είδους. Αλλά θυμηθείτε, σχεδόν οποιαδήποτε απόφαση μπορεί να προσβληθεί, δηλαδή να ζητήσετε από το αποφασιστικό μέρος να εξετάσει και να επανεξετάσει την απόφασή του. Ο τρόπος με τον οποίο γράφετε την επιστολή επανεξέτασης που ονομάζεται επίσης μια επιστολή προσφυγής έχει πολλά να κάνει με το αν θα σας τιμήσει το αίτημα ή θα πάρει μια δεύτερη ματιά.
Να είστε σύντομοι και άμεσοι
Οι άνθρωποι που λαμβάνουν αποφάσεις όπως αυτές κάθε μέρα είναι συγκλονισμένοι με τις επικοινωνίες, συμπεριλαμβανομένων πολλών επιστολών επανεξέτασης. Έτσι, η πρώτη τους εντύπωση από την επιστολή σας μπορεί να επηρεάσει το πώς αισθάνονται σχετικά με το αίτημά σας προτού να το διαβάσετε. Εάν είναι γεμάτη με μεγάλες παραγράφους, είναι κουρασμένοι από την αρχή. και μπορεί ακόμη και να το σπρώξετε προς το κάτω μέρος του σωρού. Για να έχετε την καλύτερη εντύπωση:
- Κρατήστε την επιστολή σας σε μία σελίδα.
- Γράψτε σύντομες παραγράφους.
- Χρησιμοποιήστε τα σημεία των κουκίδων για να διευκολύνετε την ανάγνωση.
Χρησιμοποιήστε το σωστό επιχειρηματικό στυλ
Μια επιστολή επανεξέτασης ή επιστολή επανεξέτασης είναι σημαντική και συνεπώς απαιτεί τυπική μορφή και στυλ επιχειρήσεων. Λάβετε υπόψη αυτά τα σημεία κατά τη ρύθμιση της επιστολής σας:
Χρήση μορφής μπλοκ: Τα μπλοκαρισμένα και χαραγμένα μορφότυπα είναι τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα στις επιχειρηματικές επιστολές. Σε μορφή μπλοκ, κάθε γραμμή είναι αριστερά. Οι παράγραφοι υποδεικνύονται από έναν επιπλέον χώρο γραμμής και όχι από εσοχές. Παρόλο που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε είτε το μπλοκ στυλ, τα σημεία των κουκίδων ξεχωρίζουν, επειδή όλα τα υπόλοιπα αντίγραφα είναι αριστερά.
Ξεκινήστε με τη διεύθυνσή σας: Περάστε τη διεύθυνσή σας αν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτα. Διαφορετικά, γράψτε τη διεύθυνσή σας σε δύο γραμμές: Διεύθυνση οδού στη γραμμή 1 και πόλη, κατάσταση και ταχυδρομικό κώδικα στη γραμμή δύο. Καθορίστε λέξεις όπως "Street", "Road" και το κράτος σας. Μην συμπεριλάβετε το όνομά σας σε αυτή την ενότητα.
Προσθέστε την ημερομηνία: Περάστε μια γραμμή και προσθέστε τη σημερινή ημερομηνία αν θα στείλετε την επιστολή σας σήμερα ή αύριο. Εάν το ταχυδρομείτε αργότερα, χρονολογείστε όταν θα το στείλετε ταχυδρομικά. Ή να αλλάξετε την ημερομηνία λίγο πριν εκτυπώσετε και ταχυδρομήσετε το. Έχοντας μια τρέχουσα ημερομηνία μεταδίδει ότι η επιστολή σας είναι σημαντική. Εάν είναι ηλικίας μιας εβδομάδας από τη στιγμή που το βλέπει ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων, μοιάζει με παλιές ειδήσεις που δεν μπορούν να επηρεάσουν πάρα πολύ.
Προσθέστε τις πληροφορίες του παραλήπτη: Περάστε μια γραμμή μετά την ημερομηνία και χρησιμοποιήστε όσες γραμμές θέλετε να συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες του παραλήπτη σας, συμπεριλαμβανομένου του επίσημου ονόματος, του πλήρους και ακριβούς τίτλου και της εταιρικής επωνυμίας και της διεύθυνσης.
Παράδειγμα σύνταξης επιστολής προς δικαστή:
Ο αξιότιμος John H. Cranston
Επαρχιακό Δικαστήριο (ή ό, τι το πλήρες όνομα του δικαστηρίου είναι)
Διεύθυνση του δικαστηρίου
Πόλη, κρατικός ταχυδρομικός κώδικας (δεν υπάρχει κόμμα μεταξύ κράτους και ταχυδρομικού κώδικα)
Παράδειγμα σύνταξης μιας επιστολής επανεξέτασης σε ένα κολλέγιο:
Κα. Meredith P. Johnston
Κοσμήτορας των Φοιτητών
Milbert College
διεύθυνση
Πόλη, κράτος και ταχυδρομικό κώδικα
Χαιρετήστε επίσημα: Χρησιμοποιήστε το πλήρες, επίσημο όνομα από το έγγραφο απόρριψης. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Δικαστής Cranston:" ή "Αγαπητέ Dean Johnston:" Σημειώστε ότι ο χαιρετισμός τελειώνει με ένα παχύ έντερο.
Σίγουρη, όχι αλαζονική: Ο τόνος που παίρνετε γράφοντας την αναστυλωμένη επιστολή σας μπορεί να είναι παράγοντας δημιουργίας ή διακοπής. Μην παίρνετε έναν ανταγωνιστικό, θυμωμένο ή ανώτερο τόνο. Στόχος να ακούγεται σίγουρος για το αίτημά σας, αλλά ταπεινό να το ρωτάς.
Δηλώστε το αίτημά σας προς τα εμπρός
Μια επιστολή ανασκόπησης δεν είναι το μέρος για ένα έξυπνο άνοιγμα. Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων θέλουν να μάθουν μπροστά για το τι είναι η επιστολή σας. Για παράδειγμα:
"Σας γράφω για να σας ζητήσω να επανεξετάσετε την απόφασή σας στην υπόθεση αριθ. 4325671, η οποία δόθηκε στις (μήνα, ημέρα, έτος).
Η επισύναψη ενός αντιγράφου της επιστολής ή των εγγράφων αποφάσεών σας διευκολύνει τον παραλήπτη να ανατρέξει στις λεπτομέρειες της υπόθεσής σας χωρίς να χρειάζεται να το αναζητήσει. Μειώνει επίσης την πιθανότητα να θέσουν την επιστολή σας κατά μέρος αναζητώντας τα έγγραφα της υπόθεσής σας.
Προσθέστε τυχόν νέες πληροφορίες
Η καλύτερη σας ευκαιρία να επανεξετάσετε και να αντιστρέψετε την απόρριψη είναι εάν έχετε νέα στοιχεία στην αναστυλωμένη επιστολή που δεν δόθηκε κατά τη στιγμή της πρώτης απόφασης. Καταστήστε σαφές ότι πρόκειται για νέες πληροφορίες και να τις εξηγήσετε εν συντομία, αλλά είναι εύκολο να το καταλάβετε. Για παράδειγμα, αν έχετε απομακρυνθεί από το σχολείο λόγω παραβίασης των κανόνων ή κατηγορείται για έγκλημα στο δικαστήριο:
"Έχω νέες πληροφορίες που επηρεάζουν αυτήν την περίπτωση:
- Ένας μάρτυρας υπέβαλε αποδεικτικά στοιχεία που με τοποθετούν μακρυά από εκεί που συνέβησαν οι εν λόγω δραστηριότητες.
- Η συγγραφική και συμβολαιογραφική δήλωση του μάρτυρα επισυνάπτεται. "
Ρητά, όχι συναισθηματικά
Αν δεν έχετε νέες πληροφορίες, προσπαθήστε να δώσετε την υπόθεση σε νέα κλίση ή να ζητήσετε να επανεξεταστεί διαφορετικά. Οι άνθρωποι που λαμβάνουν αυτές τις δύσκολες αποφάσεις λαμβάνουν πολλές επιστολές επανεξέτασης ζητώντας την επανεξέταση των αποφάσεων. Έχουν ακούσει κάθε πιθανή δικαιολογία και πρόσκληση πριν. Γιατί πρέπει να είναι η εξαίρεση σας; Αποφύγετε να εκφράσετε τις κακουχίες ή τις καταστροφές σας. Οποιοσδήποτε απορριφθεί είναι αναστατωμένος, αλλά αυτό δεν είναι ένας έγκυρος λόγος για να αντιστραφεί η απόφαση. Για παράδειγμα, στην περίπτωση απόρριψης εισαγωγής από το κολέγιο, αντί:
«Θα είμαι το μόνο μέλος της οικογένειας σε τρεις γενεές που δεν παρευρέθηκα στο Milbert College».
Δηλώστε την περίπτωσή σας με πιο ορθολογικούς όρους και απευθυνθείτε στο σχολείο:
' Δώδεκα μέλη της οικογένειάς μου είναι υπερήφανοι απόφοιτοι του κολλεγίου Milbert και τρεις έκαναν διαρκή συμβολή προς όφελος όλων των φοιτητών:
- Προωθώντας την κατασκευή του Πύργου Arch.
- Χρηματοδότηση για την επέκταση του τμήματος βιολογίας.
- Προεδρεύει του ετήσιου Διαγωνισμού ποίησης Fulton.
Και εγώ θέλω να προσθέσω τις συνεισφορές μου στο Milbert College. Για τους λόγους αυτούς, πιστεύω ότι θα πρέπει να εξεταστεί περαιτέρω το καθεστώς μου ως αιτούντος παλαιού τύπου. "
Κλείνοντας τη Επιστολή επανεξέτασης
Συμπληρώστε την επιστολή επανεξέτασης με μια γρήγορη ευχαρίστηση. Προσθέστε ένα επίσημο κλείσιμο και δηλώστε ότι περιλαμβάνονται τα συνημμένα. Για παράδειγμα:
Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε το χρόνο και την προσπάθεια να επανεξετάσετε την απόφασή μου.
Με εκτιμιση,
(Περάστε τέσσερις γραμμές για να υπογράψετε το όνομά σας)
Το ονοματεπώνυμο σου
Τίτλος, εάν χρειάζεται
(Παράλειψη μιας γραμμής)
Συνημμένα: έγγραφα απόφασης δικαστηρίου
Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα γραμματικής και ορθογραφίας για να ελέγξετε και να διορθώσετε τυχόν σφάλματα. Εκτυπώστε, υπογράψτε και στείλτε αμέσως την επιστολή επανεξέτασης.
