Πηγαίνουν οι ημέρες κατά τις οποίες οι λογιστές χρησιμοποίησαν βιβλία βιβλίων και ένα αιχμηρό μολύβι για την καταγραφή λογιστικών εγγραφών. Η μηχανογραφική λογιστική έχει γίνει συνηθισμένη σε πολλές επιχειρήσεις, από τις εταιρείες του Fortune 100 έως ότου οι επιχειρήσεις του σολωπρένιου ενός ατόμου.
Λόγω του διαδικτύου και της διαθεσιμότητας τόσο των ηλεκτρονικών συστημάτων όσο και των υπολογιστών που βασίζονται σε επιτραπέζιους υπολογιστές, το κόστος του λογισμικού λογιστικής έχει αποβεί κάτω, και ορισμένοι πωλητές προσφέρουν ακόμη και μικρά συστήματα λογιστικής σε χαμηλά επίπεδα χωρίς κόστος. Παρόλο που τα συστήματα αυτά μπορεί να έχουν κάποιους περιορισμούς, όπως μη δυνατότητα παρακολούθησης αποθέματος, παρέχουν κατά κανόνα αρκετές λειτουργίες για μικρότερες επιχειρήσεις ή επιχειρήσεις που βασίζονται σε υπηρεσίες, όπως διαβουλεύσεις και άλλες επιχειρήσεις που σχετίζονται με υπηρεσίες.
Τι είναι ένα μηχανογραφικό σύστημα λογιστικής;
Ένα μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα αποτελείται από λογισμικό που έχει σχεδιαστεί για να παρακολουθεί όλες τις λογιστικές συναλλαγές της εταιρείας σας, με στόχο την παραγωγή χρηματοοικονομικών στοιχείων για μηνιαίες εκθέσεις, ετήσιες οικονομικές καταστάσεις, πληροφορίες φορολογικών δηλώσεων και άλλες διαμορφώσεις αναφορών που χρησιμοποιούνται για την ανάλυση των λειτουργιών της επιχείρησής σας, της αποτελεσματικότητας και της κερδοφορίας.
Ενώ τα ηλεκτρονικά λογισμικά δωρεάν ή χαμηλού κόστους δεν προσφέρουν πολύ προσαρμοστικότητα στην συγκεκριμένη επιχείρησή σας, οι μεγαλύτερες εταιρείες συχνά χρησιμοποιούν ένα πακέτο λογισμικού λογιστικού συστήματος που έχει εγκατασταθεί στους κεντρικούς υπολογιστές κεντρικών υπολογιστών της εταιρείας και διατίθεται σε πολλούς χρήστες.
Αυτός ο τύπος μεγάλης κλίμακας μηχανογραφημένο λογισμικό λογιστικής συχνά έρχεται με μεγάλο βαθμό προσαρμογής. Οι εταιρείες μπορούν να έχουν το λογισμικό σχεδιασμένο για να φιλοξενεί πολλαπλά νομίσματα, επιχειρηματικές οντότητες που βρίσκονται σε διάφορα μέρη του κόσμου και υποκαταστήματα της εταιρείας που πωλεί διαφορετικά σύνολα προϊόντων. Επίσης, μπορεί να προσαρμοστεί ώστε να παράγει μια σειρά από οικονομικές αναφορές που υπολογίζουν βασικές μετρήσεις απόδοσης ειδικά προσαρμοσμένες στη βιομηχανία και τα λειτουργικά σημεία αναφοράς της εταιρείας.
Ποιος χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά λογιστικά συστήματα;
Φαίνεται ότι σχεδόν ο καθένας στην επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα μηχανογραφικό σύστημα λογιστικής αυτές τις μέρες, λόγω της ποικιλίας των διαθέσιμων λύσεων για να ταιριάζει στις ανάγκες σχεδόν οποιουδήποτε μεγέθους και τύπου εταιρείας. Για παράδειγμα, ένα πολύ δημοφιλές λογισμικό λογιστικής, το Quickbooks, έχει χρησιμοποιηθεί εδώ και πολλά χρόνια από μια σειρά εταιρειών από μικρές έως μεσαίες. Η εταιρεία προσφέρει τόσο σε απευθείας σύνδεση όσο και επιτραπέζιες εκδόσεις του λογισμικού της, και το λογισμικό φιλοξενεί ένα αξιοπρεπές ποσό προσαρμογής σε μια αρκετά οικονομική τιμή.
Ρύθμιση του συστήματος
Η εργασία που σχετίζεται με τη δημιουργία ενός μηχανογραφικού λογισμικού λογισμικού ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος και τη δομή της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, αν εργάζεστε ως σύμβουλος χωρίς υπαλλήλους, ίσως να μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε λογισμικό ηλεκτρονικής λογιστικής αμέσως για να καταγράψετε τις ώρες που αφιερώνετε ανά πελάτη, να αποθηκεύσετε όλες τις πληροφορίες ονόματος και διεύθυνσης των πελατών σας, να δημιουργήσετε τιμολόγια και να καταγράψετε πληρωμές από τους πελάτες σας.
Αν επιτρέπετε στους πελάτες να πληρώσουν εντός 30 ημερών, για παράδειγμα, το λογισμικό λογιστικής εκτός λογαριασμού έχει ενσωματωμένο το λογαριασμό εισπρακτέων, επιτρέποντάς σας να καταγράψετε τις συναλλαγές και στη συνέχεια να δείτε όλες τις εκκρεμείς πληρωμές σας που οφείλονται από τους πελάτες μαζί με την ημερομηνία έχετε εκδώσει το τιμολόγιο, ώστε να μπορείτε να δείτε την ηλικία των εκκρεμών τιμολογίων σας.
Για μια εταιρεία με πιο σύνθετες λειτουργίες, το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού σάς επιτρέπει να σχεδιάσετε ένα λογαριασμό λογαριασμών με κωδικούς λογαριασμών και κατηγορίες μοναδικές για την εταιρεία σας και τον τύπο της επιχείρησης. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να κρατήσετε τα δεδομένα οργανωμένα όταν εγγράφετε καταχωρήσεις για ορισμένες επιχειρησιακές μονάδες ή τμήματα, για παράδειγμα. Θα σας επιτρέψει επίσης να δημιουργήσετε μια σειρά οικονομικών καταστάσεων ή αναφορών για να εξετάσετε την κερδοφορία της εταιρείας σας ανά μονάδα ή τμήμα, ανάλογα με το πώς σχεδιάσατε το σύστημά σας.
Λογιστική σε μετρητά έναντι λογιστικής σε συνεχή βάση στο σύστημα
Μπορείτε να καταγράψετε τις λογιστικές συναλλαγές σας είτε σε μετρητά είτε σε δεδουλευμένη βάση στο μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού λογιστικής. Με απλά λόγια, η κύρια διαφορά μεταξύ των συστημάτων ταμειακής λογιστικής και αυτοτέλειας των χρήσεων έγκειται στην παρουσία απαιτήσεων και πληρωτέων λογαριασμών. Η λογιστική μετρητών και αυτοτέλειας των χρήσεων διαφέρει ανάλογα με τον τρόπο καταγραφής του χρονοδιαγράμματος των εσόδων σας από τις πωλήσεις και των δαπανών που δαπανώνται για την κάλυψη των εξόδων σας.
Όταν πληρώνετε για τα πράγματα ή πληρώνεστε σε μετρητά, οι πωλήσεις και οι δαπάνες καταγράφονται σε πραγματικό χρόνο. Όταν χρησιμοποιείτε τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, καταγράφετε τις πωλήσεις όταν τις κερδίζετε και τις δαπάνες σας όταν τις επιβαρύνεστε, ακόμη και αν δεν έχετε εισπράξει τα έσοδα από τις πωλήσεις ή έχετε πληρώσει ακόμη τα έξοδα. Για παράδειγμα, σε ένα σύστημα λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, θα πραγματοποιείτε κάθε μήνα είσοδο για να συγκεντρώνετε χρήματα για ένα ασφαλιστήριο συμβόλαιο που πρέπει να πληρώσετε στο τέλος του έτους. Θα καταγράφετε αυτήν την εγγραφή σε λογαριασμό ενεργητικού που ονομάζεται προπληρωμένη ασφάλιση. Θα καταγράψετε τη συναλλαγή σαν να είχαν ήδη δαπανηθεί τα χρήματα μειώνοντας το υπόλοιπο του λογαριασμού μετρητών της εταιρείας σας και αντίστοιχα αυξάνοντας το υπόλοιπο του προπληρωμένου ασφαλιστικού σας λογαριασμού κάθε μήνα.
Είναι η επιστροφή των χρημάτων σε μετρητά ή η βάση δεδουλευμένων;
Οι εύλογοι λόγοι χρήσης του λογισμικού λογιστικής περιλαμβάνουν τις λειτουργίες συλλογής δεδομένων και αναφοράς. Όταν ο χρόνος φορολογίας έρθει γύρω, το λογισμικό καθιστά πολύ πιο εύκολο για εσάς να συσσωρεύσετε τα έσοδά σας και τα στοιχεία δαπανών για να ολοκληρώσετε με ακρίβεια και αποτελεσματικά τις ομοσπονδιακές και κρατικές φορολογικές δηλώσεις της εταιρείας σας.
Τα λογιστικά δεδομένα που χρησιμοποιείτε για να συμπληρώσετε τη φορολογική σας δήλωση μπορεί να είναι είτε σε μετρητά είτε σε βάση δεδουλευμένων, ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας σας και τη λογιστική μέθοδο που έχετε επιλέξει να χρησιμοποιήσετε. Το IRS έχει ορισμένους κανόνες που θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε εάν η λογιστική μετρητών ή η αυτοτέλεια των χρήσεων ταιριάζει καλύτερα στην επιχείρησή σας.
Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας κερδίζει λιγότερα από 1 εκατομμύριο δολάρια σε έσοδα κάθε χρόνο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο ταμειακής λογιστικής. Αν έχετε απογραφή, ωστόσο, το IRS απαιτεί από εσάς να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένα τη λογιστική καταχώρησης βάσει του δεδουλευμένου ποσού για το τμήμα απογραφής της επιχείρησής σας. Με λίγες εξαιρέσεις, αν η επιχείρησή σας είναι εταιρία C, το IRS απαιτεί από εσάς να χρησιμοποιήσετε τη λογιστική της αυτοτέλειας των χρήσεων έτσι ώστε να υποβάλετε τη φορολογική σας δήλωση βάσει της αυτοτέλειας των χρήσεων.
Όταν η εταιρεία σας καταθέσει την πρώτη φορολογική της δήλωση, θα επιλέξετε είτε τη μέθοδο μετρητών είτε τη μέθοδο δεδουλευμένων εσόδων. Το IRS απαιτεί να επιλέξετε οποιαδήποτε μέθοδο παρέχει την πληρέστερη και ακριβέστερη εικόνα των εσόδων και εξόδων της εταιρείας σας. Απαιτεί επίσης να χρησιμοποιείτε την ίδια μέθοδο από έτος σε έτος. Διαφορετικά, γίνεται πολύ δύσκολο αν το IRS χρειάζεται να συγκρίνει τα τρέχοντα δεδομένα με τα ιστορικά σας στοιχεία. Αν αποφασίσετε να αλλάξετε τη μέθοδο υπολογισμού σας, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Έντυπο IRS 3115 για να ζητήσετε άδεια.
Λειτουργικότητα συστήματος
Το μηχανογραφικό λογισμικό λογισμικού μπορεί να είναι γυμνά κόκαλα, παρέχοντας τα βασικά λογιστικά βιβλία ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ολοκληρωμένη λύση λογισμικού που προσφέρει όχι μόνο τη λογιστική, αλλά και διαχείριση αποθεμάτων, παρακολούθηση διανομής, παρακολούθηση παραγωγής και παρακολούθησης εργασιών,, διαχείριση χρόνου και έργου και πολλά άλλα.
Λόγω της συνεχιζόμενης εξέλιξης του λογισμικού, τα λογιστικά πακέτα μπορούν να κάνουν περισσότερα από τα καθημερινά καθήκοντα συναλλαγών και να σας απαλλάξουν να κάνουν άλλες εργασίες προστιθέμενης αξίας στην επιχείρησή σας.
Πληρώνει για να σκεφτεί κανείς πώς βλέπετε την ανάπτυξη της επιχείρησής σας και βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό λογιστικής σας είναι κλιμακωτό, που σημαίνει ότι μπορεί να φιλοξενήσει επιπλέον λογαριασμούς, επιπλέον επιχειρησιακές μονάδες και μπορεί να χειριστεί μεγαλύτερο αριθμό μονάδων απογραφής ή να συνδεθεί σε ένα τρίτο barcode σύστημα λογισμικού, μεταξύ άλλων. Εάν λειτουργείτε ένα κατάστημα λιανικής πώλησης, για παράδειγμα, μπορείτε να καταχωρίσετε αυτόματα τις συναλλαγές σας στο λογισμικό λογιστικής ανάλογα με το σύστημα που επιλέγετε, χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή γραμμωτού κώδικα και ετικέτες κωδικοποιημένων προϊόντων για να εισάγετε τις πληροφορίες στο σύστημά σας.
Λογιστικά Λογιστικά υπέρ
Η χρήση λογιστικού λογισμικού προσφέρει στην εταιρεία σας πολλά οφέλη. Πρώτα απ 'όλα, η δομή και η πειθαρχία ενός μηχανογραφημένου λογιστικού συστήματος διασφαλίζουν ότι η εταιρεία σας μπορεί να παράγει ακριβείς οικονομικές καταστάσεις. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν η επιχείρησή σας χρειάζεται να τις παρέχει για εξωτερικές χρήσεις όπως τραπεζική χρηματοδότηση ή εάν πρέπει να παρουσιάσετε τις οικονομικές καταστάσεις σας σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP).
Λογισμικό λογιστικής μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, ειδικά αν θέλετε να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό ή μια πρόβλεψη. Χρειάζεται μόνο να δημιουργήσετε μια αναφορά των ιστορικών δεδομένων σας και να προβείτε σε σχεδίαση με λίγες αλλαγές για να φτιάξετε τον προϋπολογισμό ή την πρόβλεψη του επόμενου έτους.
Μπορείτε επίσης να βελτιστοποιήσετε και να προσθέσετε αποτελεσματικότητα στη συνολική λογιστική σας διαδικασία, ειδικά αν μπορείτε να επιμορφώσετε διοικητικούς υπαλλήλους για να βοηθήσετε μερικές από τις πιο συνηθισμένες εργασίες λογιστικής, όπως η είσοδος λογαριασμών στο σύστημα πληρωμών σας, για παράδειγμα.
Όταν δημιουργείτε τιμολόγια εταιρειών, το λογιστικό λογισμικό σας προσθέτει αυτόματα τα ποσά στην ισορροπία εισπρακτέων λογαριασμών της εταιρείας σας. Όλες αυτές οι λειτουργίες που λειτουργούν μαζί μέσα στο ίδιο λογισμικό λογισμικού μειώνουν τα λάθη και σας βοηθούν να βεβαιωθείτε ότι δεν επιτρέπετε να μεταφερθούν οι συναλλαγές μέσα από τις ρωγμές.
Λογισμικά μειονεκτήματα
Υπάρχουν μερικά μειονεκτήματα για τη χρήση μηχανογραφημένων λογιστικών συστημάτων, αν και εξακολουθούν να έχουν μεγαλύτερη σημασία από το να κρατάτε τα βιβλία σας με χαρτί και μολύβι. Μόλις κατανοήσετε τα πιθανά μειονεκτήματα, μπορείτε να λάβετε μέτρα για να βεβαιωθείτε ότι αυτά τα ζητήματα δεν αποτελούν πρόβλημα στην επιχείρησή σας. Τα λογιστικά συστήματα μπορεί να είναι περίπλοκα και κάπως δύσκολα για τη χρήση του προσωπικού. Ένα πακέτο λογιστικής barebones μπορεί να είναι σωστό αν εσείς ή το προσωπικό σας δεν έχει καμία επιθυμία ή απαίτηση να κατανοήσουν τις αποχρώσεις και τις λεπτομέρειες της λογιστικής.
Εάν έχετε μια πιο εδραιωμένη εταιρεία ή μια εταιρεία με σύνθετη δομή που περιλαμβάνει απογραφή, συνεχιζόμενη εργασία, πολλές επιχειρηματικές οντότητες και διεταιρικές συναλλαγές, για παράδειγμα, η εταιρεία σας θα απαιτήσει πολύ πιο περίπλοκο λογιστικό σύστημα μαζί με πιο άρτια καταρτισμένο προσωπικό για να το διαχειριστεί.
Μπορεί να έχετε συνεχή έξοδα για ένα λογιστικό σύστημα. Αν επιλέξετε την ηλεκτρονική έκδοση των Quickbooks για παράδειγμα, θα έχετε μια συνεχή μηνιαία αμοιβή. Μεγαλύτερα πακέτα λογισμικού, ειδικά αυτά που είναι εγκατεστημένα στον διακομιστή της εταιρείας σας, συχνά χρεώνουν για άδειες. Για παράδειγμα, λέτε ότι η εταιρεία σας έχει 10 άτομα που πρέπει να έχουν πρόσβαση στο λογιστικό σας σύστημα. Ο πάροχος λογισμικού μπορεί να σας χρεώσει είτε μια εφάπαξ, ετήσια ή μηνιαία αμοιβή για κάθε άδεια χρήστη εκτός από το βασικό κόστος για την αγορά του λογισμικού.
Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε λογισμικό για οποιονδήποτε σκοπό, οι προγραμματιστές βελτιώνουν συνεχώς και ενημερώνουν το λογισμικό έτσι ώστε να μπορεί να εξελιχθεί με αλλαγές στον υπολογισμό ή τις αλλαγές στο πεδίο. Εξαιτίας αυτού, αναμένετε να έχετε περιστασιακούς χρόνους διακοπής, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό που βασίζεται στο διαδίκτυο και κάνετε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων ένα σημαντικό μέρος του λογιστικού σας συστήματος.
Κάντε την έρευνά σας όταν επιλέγετε το σωστό μηχανογραφικό λογισμικό λογιστικής για την εταιρεία σας. Δεν είναι διασκεδαστικό όταν κάνετε όλη τη δουλειά για να εφαρμόσετε το λογισμικό και να φορτώσετε τα δεδομένα σας, μόνο για να βρείτε μετά από ένα ή δύο χρόνια ότι το επιλεγμένο λογισμικό έχει πολύ λίγα χαρακτηριστικά και δεν μπορεί να ικανοποιήσει την αναπτυσσόμενη επιχείρηση σας ή έχει πάρα πολλές εξωτερικές λειτουργίες που το καθιστούν πιο περίπλοκο από ό, τι πρέπει να είναι.
Η υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών είναι ένα άλλο κρίσιμο στοιχείο, οπότε επιλέξτε μια εταιρεία που μπορεί να σας προσφέρει, κατά προτίμηση, υποστήριξη 24 ώρες το 24ωρο και 7 ημέρες την εβδομάδα και ένα ζωντανό άτομο που θα μιλήσει παρά απλά μια ηλεκτρονική βάση γνώσεων. Επίσης, λάβετε υπόψη ότι εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό που βασίζεται σε σύννεφο, ευαίσθητες οικονομικές πληροφορίες θα μπορούσαν να εκτίθενται σε διαδικτυακούς hackers, γι 'αυτό πάρτε τα βήματα για να εξασφαλίσετε τη σύνδεση στο διαδίκτυο και τα δεδομένα της επιχείρησής σας.
Αναβάθμιση του συστήματος
Αν ξεκινήσατε την επιχείρησή σας εκτός λογισμικού λογιστικής ή ακόμα και ενός μη αυτόματου λογιστικού συστήματος, σε κάποιο σημείο ίσως αποφασίσετε να αναβαθμίσετε την μηχανογραφημένη λογιστική σας για να φέρετε την επιχείρησή σας στο επόμενο επίπεδο. Για να καταστήσετε την μετάβαση ανώδυνη και να ρυθμίσετε την εταιρεία σας για λογιστική επιτυχία, σας βοηθά να κάνετε κάποια προετοιμασία πριν κάνετε τη μετάβαση σε ένα νέο πακέτο λογισμικού λογιστικής.
Ξεκινήστε με τον καθαρισμό των ιστορικών δεδομένων σας, επειδή αν έχετε λογιστικές πληροφορίες που περιέχουν εσφαλμένες καταχωρίσεις ή μη ολοκληρωμένες πληροφορίες, αυτά τα λάθη θα μεταφερθούν στο νέο σας σύστημα και θα σας δυσκολέψουν να έχετε ακεραιότητα στα λογιστικά βιβλία σας.
Μετάβαση στο νέο σας σύστημα στο τέλος του έτους ή τουλάχιστον στο τέλος του τριμήνου, ώστε να έχετε μια καθαρή ημερομηνία διακοπής. Αυτό θα σας βοηθήσει στο μέλλον όταν πρέπει να κοιτάξετε πίσω σε ορισμένες ιστορικές συναλλαγές. Στη συνέχεια, εξετάστε το λογαριασμό λογαριασμών της εταιρείας σας για τυχόν σφάλματα και προσθέστε νέους λογαριασμούς όπως είναι απαραίτητο. Ελέγξτε τη λίστα των πελατών σας, τη λίστα πωλητών, τη λίστα υπαλλήλων και οποιεσδήποτε άλλες λίστες που περιλαμβάνονται στο λογισμικό λογιστικής σας, οι οποίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν παλιούς, μη χρησιμοποιημένους λογαριασμούς ή διπλότυπες καταχωρίσεις.
Ζητήστε από τον λογιστή σας να ελέγξει κάθε λογαριασμό γενικού μητρώου στο δοκιμαστικό υπόλοιπο της εταιρείας σας για να βεβαιωθείτε ότι το υπόλοιπο του λογαριασμού είναι πράγματι ακριβές. Το νέο σας σύστημα ενδέχεται να μην είναι σε θέση να φιλοξενήσει τα στοιχεία πίσω από αυτές τις συναλλαγές, πράγμα που σημαίνει ότι εάν μεταφέρετε ένα υπόλοιπο λογαριασμού που περιέχει σφάλματα, δεν θα έχετε καμία πληροφορία στο νέο σύστημα για να βοηθήσετε στην επίλυση λαθών ή ανακρίβειας. Τέλος, συμβουλευτείτε τον λογιστή ή το CPA για να δείτε αν μπορεί να ελέγξει τη ρύθμιση του συστήματός σας και να συστήσει οποιεσδήποτε τροποποιήσεις που θα μπορούσαν να βελτιώσουν ή να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα της ροής εργασίας σας.
