Πώς να γράψετε μια επιστολή δέσμευσης. Συνήθως, οι λογιστές χρησιμοποιούν επιστολές δέσμευσης, αλλά μπορούν να επωφεληθούν από οποιονδήποτε ιδιοκτήτη υπηρεσίας μικρών επιχειρήσεων επειδή είναι ουσιαστικά συμβόλαια με τη μορφή επιστολής. Αυτό μπορεί να καταστήσει λιγότερες εκφοβισμούς τις νόμιμες συνθήκες εισόδου σε μια επιχειρηματική σχέση, ειδικά εάν συνεργαστείτε με άλλες μικρές επιχειρήσεις. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να γράψετε μια ισχυρή επιστολή δέσμευσης.
Δώστε μια εισαγωγή αναφέροντας ότι πρόκειται για επιστολή δέσμευσης και σκοπός της είναι να διευκρινίσει τη συμφωνία μεταξύ εσάς και του πελάτη σας. Προσδιορίστε ποιος είναι ο καθένας, δηλ. "Εγώ, ο Bill Smith, ένας πιστοποιημένος δημόσιος λογιστής στο κράτος της Νέας Υόρκης, προτείνω να ολοκληρωθεί το παρακάτω έργο για τους κατασκευαστές Acme Widget Makers".
Καθορίστε το εύρος των υπηρεσιών που παρέχετε. Καθιστά σαφές στον πελάτη σας τι θα κάνετε και δεν θα κάνετε με βάση τις συζητήσεις που είχατε. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε έναν κατάλογο των εργασιών, ώστε να είναι απολύτως σαφές τι ακριβώς αφορά το έργο.
Συμπεριλάβετε το χρονικό διάστημα που καλύπτει το έργο. Ενδεχομένως να θέλετε να επισημάνετε την ημερομηνία λήξης με κόκκινο χρώμα ώστε ο καθένας να είναι σαφής σε ποια ημερομηνία πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία. Συζητήστε τι συμβαίνει με το τέλος εάν καθυστερείτε με το έργο χωρίς να έχετε λάβει προηγούμενη έγκριση από τον πελάτη σας.
Μεταβείτε στο τμήμα χρήματος της επιστολής δέσμευσης. Να είστε πολύ συγκεκριμένοι για το τι χρεώνετε. Δώστε την ωριαία σας ισοτιμία και διευκρινίστε πώς θα ενημερώσετε τον πελάτη για την πρόοδο. Επισημάνετε με κόκκινο χρώμα το κόστος του έργου αν χρεώνετε ένα κατ 'αποκοπή ποσό.
Μιλήστε για τις πολιτικές διαμεσολάβησης εάν το θεωρείτε κατάλληλο. Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε ζητήματα που αφορούν τη βιομηχανία. Μια CPA, για παράδειγμα, μπορεί να θέλει να αναφέρει τις υπηρεσίες που δεν θα παράσχει στο έργο εάν αποκλίνει από το πρότυπο πρωτόκολλο προετοιμασίας του.
Τερματίστε την επιστολή σας με γραμμές υπογραφής για εσάς και τον πελάτη σας. Γράψτε το προσωπικό σας όνομα και το όνομα της επαφής σας κάτω από δύο γραμμές δίπλα-δίπλα. Στη συνέχεια, γράψτε "για" και κάνετε δύο άλλες γραμμές όπου πληκτρολογείτε τα ονόματα των εταιρειών κάτω. Επίσης περιλαμβάνουν γραμμές για την ημερομηνία υπογραφής.
Γράψτε πρότυπα επιστολών εμπλοκής για διάφορες επιχειρηματικές καταστάσεις. Θα μπορούσατε να τα ταξινομήσετε βάσει πακέτου πελάτη, έργου ή υπηρεσίας.
Συμβουλές
-
Γράψτε τις πολιτικές καθυστερημένης πληρωμής σε ξεχωριστή παράγραφο στην επιστολή δέσμευσης, ώστε να ξεχωρίζει. Πάντα να υπογράφετε δύο αντίγραφα της επιστολής δέσμευσης και να συμπεριλαμβάνετε ένα αυτοματοποιημένο, σφραγισμένο φάκελο για τον πελάτη να στείλει ένα αντίγραφο σε εσάς με την υπογραφή του. Κρατήστε ένα τρίτο αντίγραφο της επιστολής δέσμευσης στο αρχείο σας, ενώ περιμένετε να επιστραφεί το υπογεγραμμένο αντίγραφο.
