Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, θέλετε να δημιουργήσετε ένα παραγωγικό εργασιακό περιβάλλον που ενισχύει τη δημιουργικότητα και την καινοτομία. Ένας μικρός, γεμάτος χώρο με παλιά έπιπλα και ξεπερασμένους υπολογιστές μπορεί να επηρεάσει το ηθικό των εργαζομένων και τη συνολική απόδοση. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα σύγχρονο σύστημα γραφείου το οποίο να διατηρεί την ομάδα σας εμπιστοσύνη και κίνητρα. Σκεφτείτε το ως μια επένδυση στην επιχείρησή σας.
Συμβουλές
-
Ένα σύστημα γραφείου είναι ένα διασυνδεδεμένο δίκτυο πόρων που εξασφαλίζει ένα ομαλό περιβάλλον εργασίας.
Τι είναι ένα σύστημα γραφείου;
Ο όρος σύστημα γραφείου έχει διαφορετικές σημασίες σε διαφορετικούς ανθρώπους. Γενικά, αναφέρεται στα διάφορα στοιχεία και στοιχεία ενός γραφείου, από τους υπολογιστές και τον εξοπλισμό εργασίας έως τη φυσική του διάταξη και ατμόσφαιρα. Καλύπτει επίσης τον τρόπο με τον οποίο αλληλεπιδρούν οι εργαζόμενοι και τη συνολική καλλιέργεια γραφείων.
Χωρίς αυτά τα στοιχεία, ένα γραφείο είναι απλώς ένα δωμάτιο ή κενός χώρος. Είναι οι άνθρωποι και ο εξοπλισμός που μετατρέπουν αυτόν τον χώρο σε ένα οπτικά ελκυστικό, παραγωγικό περιβάλλον που ευθυγραμμίζεται με το όραμα και τους στόχους τους. Στην πραγματικότητα, ορισμένες πηγές λένε ότι η παραγωγικότητα είναι μέχρι 20 τοις εκατό υψηλότερα σε επιχειρήσεις με καλά σχεδιασμένους χώρους γραφείου _._ Οι εργαζόμενοι πρέπει να αισθάνονται ασφαλείς και άνετοι στο χώρο εργασίας και να έχουν πρόσβαση σε ποιοτικό εξοπλισμό ώστε να επιτυγχάνουν κορυφαία απόδοση.
Ο φυσικός χώρος εργασίας έχει άμεσο αντίκτυπο στην παραγωγικότητα και στην ικανοποίηση από την εργασία σας. Η ευεξία των εργαζομένων και η απόδοση στο χώρο εργασίας συνδέονται στενά. Οι ευτυχείς εργαζόμενοι θα αισθάνονται πιο υποκινημένοι και θα εργάζονται σκληρότερα για να βοηθήσουν την οργάνωση να αναπτυχθεί και να επιτύχει τους στόχους της. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα πιο ευτυχισμένους πελάτες και υπηρεσίες υψηλότερης ποιότητας.
Βελτίωση ροής πληροφοριών
Ένα λειτουργικό σύστημα γραφείου θα εξασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοί σας έχουν πρόσβαση στις γνώσεις που χρειάζονται όταν το χρειάζονται. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να τους παρέχετε σύγχρονα συστήματα υπολογιστών, λογισμικό και εξοπλισμό που διευκολύνει τη ροή πληροφοριών. Εξετάστε το ενδεχόμενο να επενδύσετε σε εργαλεία συλλογικής συνεργασίας, όπως Slack και Asana, συστήματα VoIP, λογισμικό γραφείου, λογισμικό διαχείρισης Ethernet και διαχείρισης έργου.
Με αυτούς τους πόρους, η ομάδα σας θα έχει πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο και θα μπορεί να επικοινωνεί πιο αποτελεσματικά. Οι εργαζόμενοι που ταξιδεύουν ή εργάζονται εξ αποστάσεως θα μπορούν να μοιράζονται αρχεία εν κινήσει, να συνομιλούν με τους συναδέλφους τους μέσω του ιστού και να ανταλλάσσουν πληροφορίες γρήγορα. Ορισμένα εργαλεία όπως το λογισμικό διαχείρισης έργων μπορούν να εξομαλύνουν τις χρονοβόρες εργασίες, να βελτιώσουν τη συνεργασία και να δημιουργήσουν αναφορές με πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τα έργα στα οποία εργάζεστε.
Εξετάστε την πρόσληψη ενός διαχειριστή του Office
Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, μπορεί να μην έχετε τον απαραίτητο χρόνο ή εμπειρογνωμοσύνη για να διασφαλίσετε την ορθή λειτουργία ενός συστήματος γραφείου. Θα προτιμούσατε να εστιάσετε στις βασικές πτυχές της επιχείρησής σας, όπως η απόκτηση νέων πελατών ή η επέκταση των δραστηριοτήτων σας. Σε αυτή την περίπτωση, σκεφτείτε να προσλάβετε έναν διευθυντή γραφείου. Θα φροντίσει ώστε το γραφείο σας να λειτουργεί ομαλά, να οργανώσει τη διάταξη, να προγραμματίσει συναντήσεις και να καθορίσει το είδος λογισμικού και άλλου εξοπλισμού που χρειάζεται η ομάδα σας.
Οι λειτουργίες ενός διευθυντή γραφείου εξαρτώνται από τη βιομηχανία και τον τύπο της επιχείρησης. Κάποιος που εργάζεται για ένα δικηγορικό γραφείο, για παράδειγμα, θα έχει διαφορετικές ευθύνες από έναν που απασχολείται από ένα δημιουργικό πρακτορείο ή μια ερευνητική εταιρεία. Σε γενικές γραμμές, οι διευθυντές γραφείων είναι υπεύθυνοι για:
- Ολοκλήρωση των διοικητικών εργασιών
- Επιτήρηση υπαλλήλων
- Διοργάνωση εκδηλώσεων, συναντήσεων και συνεδρίων
- Αγορά λογισμικού για επιχειρήσεις, είδη γραφείου και εξοπλισμό
- Διαχείριση προϋπολογισμού γραφείων
- Εξασφάλιση της συμμόρφωσης των εργαζομένων με τις πολιτικές υγείας και ασφάλειας
- Προετοιμασία αναφορών
- Ανάλυση της κατανάλωσης ενέργειας
- Διατηρώντας τα αποθέματα στο απόθεμα
- Διατηρώντας την κατάσταση του γραφείου
- Προσδιορισμός των ανεπαρκειών και των τομέων βελτίωσης
- Επίλυση συγκρούσεων και εκχώρηση εργασιών
Επιπλέον, αυτοί οι επαγγελματίες μπορούν να εξηγούν την τεχνολογία γραφείου και τις πρακτικές διαχείρισης στην ομάδα σας, να παρέχουν εκπαίδευση και να εκτελούν γενικές εργασίες πληροφορικής. Κάποιοι μπορεί ακόμη και να χειριστούν μισθοδοσία και λογιστική. Ο πρωταρχικός ρόλος τους είναι να εξασφαλίσουν την ομαλή λειτουργία του γραφείου σας.
Δημιουργήστε μια Θετική Πολιτική Γραφείου
Εκτός από την επένδυση σε ποιοτικό εξοπλισμό και την τήρηση πρακτικών υγείας και ασφάλειας, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια θετική κουλτούρα γραφείου. Οι υπάλληλοί σας είναι τα πιο πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία σας, οπότε πρέπει να παρέχετε ένα περιβάλλον εργασίας στο οποίο απολαμβάνουν χρόνο διαμονής. Η κουλτούρα της εταιρείας αποτελεί βασικό στοιχείο ενός αποτελεσματικού συστήματος γραφείου.
Επικεντρωθείτε στη δημιουργία μιας ατμόσφαιρας όπου οι άνθρωποι αισθάνονται αφοσιωμένοι και παρακινημένοι. Πάρτε το χρόνο να ακούσετε τι έχουν να πουν και να ζητήσετε τα σχόλιά τους τακτικά. Μπορούν να βρουν νέες ιδέες και προτάσεις για το πώς να μειώσουν το λειτουργικό κόστος, να προσελκύσουν περισσότερους πελάτες ή να κάνουν τα πράγματα καλύτερα και ταχύτερα. Ενθαρρύνετε τους να εκφράσουν τις απόψεις τους και να σας πουν τι πρέπει να εργαστούν πιο αποτελεσματικά.
Απλά πράγματα όπως η παροχή δωρεάν καφέ, η μετάβαση σε εργονομικά γραφεία και ο εορτασμός μικρών επιτευγμάτων μαζί μπορούν να πάνε σε μεγάλο βαθμό προς την ικανοποίηση των εργαζομένων και την παραγωγικότητα. Στην πραγματικότητα, οι οργανώσεις με απασχολούμενους υπαλλήλους αναφέρουν a καταγράφοντας 202 τοις εκατό υψηλότερες επιδόσεις από εκείνους χωρίς αυτούς. Ένα καλά σχεδιασμένο σύστημα γραφείου μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε για να αναπτύξετε την επιχείρησή σας και να αποκτήσετε ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
