Υπάρχουν φορές που εσείς και οι υπάλληλοί σας χρειάζεστε λίγα δολάρια σε μετρητά για να πληρώσετε για μικρά επαγγελματικά έξοδα. Μπορεί να χρειαστεί να αγοράσετε μερικές προμήθειες γραφείου, να πληρώσετε για μια τούρτα για τα γενέθλια κάποιου ή απλά να βρείτε μικρή αλλαγή για ένα μετρητή στάθμευσης, για παράδειγμα. Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μικρά μετρητά για αυτό, παρακολουθώντας τις πληρωμές σε ένα μικρό βιβλίο ταμειακών διαθεσίμων. Θα χρειαστεί να ορίσετε έναν μικροελεγκτή μετρητών, συνήθως έναν λογιστή, λογιστή ή άλλο επόπτη για να επιβλέπει τις πράξεις και να συλλέγει τις αποδείξεις, αν είναι απαραίτητο. Κάθε εργαζόμενος που επιθυμεί να πραγματοποιήσει μια αγορά πρέπει να περάσει από αυτόν τον εκπρόσωπο, αντί να αφήσει το μικροσκοπικό κουτί ή κιβώτιο ανοικτό σε κάθε εργαζόμενο.
Αγοράστε ένα δεσμευμένο φορητό υπολογιστή - ένα μικρό σημειωματάριο μεγέθους περιοδικών μπορεί να είναι το καλύτερο, αφού μπορεί να χωρέσει στο μικροσκοπικό κουτί. Επισημάνετε το σημειωματάριο με την ημερομηνία έναρξης, το όνομα της εταιρείας και τις πληροφορίες επαφής "Εάν χάθηκαν, επικοινωνήστε". Σχεδιάστε τρεις κάθετες γραμμές κάτω από την πρώτη σελίδα του σημειωματάριου. Ορίστε τις τέσσερις στήλες που προκύπτουν, την ημερομηνία, την αγορά, το ποσό και το υπόλοιπο. Μπορείτε να συνεχίσετε αυτήν την ενέργεια σε όλο το σημειωματάριο κατά την εκκίνηση του μικρού ταμειακού βιβλίου ή να βασιστείτε στο άτομο που ξεκινά μια νέα σελίδα για να συνεχίσει τη φόρμα.
Καταχωρίστε το υπόλοιπο έναρξης στη δική του γραμμή με την ημερομηνία καταγραφής. Στη στήλη "Αγορά", ονομάστε την αρχή "Υπόλοιπο". Η πρώτη αγορά θα καταγραφεί στη δεύτερη γραμμή.
Τοποθετήστε το αρχικό ποσό των μικρών μετρητών στο κουτί ή τον κασσίτερο μαζί με το σημειωματάριο.
Για να πραγματοποιήσετε μια αγορά, ο εργαζόμενος πρέπει να προτείνει στον λογιστή ή τον διαχειριστή τι χρειάζεται και γιατί. Ο λογιστής ή ο διαχειριστής μπορεί να αποδεχθεί ή να απορρίψει την ιδέα. Εάν γίνει αποδεκτή, ο υπάλληλος έχει πρόσβαση στο μικρό χαρτονομίσμα και στο κιβώτιο ή στο κασσίτερο.
Υποβάλετε στον εργαζόμενο μια απόδειξη αφού πραγματοποιήσει την αγορά. Κρατήστε όλες τις αποδείξεις μαζί, στερεωμένες με ένα κλιπ χαρτιού, στο μικροσκοπικό κουτί ή το βιβλίο. Κατάργηση των αποδείξεων μηνιαία και του αρχείου.
Προσθέστε επιπλέον μετρητά στο μικρομελές ταμείο αποσύροντάς το από το λογαριασμό της εταιρείας. Ο μικροελεγκτής, όπως ένας λογιστής ή ένας διαχειριστής, αποφασίζει πόσα χρήματα πρέπει να κρατηθούν σε μικρά μετρητά, συνήθως κάτω από $ 100.
Συμβουλές
-
Κρατήστε το μικροσκοπικό βιβλίο και το κουτί ή το κασσίτερο σε ασφαλές μέρος, όπως το γραφείο ή το γραφείο του λογιστή ή του διαχειριστή. Μην το αφήνετε σε κοινό χώρο, όπως το τραπεζαρία ή το χώρο συνάντησης. Κρατήστε μικρές αγορές μετρητών μικρές, για έξοδα όπως τα ταχυδρομικά τέλη, τα μέτρα στάθμευσης ή τα συμβαλλόμενα μέρη.
Προειδοποίηση
Μην καταγράφετε σημαντικές αγορές στο μικρό χαρτονομίσματα. Αυτά θα πρέπει να λογίζονται στο κύριο βιβλίο ταμιευτηρίου.
